В современном бизнес‑окружении цифровизация процессов становится ключевым фактором эффективности. Одним из ярких примеров такой цифровизации является электронная трудовая книжка (ЭТК), которую можно быстро и безопасно оформить в системе 1С. В этой статье мы подробно разберём, как принять нового сотрудника, подключить его к 1С:Кабинет сотрудника, подключить к КЭДО и сразу отправить электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в электронном виде в системе 1С. Она содержит всю необходимую информацию о трудовых отношениях сотрудника: дату начала работы, должность, оклад, изменения в трудовом договоре, сведения об отработанных днях и т.д. В соответствии с требованиями Федерального закона «О труде» и постановлениями Минтруда РФ, ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной.
Преимущества ЭТК
- Сокращение бумажной работы и затрат на печать.
- Быстрый доступ к информации для сотрудника и работодателя.
- Надёжное хранение и защита данных.
- Соблюдение требований законодательства о хранении трудовой документации.
Подготовка к приёму сотрудника
Перед тем как приступить к созданию записи о сотруднике в 1С, необходимо убедиться, что у вас есть:
- Доступ к 1С:Кабинет сотрудника – сервису, который позволяет управлять персоналом и подключать их к корпоративным системам.
- Настроенный КЭДО (Клиентский электронный документооборот) – платформа, через которую сотрудник получает доступ к своим документам.
- Лицензия на 1С:Зарплата и Управление персоналом – модуль, в котором формируется электронная трудовая книжка.
- Подписанный трудовой договор (можно в электронном виде).
Шаги по приёму сотрудника с ЭТК
3.1 Создание записи о сотруднике в 1С:Кабинет сотрудника
- Войдите в 1С:Кабинет сотрудника с правами администратора.
- Выберите пункт меню «Сотрудники» → «Новый сотрудник».
- Заполните обязательные поля: ФИО, дата рождения, паспортные данные, контактную информацию.
- Выберите тип договора (постоянный, временный, удалённый и т.д.) и укажите дату начала работы.
- Сохраните запись.
3.2 Подключение сотрудника к КЭДО
После создания записи о сотруднике необходимо подключить его к системе КЭДО, чтобы он мог получать электронные документы.
- В 1С:Кабинет сотрудника перейдите в раздел «КЭДО».
- Нажмите «Подключить» и выберите сотрудника из списка.
- Выберите тип доступа: «КЭДО – сотрудник».
- Система автоматически создаст электронный адрес и пароль для входа в КЭДО.
- Сохраните изменения.
3.3 Создание и отправка электронной трудовой книжки
- Перейдите в модуль 1С:Зарплата и Управление персоналом.
- Выберите пункт «Трудовые книжки» → «Новая трудовая книжка».
- Выберите сотрудника из списка.
- В поле «Тип» выберите «Электронная».
- Заполните данные: дата начала работы, должность, оклад, режим работы.
- Нажмите «Сформировать» – система автоматически создаст ЭТК.
- После формирования нажмите «Отправить» и выберите «КЭДО» в качестве канала доставки.
- Сотрудник получит уведомление в КЭДО и сможет скачать свою электронную трудовую книжку.
3.4 Проверка и хранение
После отправки ЭТК важно убедиться, что сотрудник успешно её получил и данные корректны.
- Попросите сотрудника подтвердить получение и проверить сведения.
- Сохраните копию ЭТК в архиве 1С:Зарплата.
- Регулярно проверяйте актуальность данных и обновляйте при необходимости.
Особенности работы с удалёнными сотрудниками
В условиях растущей популярности удалённой работы важно учитывать особенности трудового договора и ЭТК.
- При оформлении удалённого сотрудника в 1С:Кабинет сотрудника укажите тип договора «Удалённый».
- В разделе «Трудовые книжки» обязательно включите пункт о месте работы – «Удалённо».
- Убедитесь, что сотрудник имеет доступ к КЭДО и 1С:Зарплата через VPN или облачные сервисы.
- Периодически проверяйте наличие и актуальность данных в ЭТК, особенно при смене места работы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку вместо ЭТК? – Нет, в соответствии с законодательством РФ, только электронная трудовая книжка имеет юридическую силу.
- Как быстро получить доступ к ЭТК? – После формирования и отправки в КЭДО доступ обычно предоставляется в течение нескольких минут.
- Нужно ли хранить бумажную копию ЭТК? – Нет, но необходимо обеспечить резервное копирование данных в 1С.
- Можно ли изменить данные в ЭТК после её отправки? – Да, но это должно быть оформлено в виде корректировки в системе 1С и отправлено сотруднику.
Приём нового сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С – это быстрый, надёжный и законный процесс, который экономит время и ресурсы компании. Главное – правильно настроить 1С:Кабинет сотрудника, подключить сотрудника к КЭДО и своевременно сформировать ЭТК. Следуя описанным шагам, вы гарантируете соблюдение всех требований законодательства и обеспечите сотруднику прозрачный доступ к своей трудовой документации.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в настройке 1С, обратитесь к специалисту по 1С или в службу поддержки вашего поставщика программного обеспечения.