Ситуация, когда соискатель приходит на новое место работы без трудовой книжки, случается не так редко, как может показаться. Причины могут быть разными: от банальной потери документа до перехода на электронную форму учета. Что делать работодателю в таких случаях? Какие документы запросить у работника? Как оформить трудовую книжку заново? На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

Почему у работника может не быть трудовой книжки

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Однако бывают ситуации, когда этого документа нет:

• Утеря, документ мог быть потерян, украден или испорчен в результате форс-мажорных обстоятельств;
• Отсутствие ранее — если работник впервые устраивается на работу;
• Переход на электронную трудовую книжку — если работник не писал заявление о переходе на ЭТК у предыдущего работодателя;
• Непредоставление — если предыдущий работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении.

Что говорит закон: нормативная база

Трудовой кодекс РФ

Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан:

1. По письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку;
2. Внести в нее запись о приеме на работу;
3. Не делать записей о предыдущих местах работы, если работник не может их подтвердить.

Также статья 66.1 ТК РФ и письмо Минтруда от N 14-6/ООГ-3682 регламентируют порядок оформления дубликатов и новых трудовых книжек.

Письмо Роструда от ПГ/13735-6-1

Роструд разъясняет, что в случае утери, порчи или кражи трудовой книжки работник должен обратиться за дубликатом к предыдущему работодателю. Если это невозможно, оформляется новая трудовая книжка без записей о предыдущих местах работы.

Пошаговая инструкция: как принять на работу сотрудника без трудовой книжки

Запросите письменное заявление от работника

Работник должен написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки. Пример текста:

Потребуйте документы, подтверждающие трудовой стаж

Если работник ранее работал, он должен предоставить:

• Справки с предыдущих мест работы;
• Выписки из приказов о приеме и увольнении;
• Страховые свидетельства (СНИЛС);
• Справки из Пенсионного фонда;
• Иные документы, подтверждающие трудовой стаж.

Если таких документов нет, трудовая книжка оформляется без записей о предыдущих местах работы.

Оформите трудовой договор и приказ о приеме на работу

Заключите трудовой договор и издайте приказ о приеме на работу в соответствии с законодательством.

Оформите новую трудовую книжку

Если у работника нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую. Запись вносится в соответствии с приказом о приеме на работу.

Что делать, если у работника есть электронная трудовая книжка

Если работник перешел на электронную трудовую книжку, но не может предоставить бумажную, работодатель:

• Может запросить у работника выписку из его электронной трудовой книжки;
• Не обязан оформлять бумажную трудовую книжку, если работник не просит об этом;
• Должен внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку.

Риски для работодателя при нарушении порядка

Несоблюдение установленного порядка оформления трудовой книжки может привести к:

• Штрафам по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
• Проблемам при проверках трудовой инспекции;
• Трудностям при оформлении пенсии для работника;
• Возможным судебным разбирательствам.

Как подтвердить стаж для пенсии, если трудовая книжка утеряна

Если трудовая книжка утеряна, подтвердить стаж для назначения пенсии можно с помощью:

• Справок с предыдущих мест работы;
• Выписок из приказов;
• Страховых свидетельств (СНИЛС);
• Сведений из Пенсионного фонда;
• Иных документов, подтверждающих трудовой стаж.

Как отметил Вадим Виноградов, декан факультета права НИУ ВШЭ, подтверждение стажа возможно и без трудовой книжки, если у работника есть иные документы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, если работник предоставляет письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки и иные документы, подтверждающие стаж (при наличии).

Что делать, если работник не может подтвердить стаж?

Если работник не может подтвердить стаж, трудовая книжка оформляется без записей о предыдущих местах работы.

Можно ли оштрафовать работодателя за отсутствие трудовой книжки?

Да, если работодатель нарушает порядок ведения трудовых книжек. Штраф может составить до 50 000 рублей для юридических лиц (статья 5.27 КоАП РФ).

Нужно ли оформлять трудовую книжку, если у работника есть электронная?

Нет, если работник не просит оформить бумажную трудовую книжку. Работодатель должен внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку.

Прием на работу сотрудника без трудовой книжки — это не редкость, но требует соблюдения определенных процедур. Работодатель должен:

• Запросить письменное заявление от работника;
• Потребовать документы, подтверждающие стаж (при наличии);
• Оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу;
• Оформить новую трудовую книжку (если необходимо).

Соблюдение этих шагов позволит избежать проблем с проверяющими органами и обеспечит правильность ведения кадрового учета.