Вопрос о том, можно ли принять сотрудника на работу без трудовой книжки, волнует многих работодателей и кадровиков. Еще несколько лет назад ответ на него был однозначным: нет, нельзя. Однако законодательство не стоит на месте, и сегодня ситуация в корне изменилась. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) сделал правила приема на работу более гибкими;
В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях закон разрешает прием без бумажной трудовой книжки, как правильно оформить такого сотрудника и какие отчеты необходимо сдать.
Краткий ответ
Да, принять сотрудника без бумажной трудовой книжки можно, и сейчас это абсолютно законно. Это касается двух основных категорий граждан:
- Сотрудников, которые перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК) по собственному желанию.
- Сотрудников, которые устраиваются на работу впервые (после вступления в силу закона об ЭТК).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как это работает
Электронная трудовая книжка появилась в России несколько лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. Суть ЭТК в том, что сведения о трудовой деятельности работника хранятся в цифровом виде в базе Социального фонда России (ранее, ПФР).
С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки. Это происходит по двум причинам:
- Добровольный переход: работники, имевшие стаж до введения ЭТК, написали заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
- Первое трудоустройство: граждане, впервые устраивающиеся на работу после введения электронного формата, автоматически получают только ЭТК. Бумажный вариант им попросту не заводится.
Что если работник не писал заявление?
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан вести оба формата: вносить записи и в традиционный бумажный бланк, и отправлять сведения в электронном виде. Если же сотрудник отказался от бумажного варианта, работодатель выдает его на руки, и далее ответственность за бумажную книжку несет сам работник.
Как принять сотрудника без бумажной трудовой книжки
Процедура приема зависит от того, к какой категории относится соискатель:
Прием сотрудника, который перешел на ЭТК
Если сотрудник уже отказался от бумажной трудовой книжки на предыдущем месте работы, он не обязан приносить ее новому работодателю. Для подтверждения своего стажа и трудовой деятельности он может предоставить:
- Сведения о трудовой деятельности из выписки СТД-Р или СТД-ПФР (ее можно заказать через Госуслуги или МФЦ).
- Просто сообщить новому работодателю, что он является «электронщиком».
Работодатель, в свою очередь, обязан запросить данные о стаже сотрудника из базы Социального фонда и внести новые записи о приеме на работу в электронном виде.
Прием сотрудника впервые
Если человек никогда ранее не работал, бумажную трудовую книжку ему заводить не нужно. Работодатель просто заключает с ним трудовой договор и сдает соответствующую отчетность.
Если бумажная трудовая книжка утеряна
Если сотрудник относится к категории тех, кто должен иметь бумажную книжку (не отказывался от нее), но документ утерян (сгорел, утерян работодателем или самим работником), принять его все равно можно. В этом случае работодатель обязан по заявлению сотрудника оформить ему новую бумажную трудовую книжку с указанием общего стажа (без детальной разбивки по предыдущим местам работы, если нет подтверждающих документов).
Отчетность: что нужно сдать работодателю
Главное правило для кадровиков и бухгалтеров: отсутствие бумажной трудовой книжки не освобождает от сдачи отчетов.
Сведения о трудовой деятельности сотрудников (далее по тексту — СЗВ-ТД) следует представлять в территориальный орган СФР (ранее ПФР) по месту регистрации работодателя при любых кадровых изменениях сотрудника:
- Прием на работу;
- Увольнение;
- Перевод на другую должность;
- Присвоение квалификации;
- Иные кадровые события, подлежащие отражению в отчете.
Важно: на подачу отчета СЗВ-ТД при приеме или увольнении работника дается очень короткий срок — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Ответственность работодателя
Если работодатель отказывается принимать сотрудника без бумажной трудовой книжки (при условии, что сотрудник является «электронщиком» или устраивается впервые), это является нарушением трудового законодательства. За необоснованный отказ в приеме на работу предусмотрена административная ответственность и штрафы.
Также строго наказывается несвоевременная или неверная подача отчета СЗВ-ТД. За каждого сотрудника, по которому не предоставлены сведения или допущены ошибки, работодателю грозит штраф.
Принять сотрудника без трудовой книжки не только можно, но в некоторых случаях, необходимо. Электронный формат прочно вошел в кадровый документооборот, и с каждым годом количество работников с ЭТК будет только расти; Работодателю важно быть внимательным: своевременно запрашивать сведения из СФР, правильно оформлять трудовые отношения и оперативно подавать отчетность СЗВ-ТД. Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и обеспечит законность трудоустройства.