В трудовой книжке иногда возникает необходимость признать ранее внесённую запись недействительной. Это может быть связано с ошибкой при оформлении приказа, аннулированием трудового договора, неправильным указанием должности и т.д. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативная база и готовые образцы заполнения, актуальные на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 год).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к Порядку).
• ФЗ «О персональных данных» – при работе с данными сотрудников необходимо соблюдать конфиденциальность.

Согласно пункту 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, исправления допускаются только путем внесения новой записи, в которой указывается, что прежняя запись считается недействительной. Прямое стирание, замазывание или использование корректирующей жидкости запрещено.

Когда требуется запись о недействительности

• Ошибка в номере приказа о приёме/переводе/увольнении.
• Неправильное указание должности, профессии, подразделения.
• Аннулирование трудового договора (например, по решению суда).
• Дублирование записи (одно и то же событие внесено дважды).
• Несоответствие данных трудовой книжки с данными в личной карточке сотрудника.

Порядок внесения записи о недействительности

1. Подготовьте основание – приказ, распоряжение, решение суда или иной документ, на основании которого запись признаётся недействительной.
2. Определите номер записи, которую нужно аннулировать (графа 1 трудовой книжки).
3. Внесите новую запись в следующую свободную строку:
• Графа 1 – порядковый номер новой записи.
• Графа 2 – дата внесения записи (текущая дата).
• Графа 3 – формулировка: «Запись за номером __ недействительна.» (вместо прочерка указывается номер ошибочной записи). После этого можно сразу добавить правильную информацию, если она требуется (например, «Принят на должность …»).
• Графа 4 – реквизиты документа, послужившего основанием для признания недействительной (наименование, номер и дата приказа, решения суда и т.п.).
4. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
5. Уведомление сотрудника – работнику выдаётся копия изменённой страницы трудовой книжки либо справка о внесении исправления.

Образец заполнения

Если требуется аннулировать несколько подряд идущих записей, формулировка может быть объединённой:

Записи за номерами 3, 4, 5 недействительны. Принят на должность бухгалтера.

Особенности исправления разных разделов трудовой книжки

Раздел «Сведения о работе»

Самый частый раздел, где требуется признать запись недействительной. Следует указывать номер ошибочной записи, дату и номер приказа, на основании которого была сделана ошибочная запись, а затем – правильные сведения о приёме, переводе или увольнении.

Раздел «Сведения о награждениях»

Если ошибочно внесено награждение, формулировка аналогична: «Запись за номером __ недействительна.» После этого можно внести правильное награждение или оставить графу пустой, если награждения не было.

Раздел «Сведения о профессии, специальности, квалификации»

Ошибки в этой части исправляются тем же способом. Важно, чтобы в графе 4 был указан приказ о переаттестации, повышении квалификации или иной документ, подтверждающий правильные сведения.

Что делать, если запись ошибочно признана недействительной?

Если после внесения записи о недействительности выяснится, что исходная запись была верной, необходимо:

1. Признать ошибочную запись о недействительности самой недействительной (т.е. внести новую запись, указывающую, что предыдущая запись о недействительности недействительна).
2. Восстановить исходную верную запись (если она была стёрта или испорчена – оформить дубликат трудовой книжки).
3. Указать в графе 4 основание – приказ отменяющий предыдущий приказ о признании недействительности.

Пример формулировки:

Запись за номером 12 недействительна. Запись за номером 5 действительна.

Когда требуется оформлять дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Трудовая книжка утрачена, повреждена или испорчена до такой степени, что внесение исправлений невозможно.
• После признания недействительной записи осталось слишком мало свободного места для дальнейших записей.
• По решению уполномоченного органа (например, трудовой инспекции) в связи с множественными ошибками.

Порядок оформления дубликата регулируется пунктом 34 Порядка ведения и хранения трудовых книжек: сотрудник подаёт заявление, работник отдела кадров проверяет стаж по личной карточке и другим документам, после чего заполняет бланк дубликата, заверяет его подписью и печатью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную запись?

Нет. Прямое исправление (зачёркивание, использование корректирующей жидкости) запрещено пунктом 31 Порядка.

Нужно ли получать согласие сотрудника на внесение записи о недействительности?

Согласие не требуется, но сотрудник должен быть уведомлён о внесённом изменении и получить копию страницы трудовой книжки.

Какой срок хранения у приказов, послуживших основанием для признания недействительной записи?

Приказы хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Можно ли объединить несколько ошибок в одной записи?

Да, если ошибки идут подряд в одной графе, допускается одна запись вида: «Записи за номерами 2, 3, 4 недействительны.»

Внесение записи о недействительности в трудовую книжку – это строго регламентированная процедура, направленная на сохранение достоверности трудового стажа сотрудника. Соблюдение порядка, указанного в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, использование правильной формулировки и указание точных реквизитов основания позволяют избежать споров с работником и контролирующими органами.

Помните:

• Всегда ссылайтесь на конкретный приказ или решение, которое послужило основанием.
• Указывайте точный номер ошибочной записи.
• Заверяйте запись подписью и печатью организации.
• При сомнениях – оформляйте дубликат трудовой книжки.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректность и законность ведения трудовых книжек в вашей организации.