Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, каждый работодатель обязан завести трудовую книжку сотруднику, если он принимается на работу впервые или ранее не имел такого документа. В 2026 году процесс ведения трудовых книжек регулируется как традиционными бумажными правилами, так и новыми требованиями к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Ниже — подробная пошаговая инструкция, как правильно завести трудовую книжку новому сотруднику.

Когда необходимо завести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка заводится:

• работнику, который принимается на работу впервые;
• работнику, у которого ранее не было трудовой книжки (например, при восстановлении после утраты или уничтожения);
• работнику, который поступает на работу в организацию, где ранее не велась бумажная трудовая книжка (в т.ч. при переходе с ЭТК на бумажную, если работник изменил решение).

Важно: трудовая книжка заводится только для работников, проработавших в организации более 5 дней. Если сотрудник был принят на срок менее 5 дней, трудовая книжка не оформляется.

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки?

Перед тем как завести трудовую книжку, работодатель должен запросить у сотрудника следующие документы:

1. Паспорт — для подтверждения личности и внесения ФИО, даты рождения.
2. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если сотрудник ранее имел ЭТК или хочет перейти на бумажную версию).
3. Документ об образовании (не обязателен для заведения, но может потребоваться для заполнения графы «Сведения о работе»).
4. СНИЛС — для формирования данных в системе ПФР (особенно важно при переходе на ЭТК).

Если сотрудник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку — он должен предоставить её. Если книжка утеряна — оформляется дубликат (о порядке выдачи дубликата — ниже).

Шаг 1: Определение способа ведения трудовой книжки

С 2020 года в России действует двойной режим ведения трудовых книжек: бумажный и электронный. Работник имеет право выбрать, каким способом он хочет вести свою трудовую деятельность:

• Бумажная трудовая книжка — традиционный вариант, хранится у работодателя.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — хранится в информационной системе ПФР, доступна через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.

Важно! Если сотрудник никогда не работал и не имел трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Предоставить ему информацию о двух способах ведения (устно и письменно).
2. Получить от него заявление о выборе способа — в течение 3 рабочих дней с даты трудоустройства.

Если сотрудник не подал заявление — по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка.

Форма заявления о выборе способа ведения

Заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать:

• ФИО, паспортные данные сотрудника;
• наименование организации;
• выбор: «Выбираю ведение трудовой книжки в бумажной форме» или «Выбираю ведение трудовой книжки в электронной форме»;
• дата и подпись.

Заявление регистрируется в журнале учёта входящей документации и передаётся в кадровую службу. На его основании формируется СЗВ-ТД — отчёт в ПФР, который подаётся не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приёма на работу.

Шаг 2: Приобретение бланка трудовой книжки

Бланки трудовых книжек утверждаются Правительством РФ и изготавливаются только специализированными предприятиями. Работодатель обязан приобретать их только у официальных поставщиков, имеющих лицензию.

При получении бланка проверьте:

• наличие защитных элементов (водяные знаки, голографические наклейки);
• серийный номер и дату изготовления;
• отсутствие повреждений, помарок, подделок.

Бланки хранятся в сейфе или специальном шкафу с доступом только для ответственного лица (кадровик, секретарь).

Шаг 3: Заполнение трудовой книжки

Заполнение производится в присутствии сотрудника не позднее 5 рабочих дней со дня его приёма на работу (согласно Правилам ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

На внутренней стороне обложки указываются:

• ФИО сотрудника (полностью, как в паспорте);
• дата рождения;
• документ, на основании которого ведётся запись, приказ о приёме на работу (указывается номер и дата);
• подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации (если есть).

На первой странице (раздел «Сведения о работе») вносятся:

• дата приёма на работу (по приказу);
• наименование подразделения;
• должность (по штатному расписанию);
• основание для приёма — «принят на работу по приказу № ___ от ___».

Важно! Все записи делаются чётко, разборчиво, без помарок, исправлений и сокращений. Используются только чернила чёрного цвета. Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена).

Шаг 4: Оформление приказа о приёме

Приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная) — основание для внесения записи в трудовую книжку. Он должен содержать:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• ФИО, должность, подразделение сотрудника;
• дату начала работы;
• основание — договор (срок, бессрочный);
• подпись руководителя и сотрудника (ознакомление под роспись).

Копия приказа передаётся сотруднику, оригинал хранится в личном деле.

Шаг 5: Оформление электронной трудовой книжки (если выбрана ЭТК)

Если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель обязан:

1. В течение 3 рабочих дней с даты приёма направить в ПФР сведения через СЗВ-ТД;
2. Убедиться, что у сотрудника есть личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги;
3. Предоставить сотруднику выписку из трудовой книжки (форма СТД-Р) — по его письменному запросу, в течение 3 рабочих дней.

При выборе ЭТК бумажная книжка не выдаётся и не ведётся. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в ПФР.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник пришёл на работу без трудовой книжки, но ранее имел её, он должен:

• Написать заявление о выдаче дубликата;
• Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, приказы и т.д.).

Работодатель на основании этих документов оформляет дубликат трудовой книжки, с пометкой «Дубликат» и указанием причин выдачи. Все записи вносятся на основании подтверждённых данных.

Хранение трудовой книжки

После оформления трудовая книжка хранится у работодателя до момента увольнения. Ответственность за сохранность несёт кадровая служба. Бумажные книжки хранятся в сейфе или специальном шкафу с доступом только для уполномоченных лиц.

Срок хранения трудовых книжек, 75 лет с момента увольнения сотрудника (согласно Перечню документов, утв. Приказом Минкультуры РФ).

Частые ошибки при заведении трудовой книжки

• Заведение книжки позже 5 рабочих дней — нарушение ТК РФ, может повлечь штраф.
• Использование карандаша, красного цвета или исправлений — недопустимо.
• Отсутствие заявления о выборе способа ведения — при проверке ПФР или трудовой инспекции это считается нарушением.
• Неоформленный приказ о приёме — запись в книжке считается недействительной.
• Неправильное указание основания приёма — должно быть точное указание на номер и дату приказа.

Заведение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейший юридический акт, защищающий права работника на трудовой стаж, пенсионные начисления и социальные гарантии. Правильное оформление документа предотвращает споры, штрафы и судебные разбирательства.

Рекомендации работодателю:

• Всегда запрашивайте заявление о выборе способа ведения трудовой книжки;
• Соблюдайте сроки — не позднее 5 рабочих дней с даты приёма;
• Используйте только официальные бланки и чёрные чернила;
• Ведите журнал учёта трудовых книжек;
• Обучите кадровый персонал требованиям законодательства.

Помните: в 2026 году цифровизация не отменяет бумажные правила — она дополняет их. Независимо от выбранного формата, ваша задача — обеспечить точность, прозрачность и законность ведения трудовой документации.

Если у вас остались вопросы — обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству или в территориальное управление труда и социальной защиты.