Трудовая книжка — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости. Правила её ведения строго регламентированы. Одним из важнейших требований является заверение записей подписью ответственного лица‚ о чём прямо говорит пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В данной статье подробно разберем‚ что это за требование‚ как его соблюдать и какие последствия могут быть при его нарушении.

Суть пункта 35 Правил ведения трудовых книжек

Согласно актуальной редакции Постановления Правительства РФ от № 225 (с изменениями‚ вступившими в силу с 1 сентября 2021 года)‚ пункт 35 устанавливает обязательное условие для всех записей‚ вносимых в трудовую книжку:

«Все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации‚ заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением записи об увольнении).»

Таким образом‚ каждая новая запись (о приеме на работу‚ переводе‚ изменении условий трудового договора‚ награждении и т.д.) должна быть трижды заверена:

• Подписью работодателя (или уполномоченного лица‚ например‚ главного бухгалтера‚ начальника отдела кадров).
• Печатью организации (обычно штампом с наименованием и ИНН).
• Подписью самого работника‚ что подтверждает‚ что он ознакомлен с записью и не имеет к ней претензий.

Важное исключение: запись об увольнении (п. 33 Правил) заверяется только подписью ответственного лица и печатью работодателя. Подпись работника на этой записи не требуется.

Кто имеет право заверять записи?

Пункт 35 не обязывает ставить личную подпись именно генерального директора. Эту функцию может выполнять:

1. Работодатель — физическое лицо (индивидуальный предприниматель) или уполномоченный представитель юридического лица (например‚ директор‚ председатель правления).
2. Лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек. Это‚ как правило‚ специалист отдела кадров (менеджер по кадрам‚ начальник отдела кадров)‚ на которого в приказе или должностной инструкции возложены эти обязанности. Его подпись должна быть разборчивой и с указанием должности.

На практике чаще всего записи заверяет начальник отдела кадров или главный бухгалтер‚ действующий на основании доверенности или приказа.

Правила правильного заверения: пошаговая инструкция

Шаг 1: Внесение записи

Запись делается разборчиво‚ без исправлений‚ помарок и сокращений (кроме общепринятых‚ например‚ «ст.» — статья). Указываются точные даты (число‚ месяц‚ год) и полные наименования документов (например‚ «Приказ о приеме на работу № 45-к от «).

Шаг 2: Подпись работника

После того как запись внесена‚ её должен подписать работник. Это его подтверждение‚ что он прочитал запись и согласен с ней. Если работник отказывается подписывать‚ об этом делается соответствующая отметка в трудовой книжке (например: «От подписания отказался») с подписью ответственного лица и печатью.

Шаг 3: Заверение работодателем/ответственным лицом

После подписи работника ответственное лицо ставит свою подпись и печать организации на той же строке‚ что и запись. Печать должна быть четкой‚ не заходить на текст записи и подписи. Подпись должна быть полной (ФИО) или‚ если используется штамп с ФИО‚ он должен быть разборчивым.

Шаг 4: Контроль

Ответственный за кадры должен проконтролировать‚ что все внесенные ранее записи также имеют requisite заверения. При выдаче трудовой книжки работнику (например‚ при переводе в другую организацию) необходимо убедиться‚ что все страницы с записями подписаны и скреплены печатью.

Что будет‚ если не завершить запись по п. 35?

Записи‚ не соответствующие требованиям п. 35‚ считаются недействительными и не могут служить доказательством трудовых отношений‚ стажа и т.д. Это ведет к серьезным рискам:

• Для работника: при увольнении или при оформлении пенсии могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа‚ так как запись без заверения не принимается ПФР или другими органами.
• Для работодателя:
  • Государственная инспекция труда (ГИТ) при проверке вынесет предписание об устранении нарушений.
  • За каждое нарушение может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.‚ для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.).
  • Незавершенная запись может быть истолкована в суде не в пользу работодателя при спорах об увольнении‚ невыплате зарплаты и т.д.

Особенности заверения при увольнении и для дубликата

Как уже отмечалось‚ запись об увольнении (п. 33 Правил) заверяется только подписью ответственного лица и печатью. Подпись работника на ней не ставится.

При оформлении дубликата трудовой книжки (п. 41 Правил) все записи‚ переносимые в дубликат‚ также должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации‚ в которой они были originally внесены. Если оригинал утерян‚ а записи восстанавливаются по документам‚ их заверяет организация‚ выдающая дубликат.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие подписи работника. Запись должна быть подписана работником в день её внесения. Нельзя подписывать за него.
2. Неправильное заверение. Подпись ответственного лица и печать ставятся после подписи работника и на той же строке. Нельзя ставить печать «в воздухе» или на соседней странице.
3. Неразборчивая подпись. Подпись должна быть понятной. Лучше использовать полное ФИО‚ а не инициалы.
4. Отсутствие печати. Печать обязательна. Штамп должен быть актуальным (с правильным наименованием и ИНН).
5. Исправления и помарки. Любое исправление в записи или в подписях делает документ недействительным. При ошибке запись перечеркивается односторонней жирной чертой (чтобы было видно исходный текст)‚ делается новая запись на свободном месте с указанием даты исправления и подписями.

Пункт 35 Правил ведения трудовых книжек — это не формальность‚ а юридически значимое требование‚ обеспечивающее достоверность и доказательственную силу записей в трудовой книжке.

Для работодателя (отдела кадров):

• Внесите запись разборчиво и без ошибок.
• Обязательно получите подпись работника.
• Завершите запись своей подписью и печатью организации.
• Регулярно проверяйте все страницы трудовых книжек на соответствие требованиям.

Для работника:

• При приеме на работу‚ переводе или увольнении обязательно проверьте‚ что новая запись в вашей трудовой книжке имеет все три requisite: вашу подпись‚ подпись ответственного лица и печать.
• Если запись внесена некорректно или не заверена‚ не подписывайте её и требуйте исправления сразу.
• Храните трудовую книжку в надёжном месте. При утере или порче немедленно обратитесь за дубликатом.

Соблюдение этих простых правил защищает интересы обеих сторон и предотвращает юридические и административные проблемы в будущем.

Источники: Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от )‚ Приказ Минтруда России от № 320н‚ разъяснения Госинспекции труда.