Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Работодатель обязан вести её на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это место работы для сотрудника является основным. В связи с изменениями в законодательстве, у многих кадровиков и предпринимателей возникает вопрос: где именно приобретать эти бланки, и как эти правила сочетаются с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК)? В этой статье мы подробно разберем все аспекты приобретения и учета трудовых книжек работодателем.
Электронные и бумажные трудовые книжки: актуальная ситуация
Прежде чем говорить о покупке бумажных бланков, необходимо прояснить статус электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж теперь в первую очередь формируется в цифровом формате.
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также сведения о трудовой деятельности.
Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено для тех категорий, которые сохранили право на бумажный документ. В частности, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан продолжать вести её на бумаге параллельно с передачей сведений в Социальный фонд. Кроме того, бумажная трудовая книжка установленного образца по-прежнему требуется для впервые устраивающихся на работу сотрудников, которые до конца 2026 года не подали заявление о выборе только ЭТК.
Где работодатель имеет право покупать бланки?
Трудовой кодекс РФ (статья 66) и Правила ведения и хранения трудовых книжек четко регламентируют порядок обеспечения работодателей этими бланками. Согласно законодательству, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Приобретать эти документы можно не где угодно, а только через официальные каналы:
Гознак и его распространители
Бланки трудовой книжки являются документами строгой отчетности и защищенной полиграфической продукции. Их производит исключительно объединение «Гознак». Работодатели не могут покупать бланки у случайных продавцов в переходах или на сомнительных сайтах — такие документы будут недействительными.
Приобрести чистовые бланки можно:
- Через официальных распространителей Гознака. Это специализированные организации, которые заключают договоры с Гознаком на дистрибуцию. Список таких компаний обычно доступен на официальном сайте Гознака.
- В специализированных типографиях и магазинах канцтоваров, которые имеют официальные договоры с распространителями продукции Гознака и могут предоставить соответствующие сертификаты и накладные.
Договоры с типографиями (для крупных организаций)
Крупные предприятия и организации с большим штатом могут заключать прямые договоры на поставку бланков с типографиями, обладающими лицензией на печать защищенной полиграфической продукции; Но на практике большинство работодателей предпочитают работать через официальных дистрибьюторов;
Как правильно оформить покупку?
Поскольку трудовая книжка — это документ строгой отчетности, процесс её приобретения и оприходования должен быть задокументирован:
- Закупка. Покупка осуществляется на основании договора поставки. Работодатель получает товарную накладную и счет-фактуру (или УПД).
- Приходование. Поступившие бланки должны быть приняты бухгалтерией на баланс в качестве материальных ценностей. Они приходуются на счете 10 «Материалы».
- Выдача сотрудникам. При выдаче бланка работнику (в случае первичного оформления трудовой или утери) работодатель взимает с сотрудника плату за бланк в размере расходов на его приобретение (согласно ч. 47 Правил ведения трудовых книжек). По заявлению работника эта сумма может быть удержана из заработной платы.
Ответственность работодателя
Работодатель несет серьезную ответственность за правильное ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Нарушения в этой сфере могут привести к серьезным финансовым и правовым последствиям.
Например, если при увольнении работодатель несвоевременно выдаст сотруднику трудовую книжку, он может быть привлечен к материальной ответственности. Из судебной практики известен случай, когда гражданин обратился в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки. Суд встал на сторону работника, так как из-за задержки документа сотрудник не мог устроиться на новую работу, что повлекло для него материальные убытки.
Важные правила учета
Чтобы избежать проблем, работодателю необходимо соблюдать строгий учет как чистых, так и заполненных бланков:
- Ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все полученные от сотрудников документы.
- Ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в которой отмечается поступление новых бланков от поставщика и их выдача работникам.
- Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Несмотря на глобальную цифровизацию и завершение перехода на ЭТК в 2026 году, бумажная трудовая книжка остается важным документом для тех, кто сохранил за собой право на её ведение. Работодатель обязан приобретать бланки только у официальных распространителей Гознака, строго следить за их учетом и не забывать, что задержка выдачи этого документа при увольнении может обернуться судебными исками и выплатой компенсации работнику за лишение возможности трудиться.