Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, все записи в ней должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда запись об увольнении оказывается ошибочной или незаконной. В таких случаях законодательство предусматривает четкую процедуру признания такой записи недействительной.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно аннулировать неверную запись об увольнении, какие существуют нормативные правила и когда вместо исправления потребуется оформить дубликат документа.
Главное правило: зачеркивание запрещено
Самое важное и строгое правило, которое должен помнить каждый кадровик или работодатель: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (пункт 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Также категорически запрещено использовать старую советскую формулировку «Исправленному верить», поскольку такое исправление не имеет юридической силы и вызовет вопросы у проверяющих органов или будущих работодателей.
Основания для признания записи недействительной
Запись об увольнении может быть признана недействительной в нескольких случаях:
- Техническая ошибка или опечатка. Например, неверно указана дата увольнения, допущена ошибка в должности или неправильно переписана формулировка причины увольнения из приказа.
- Незаконное увольнение, установленное судом. Если работник был восстановлен на работе по решению органа по рассмотрению трудовых споров (суда или трудовой инспекции).
- Изменение формулировки причины увольнения. Например, если суд признал увольнение незаконным и изменил формулировку причины увольнения (скажем, с «уволен за прогул» на «уволен по собственному желанию»).
- Запись внесена ошибочно не в тот раздел.
Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной
Исправление записи производится в том же разделе трудовой книжки, где была допущена ошибка. Процедура выглядит следующим образом:
- В графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней имеющейся в трудовой книжке записью.
- В графе 2 указывается дата внесения исправляющей записи (фактическая дата работы с документом).
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, вносится правильная формулировка (если причина не в полном аннулировании увольнения, а в ошибке формулировки). Если же работник восстанавливается на работе, то после слов о недействительности записи пишется: «Восстановлен на прежней работе» или «Продолжает работать».
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится исправление. Если запись признается недействительной по решению суда, указываются дата и номер решения суда.
Особенности формулировок при увольнении по собственному желанию
Стоит отметить важный нюанс, который часто вызывает споры. Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки: «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор». То есть и в заявлении работника, и в приказе работодателя, и в трудовой книжке при внесении записи об увольнении по собственному желанию можно использовать любое из этих выражений. Это совершенно равнозначно, и разница в этих терминах не является ошибкой, требующей исправления.
Что делать, если бывший работодатель отказывается исправлять ошибку?
Часто бывает так, что ошибку в трудовой книжке допустил прошлый работодатель, а текущий работник обнаружил ее уже на новом месте работы. Для исправления нужны подтверждающие документы:
- Справка от работодателя, допустившего ошибку;
- Заверенные копии приказов о приеме, переводе или увольнении.
Если бывший работодатель отказывается предоставлять такие сведения, или компанию уже не удается найти, или она ликвидировалась (закрылась), у работника есть два выхода:
- Обратиться в государственный архив (п. 12, п. 30 Порядка), где хранятся документы ликвидированных организаций.
- Обратиться в суд с требованием обязать работодателя исправить запись или установить факт трудовых отношений.
Когда нужно оформлять дубликат трудовой книжки?
Не во всех случаях достаточно просто признать запись недействительной. Есть ситуации, когда исправления в бумажной трудовой книжке не вносятся, а оформляется ее дубликат. Это необходимо сделать, если:
- Трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела и т.д.);
- Трудовая книжка потеряна или украдена;
- В трудовой книжке имеется запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной.
В последнем случае работник имеет право потребовать оформить дубликат, в котором не будет этой незаконной записи об увольнении. По актуальным правилам 2026 года, работодатель обязан выдать такой дубликат в течение 15 дней с момента подачи соответствующего заявления работника.
Признание записи об увольнении недействительной — это строго регламентированная процедура, не допускающая самодеятельности. Главное помнить: зачеркивать ничего нельзя, исправления вносятся путем добавления новой записи со ссылкой на правильный приказ или решение суда. При наличии сомнений или спорных ситуаций всегда можно опираться на судебную практику, архивные выписки или актуальные образцы заполнения трудовых книжек на текущий 2026 год.