Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. При прекращении трудового договора в ней делается запись об увольнении‚ которая должна быть надёжно заверена. Вопрос «кто и где ставит подпись‚ а также где ставится печать» часто вызывает затруднения у работников и кадровых специалистов. Ниже – подробный разбор нормативных требований и практических рекомендаций.

Нормативно‑правовая база

Основные положения‚ регламентирующие оформление записей в трудовой книжке‚ содержатся в Правилах ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225 (с изменениями от 1 марта 2008 г.)

• Пункт 35 – при увольнении (прекращении трудового договора) все записи‚ внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ заверяются подписью работодателя (или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации.
• Пункт 36 – подпись самого работника ставится только в исключительных случаях‚ указанных в правилах (например‚ при самостоятельном ведении трудовых книжек индивидуальным предпринимателем).
• Запись об увольнении обязана содержать ссылки на нормативные акты (статью ТК РФ)‚ приказ/договор‚ дату и правовое основание прекращения трудового договора.

Кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке?

Согласно пункту 35 Правил‚ подпись в трудовой книжке может поставить:

1. Руководитель организации (генеральный директор‚ директор‚ управляющий и т.п.).
2. Лицо‚ уполномоченное вести трудовые книжки – кадровый специалист‚ специалист по кадрам‚ главный бухгалтер (если у него есть соответствующее поручение).
3. В случае индивидуального предпринимателя‚ если он сам ведёт трудовые книжки‚ подпись ставит ИП.

Важно: подпись специалиста по кадрам считается действительной‚ если он имеет официальное поручение от работодателя (документ о доверенности или должностная инструкция). Генеральный директор не обязан подписывать каждую запись‚ если уполномоченное лицо выполнит эту функцию.

Где ставится подпись и печать?

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» (страница‚ где перечисляются все места работы). После заполнения всех полей подпись и печать размещаются следующим образом:

• Подпись работодателя (или уполномоченного лица) – в правом нижнем углу строки‚ где указано «Подпись».
• Печать организации – непосредственно под подписью‚ по центру или слева от неё (правила не фиксируют точное расположение‚ главное – чтобы печать была видна и не перекрывала запись).
• Подпись самого работника в большинстве случаев не требуется (см. пункт 36). Если же работник подписывает запись (например‚ в ИП)‚ его подпись ставится рядом с подписью работодателя‚ но ниже её.

Если места под подпись и печать в разделе «Сведения о работе» закончились‚ запись заверяется на отдельном листе‑приложении‚ который прикрепляется к трудовой книжке (пункт 36).

Пошаговый порядок оформления записи об увольнении

1. Подготовка приказа/документа об увольнении. В приказе указываются:
   • Дата увольнения;
   • Правовое основание (статья ТК РФ);
   • Номер и дата приказа (или договора‚ если увольнение по соглашению сторон).
2. Заполнение полей в трудовой книжке. На странице «Сведения о работе» вносятся:
   • Порядковый номер записи;
   • Дата начала и окончания работы;
   • Должность;
   • Наименование организации;
   • Правовое основание прекращения трудового договора (статья ТК РФ);
   • Ссылка на приказ (№‚ дата).
3. Заверение записи.
   • Подпись и печать ставятся уполномоченным лицом (руководителем или кадровым специалистом).
   • Подпись работника ставится только в случаях‚ предусмотренных пунктом 36 (обычно не требуется).
4. Ознакомление работника. После внесения записи работнику предоставляют возможность ознакомиться с записью и подписать акт об увольнении (не трудовую книжку);
5. Выдача трудовой книжки. Работнику вручают трудовую книжку с заверённой записью.

Образцы записей об увольнении

Классический образец (бумажная трудовая книжка)

– 
 Должность: инженер‑технолог
 Организация: ОАО «Технопром»‚ г. Москва‚ ул. Промышленная‚ д. 10
 Правовое основание прекращения трудового договора: статья 81 ТК РФ (по собственному желанию)
 Ссылка: приказ № 45 от 
 Подпись работодателя: ______________________
 Печать: [печать организации]

Запись в электронной трудовой книжке (ЕТК)

В ЕТК запись вносится автоматически через систему «Госуслуги». После подтверждения данных в системе появляется электронная подпись работодателя (цифровой сертификат)‚ а печать не требуется.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли подпись работника в трудовой книжке при увольнении?

Обычно нет. По пункту 36 Правил подпись работника ставится только в исключительных случаях (например‚ если работник сам ведёт трудовые книжки как индивидуальный предприниматель).

Может ли специалист по кадрам ставить свою подпись вместо подписи директора?

Да‚ если у него есть официальное поручение от работодателя (документ о доверенности‚ должностная инструкция). Подпись будет действительной.

Где ставить печать‚ если в разделе «Сведения о работе» нет места?

Запись оформляется на отдельном листе‑приложении‚ который прикрепляется к трудовой книжке. Печать ставится на этом листе.

Что делать‚ если в организации нет печати?

Согласно текущей редакции правил‚ печать является обязательным элементом заверения записи‚ если она предусмотрена у работодателя. При отсутствии печати запись может быть заверена подписью руководителя и отметкой «без печати»‚ но рекомендуется уточнить у инспекции по труду.

Можно ли оформить запись об увольнении в электронном виде?

Да. С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЕТК). Запись вносится в систему‚ заверяется цифровой подписью работодателя‚ печать не требуется.

При увольнении запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации; Подпись самого работника обычно не требуется‚ если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами. Важно соблюдать порядок заполнения полей‚ указывать ссылки на нормативные акты и приказ‚ а при нехватке места использовать отдельный лист‑приложение.

Соблюдая эти правила‚ вы гарантируете корректность оформления трудовой книжки и избежите возможных проблем при дальнейшем трудоустройстве.

Дата актуализации: