Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Для генерального директора, как для руководителя любой организации, правильное ведение трудовой книжки имеет особое значение: от него зависят расчёты по выходным пособиям, пенсионным отчислениям, а также соблюдение требований законодательства.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Официальный документ, подтверждающий факт трудового договора и его условия.
• Нужен при переходе на другую работу, при расчёте выходного пособия, при оформлении пенсии.
• Содержит сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о повышении квалификации и пр.

Правовые основания и нормативные акты

Ведение трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 16, 17, 19, 275).
• Приказом Минтруда России от 19 . 05 . 2021 № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказом Минтруда России от 19 . 05 . 2021 № 320н (обновлённый порядок).
• Нормативными актами о переходе к электронным трудовым книжкам (ЭТК) с 1 января 2026 г.

Как правильно оформить запись о назначении/избрании генерального директора

1. Соберите исходные документы:
   • Протокол собрания учредителей/общее собрание акционеров (если применимо).
   • Приказ о назначении/избрании (номер, дата).
   • Копия договора с генеральным директором (если он является сотрудником).
2. Заполните форму «Трудовая книжка» в соответствии с образцом:
   • Графа 1 – дата записи.
   • Графа 2 – наименование организации.
   • Графа 3 – должность (генеральный директор).
   • Графа 4 – основание (избрание/назначение, протокол № …, дата).
   • Графа 5 – подпись ответственного лица.
3. Проверьте, чтобы в записи не было ошибок и все данные совпали с исходными документами.
4. Сохраните копию записи для внутреннего учёта.

Пример записи о назначении:

Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Генеральный директор
Основание: Избрание (протокол № 12 от )
Подпись: ___________________

Особенности записи при разных видах трудовых отношений

Приём на работу по совместительству

Запись оформляется как «Приём на работу» с указанием «по совместительству» в графе 4. Пример: «Приём на работу (по совместительству) – Генеральный директор».

Перевод на должность генерального директора

В графе 4 указывается «Перевод» и дата. В графе 5 – «Перевод на должность генерального директора».

Продление полномочий

При каждом продлении необходимо внести новую запись «Продление полномочий» с датой и номером протокола.

Увольнение по собственному желанию

Ответственным за запись является сотрудник, занимающий должность кадрового специалиста. В графе 4 указывается «Увольнение по собственному желанию».

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и переходный период

С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Трудовой стаж фиксируется в электронном реестре.
• Физическая трудовая книжка может быть использована только в качестве подтверждения, но не является обязательной.
• Записи о назначении/избрании гендиректора в ЭТК вносятся через систему «Электронный персональный кабинет».

Кто уполномочен вносить записи в трудовую книжку генерального директора?

• Ответственный за кадровый учёт (HR‑менеджер, специалист по кадрам);
• При отсутствии такой должности – любой сотрудник, имеющий доступ к трудовой книжке и под надзором руководства.
• В случае увольнения гендиректора – сотрудник, ответственный за кадровый учёт, вносит запись об увольнении.

Часто задаваемые вопросы

• Могу ли я написать сам в трудовой книжке, что я генеральный директор? – Нет. Запись должна быть оформлена приказом и подтверждена протоколом собрания.
• Как сделать запись в трудовой книжке, если я только что создал ООО? – Внесите запись о назначении/избрании в соответствии с образцом, используя протокол учредительного собрания.
• Что делать, если в трудовой книжке отсутствуют записи с 2019 года? – Внесите пропущенные записи в порядке, указанном в приказе Минтруда № 320н;

Примеры заполнения

Новая организация (ООО)

Наименование организации: ООО «Новый Путь»
Должность: Генеральный директор
Основание: Избрание (протокол № 5 от )
Подпись: ___________________

Перевод на должность

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Генеральный директор
Основание: Перевод (протокол № 12 от )
Подпись: ___________________

Увольнение по собственному желанию

Наименование организации: ООО «ГлобалТрейд»
Должность: Генеральный директор
Основание: Увольнение по собственному желанию (дата )
Подпись: ___________________

Сводная таблица записей

Ведение трудовой книжки генерального директора – это не просто формальность. Это важный элемент кадрового учёта, который обеспечивает юридическую защиту как самого руководителя, так и организации. Следуя установленным правилам, корректно оформляя записи и своевременно переходя на электронные трудовые книжки, вы гарантируете соблюдение законодательства и упрощаете процессы расчётов и отчётности.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалисту по кадрам или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.