В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые отношения не исключение. Электронная трудовая книжка (ЭТК) становится все более актуальной, и работодателям необходимо учитывать ее в своих документах, в частности, в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно прописать информацию об ЭТК в ПВТР, чтобы соответствовать действующему законодательству.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, формируемый и хранящийся в электронном виде. С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, не имеющих трудового стажа до 1 января 2021 года, должны фиксироваться только в электронном виде. С 1 января 2025 года все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде.

Законодательная база

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы ведения электронных трудовых книжек, является Федеральный закон № 439-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» от . Также необходимо учитывать Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).

Как прописать ЭТК в правилах внутреннего трудового распорядка?

В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо отразить следующие моменты, касающиеся электронных трудовых книжек:

Общие положения об ЭТК

• Укажите, что работодатель ведет трудовые книжки работников в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ.
• Подчеркните, что сведения о трудовой деятельности работников формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
• Укажите, что работник имеет право на получение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде.

Порядок ведения ЭТК

• Опишите порядок внесения сведений о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку. Укажите, что сведения вносятся работодателем в электронном виде.
• Укажите, что работник может ознакомиться со своими сведениями в электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуг.
• Укажите, что работник может запросить бумажную версию трудовой книжки, если это предусмотрено законодательством или его индивидуальным заявлением.

Права и обязанности работника

• Укажите, что работник имеет право на получение электронного доступа к своей трудовой книжке.
• Укажите, что работник обязан сообщать работодателю о любых изменениях в своих персональных данных, которые могут повлиять на сведения о трудовой деятельности.
• Укажите, что работник может в любой момент передумать и перейти на бумажную трудовую книжку, если это предусмотрено законодательством.

Ответственность сторон

• Укажите ответственность работодателя за нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек.
• Укажите ответственность работника за предоставление недостоверных сведений о своей трудовой деятельности.

Пример формулировки для ПВТР

Раздел «Трудовые книжки»
Работодатель ведет трудовые книжки работников в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .
Сведения о трудовой деятельности работников формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
Работник имеет право на получение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуг.
Работодатель обязан обеспечить работнику доступ к его электронной трудовой книжке.
Работник обязан сообщать работодателю о любых изменениях в своих персональных данных, которые могут повлиять на сведения о трудовой деятельности.
В случае отказа работника от ведения электронных сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе.

Важные моменты

• Согласие работника: Перевод работника на электронную трудовую книжку возможен только с его согласия.
• Бумажный вариант: Работодатель обязан предоставить работнику бумажную трудовую книжку, если работник ее запросил или если это предусмотрено законодательством.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись: Для формирования электронных сведений о трудовой деятельности работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
• Обучение персонала: Необходимо обучить сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, работе с электронными трудовыми книжками.

Включение информации об электронных трудовых книжках в правила внутреннего трудового распорядка является важным шагом для соответствия требованиям законодательства и обеспечения прозрачности трудовых отношений. Тщательно пропишите все необходимые положения, чтобы избежать возможных нарушений и споров с работниками. Регулярно обновляйте информацию в ПВТР, чтобы учитывать изменения в законодательстве.