Дата публикации:

В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) постепенно вытесняет традиционный бумажный аналог, становясь основным документом, подтверждающим трудовую деятельность сотрудника. В этой статье мы подробно рассмотрим, как принимать на работу сотрудников с ЭТК, какие нюансы необходимо учитывать и какие шаги предпринять.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР). Она содержит информацию о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также сведения о его трудовой деятельности: местах работы, должностях, периодах работы, основаниях увольнения и других важных событиях.

Важность ЭТК и переход на электронный документооборот

С 2021 года в России действует переходный период, в течение которого работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. С 1 января 2026 года этот переходный период завершается, и все работодатели должны полностью переходить на электронный документооборот. Это означает, что трудовой стаж сотрудников будет фиксироваться исключительно в ЭТК.

Почему переход на ЭТК важен?

• Удобство и доступность: ЭТК всегда доступна сотруднику и работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильное приложение.
• Безопасность: ЭТК защищена от физического повреждения, утери и подделки.
• Экологичность: Отказ от бумажных трудовых книжек способствует сохранению окружающей среды.
• Прозрачность: ЭТК обеспечивает прозрачность информации о трудовой деятельности сотрудника.

Как принимать на работу сотрудника с ЭТК: Пошаговая инструкция

При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо выполнить следующие шаги:

Проверка наличия ЭТК у сотрудника

Перед началом оформления необходимо убедиться, что у сотрудника действительно есть ЭТК. Это можно сделать, запросив у него номер ЭТК или проверив его данные на портале Госуслуг.

Заполнение формы приема на работу в электронном виде

В соответствии с требованиями законодательства, при приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо заполнить форму приема на работу в электронном виде. Это можно сделать с помощью специализированного программного обеспечения или через портал Госуслуг.

Основные поля формы приема на работу:

• ФИО сотрудника
• СНИЛС
• Дата рождения
• Место работы (наименование организации)
• Должность
• Дата приема на работу
• Вид трудового договора (бессрочный, срочный)
• Условия работы (полный рабочий день, неполный рабочий день и т.д.)

Подтверждение данных ЭТК

При заполнении формы приема на работу необходимо подтвердить данные ЭТК сотрудника. Это можно сделать, указав номер ЭТК и проверив его соответствие данным, указанным в ЭТК.

Ознакомление сотрудника с правилами ведения ЭТК

Необходимо ознакомить сотрудника с правилами ведения ЭТК и его правами и обязанностями в отношении ЭТК.

Подписание трудового договора

После заполнения формы приема на работу и подтверждения данных ЭТК необходимо подписать трудовой договор с сотрудником.

Что делать, если у сотрудника нет ЭТК?

В редких случаях у сотрудника может не быть ЭТК. В этом случае необходимо:

Зарегистрировать сотрудника в системе социального страхования.
Заполнить бумажную трудовую книжку (если это необходимо).
Загрузить данные бумажной трудовой книжки в ЭТК.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за правильность и своевременность ведения ЭТК сотрудника. В случае нарушения законодательства в области ведения ЭТК работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Ресурсы для получения дополнительной информации

• Портал Госуслуг: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/)
• Социальный фонд России: [https://sfr.gov.ru/](https://sfr.gov.ru/)
• Федеральный закон от N 116-ФЗ «ОSocial insurance in the Russian Federation»

Прием на работу сотрудников с ЭТК – это простой и удобный процесс, который позволяет автоматизировать ведение трудовых книжек и повысить прозрачность трудовой деятельности сотрудников. Соблюдение требований законодательства и использование современных технологий поможет работодателям эффективно управлять трудовыми ресурсами и избежать штрафов.

Важно помнить:

• Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде.
• С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки.
• С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
• С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат.

Надеемся, эта статья помогла вам разобраться в вопросах приема на работу сотрудников с электронной трудовой книжкой.