С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что все трудовые отношения теперь оформляются исключительно в электронном виде, а бумажные книжки сохраняются только у тех сотрудников, которые не подали заявление об отказе от них. Ниже – пошаговое руководство, как правильно принять на работу сотрудника, у которого уже есть ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). В неё вносятся все сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о периодах работы и наградах.

• Введена в действие с 1 января 2020 года.
• С 1 января 2026 года обязательна для всех работодателей и работников, за исключением тех, кто оставил бумажную версию.
• Исключает риск потери или повреждения данных о трудовом стаже.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие работу с ЭТК:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от 2020 года).
2. Постановление Правительства РФ № 1505 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России № 12н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».
4. Федеральный закон № 167‑ФЗ «О compulsory пенсионном страховании» (для отчётности в ПФР).

Подготовка к приёму сотрудника с ЭТК

Запрос согласия на обработку персональных данных

Перед тем как вносить данные в ЭТК, необходимо получить письменное согласие сотрудника на обработку его персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Проверка наличия заявления о выборе формы трудовой книжки

Если сотрудник ранее не подавал заявление об отказе от бумажной книжки, у него может быть обе формы. В этом случае:

• Если он хочет вести только электронную – берём его заявление о переходе на ЭТК.
• Если он хочет оставить бумажную – продолжаем вести обе параллельно (до  года). После этой даты бумажная форма больше не ведётся.

Сбор необходимых документов

Для оформления приёма на работу потребуется стандартный набор документов, дополненный информацией о ЭТК:

• Трудовой договор (или договор о выполнении работы).
• Заявление о приёме на работу (в свободной форме).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• СНИЛС (необходим для идентификации в ПФР).
• Военный билет (для мужчин призывного возраста).
• Документы об образовании, квалификации (по требованию должности).
• Заявление о выборе формы трудовой книжки (если сотрудник ещё не определился);
• Согласие на обработку персональных данных.

Процедура оформления приёма на работу

Договор оформляется в двух экземплярах (один остаётся у работника, второй – у работодателя). В договоре обязательно указывается, что ведение трудовой книжки будет осуществляться в электронной форме.

Внесение записи о приёме в ЭТК

Запись делает работодатель через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в системе ПФР. Шаги:

1. Авторизоваться в личном кабинете работодателя на gosuslugi.ru (раздел «Работодатели» → «Электронные трудовые книжки»).
2. Выбрать функцию «Внести запись о приёме».
3. Указать:
• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• Дата приёма;
• Наименование организации и её ИНН/КПП;
• Должность, структурное подразделение;
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• Условия оплаты (оклад, ставка, система оплаты).
4. Прикрепить скан трудового договора (по требованию системы).
5. Подтвердить запись электронной подписью работодателя (УКЭП или усиленная квалифицированная электронная подпись).
6. Получить уведомление о successful внесении записи (система генерирует номер записи и timestamp).

После этого запись становится доступной сотруднику в его личном кабинете на портале «Госуслуги» (раздел «Мои документы» → «Электронная трудовая книжка»).

Уведомление сотрудника

Обязательно известить сотрудника о факте внесения записи (можно отправить уведомление через корпоративную почту или мессенджер, приложив скриншот подтверждения из личного кабинета).

Отчётность и уведомления в ПФР

При приёме на работу с ЭТК работодатель обязан подать следующие отчёты:

• Сведения о приёме (форма СЗВ‑ТД) – в течение одного рабочего дня после внесения записи в ЭТК.
• Ежемесячные отчёты по страховым взносам (форма РСВ) – как и ранее, без изменений.
• Ежегодная отчётность о средней численности сотрудников (форма 4‑ФСС) – unchanged.

Все формы подаются через личный кабинет работодателя на портале ПФР или через систему «Госуслуги». При наличии электронной подписи процесс занимает считанные минуты.

Особенности в переходный период (до )

Хотя официальный переходный период завершился , некоторые организации могут всё ещё сталкиваться с ситуациями, когда у сотрудника есть обе формы книжек. В этом случае:

• Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки – продолжаем вести обе параллельно до конца 2025 года.
• С бумажная форма больше не ведётся, все новые записи вносятся только в ЭТК.
• При увольнении сотрудника, у которого есть обе формы, выдаём справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и делаем последнюю запись в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять сотрудника без СНИЛС?

Нет. СНИЛС является обязательным идентификатором для внесения записи в ЭТК. Если у сотрудника его нет, необходимо оформить его в ПФР до приёма на работу.

Что делать, если сотрудник отказался от ЭТК, но хочет продолжить работу?

Согласно законодательству, с отказ от ЭТК невозможен для новых трудовых отношений. Сотрудник может продолжить работу только если у него уже есть бумажная книжка, оформленная до этой даты, и он не подавал заявление о переходе на ЭТК. В противном случае трудовой договор не может быть заключён.

Нужно ли печатать выписку из ЭТК при увольнении?

Да. При увольнении работодатель выдаёт сотруднику выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑ПФР) в бумажном виде или в электронном формате по согласию сотрудника.

Как исправить ошибку в записи ЭТК?

Ошибка исправляется путём внесения дополнительной записи с пометкой «Исправление» и указанием правильных данных. Обе записи остаются в системе, но при формировании выписки учитывается только актуальная информация.

Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой в 2026 году стал проще и прозрачнее благодаря единой цифровой системе ПФР. Главное – своевременно получить согласие на обработку данных, проверить наличие СНИЛС, оформить трудовой договор с указанием электронного ведения книжки и внести запись в ЭТК через личный кабинет работодателя. Соблюдение установленного порядка гарантирует корректный учёт трудового стажа, минимизирует риски штрафов и обеспечивает удобство как для работодателя, так и для сотрудника.

Следуя рекомендациям выше, вы сможете уверенно и в полном соответствии с законодательством оформить трудовые отношения с сотрудником, у которого имеется электронная трудовая книжка.