Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В 2026 году процедура заведения и ведения этого документа строго регламентирована. Самое главное помнить, что заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии у работника трудовой книжки либо при оформлении нового бланка. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заводить трудовые книжки, какие нормативные акты регулируют этот процесс и на что обратить особое внимание кадровику.
Нормативно-правовая база
Порядок заполнения и хранения основного документа о стаже работников регулируется ключевыми нормативно-правовыми актами, которые актуальны и в 2026 году:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225 (с учетом дополнений и изменений, в т.ч; введенных Постановлением от № 132).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н; Именно этот приказ существенно обновил бланк и правила работы с документом, и его положения остаются обязательными к исполнению.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от № 69 (применяется в части, не противоречащей новым Приказам Минтруда).
Информация и методические материалы также представлены в ЕИСОТ — Единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда, которая ориентируется на действующее законодательство.
Когда необходимо заводить новую трудовую книжку?
Согласно актуальным правилам, работодатель обязан завести новую трудовую книжку в следующих случаях:
- Первое трудоустройство. Если работник устраивается на работу впервые в жизни, у него физически отсутствует трудовая книжка.
- Утрата или повреждение документа. Если работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность (порвана, обгорела, залита жидкостью и т.д.), он обязан заявить об этом работодателю по последнему месту работы. На основании письменного заявления работодатель оформляет новый документ.
- Отсутствие бумажной книжки у сотрудника, не отказавшегося от нее. Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки (то есть не перешел на электронный формат ведения), но документ утерян, новый работодатель также обязан завести бумажный бланк.
Особенности новых бланков с 2023 года
Обращаем внимание, что с 2023 года действует новый бланк бумажной трудовой книжки. Если сотрудник устраивается на работу и просит завести новую трудовую, работодатель должен использовать именно этот актуальный бланк. Работодатели продолжают вести бумажные трудовые книжки по общим правилам для тех работников, которые не отказались от их ведения в пользу электронной формы (ЕФС-1).
Пошаговая инструкция: как завести трудовую книжку
Шаг 1. Проверка наличия документа
Принимая на работу нового работника, наниматель еще до заключения трудового договора (контракта) должен потребовать у него трудовую книжку. Если работник устраивается впервые или документ утерян, переходим к следующему шагу.
Шаг 2. Заявление работника
Работник должен написать заявление с просьбой завести ему новую трудовую книжку с указанием причины (первичное трудоустройство, утеря и т.д.).
Шаг 3. Приобретение бланка
Работодатель обязан обеспечить себя чистыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее. Бланки приобретаются за счет работодателя. При выдаче нового бланка работнику, потерявшему старую книжку, с него может быть взыскана стоимость бланка (кроме случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек или первичного трудоустройства).
Шаг 4. Заполнение ьного листа
На ьном листе указываются сведения о работнике:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
- Дата рождения (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
- Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании);
- Дата заполнения трудовой книжки.
После заполнения ьного листа работник должен расписаться в трудовой книжке, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ставит свою подпись и печать организации (при наличии).
Шаг 5. Внесение сведений о работе
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится запись о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, профессии или специальности с квалификацией.
Учет трудовых книжек: обязательное требование
Каждая организация обязана вести две формы учета по трудовым книжкам. Это жесткое требование законодательства:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им вновь оформленные бланки.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней учитываются чистые бланки, полученные работодателем, и их выдача работникам.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек работодатель и должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафов. Поэтому невероятно важно строго соблюдать все требования Приказа Минтруда № 320н и Постановления Правительства № 225.
Заведение трудовой книжки — ответственная процедура, требующая внимательности и знания актуальных норм. В 2026 году продолжает действовать обновленный бланк и правила, введенные Приказом Минтруда № 320н. Главное для кадровика — своевременно реагировать на заявления работников, правильно заполнять ьные листы и обязательно вести учет как самих документов, так и чистых бланков. Грамотное оформление трудовых книжек — залог отсутствия проблем как у работника при оформлении пенсии, так и у работодателя при проверках контролирующих органов;