Цифровизация трудовых отношений в России завершила свой переходный этап‚ и к маю 2026 года электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным инструментом фиксации стажа. Однако у работодателей до сих пор возникает важный вопрос: как проверить достоверность сведений о стаже нового сотрудника‚ если он отказывается предоставлять бумажный аналог или перешел на «цифру»?
В этой статье мы подробно разберем юридические нюансы‚ способы проверки данных и действия работодателя при приеме на работу в текущих реалиях.
Главное правило: кто владеет информацией?
Самое важное‚ что должен помнить работодатель: прямой доступ к электронной трудовой книжке сотрудника у организации отсутствует.
Согласно действующему законодательству и разъяснениям Социального фонда России (СФР)‚ сведения о трудовой деятельности являются персональными данными работника. Работодатель не может самостоятельно зайти в систему и посмотреть историю трудоустройства кандидата без его ведома.
При приеме на работу:
- Если работник ведет бумажную трудовую книжку‚ он обязан предоставить ее оригинал.
- Если работник перешел на ЭТК‚ он обязан предоставить выписку (сведения о трудовой деятельности)‚ полученную из официальных источников.
Таким образом‚ первичная проверка возможна только через документы‚ предоставленные самим соискателем.
Как работнику получить выписку из ЭТК?
Для того чтобы вы могли проверить стаж кандидата‚ попросите его сформировать актуальную выписку. В 2026 году это можно сделать несколькими способами‚ которые занимают всего несколько минут:
- Портал «Госуслуги»: Самый быстрый способ. Сотрудник заказывает услугу «Выписка из электронной трудовой книжки»‚ и документ приходит в личный кабинет в формате PDF с электронной подписью.
- Личный кабинет на сайте СФР (бывший ПФР): Через официальный сайт Социального фонда России.
- МФЦ: Личное обращение в любой центр «Мои документы».
- Клиентская служба СФР: Личный визит в отделение фонда.
Совет: Попросите кандидата предоставить именно файл с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это гарантирует‚ что документ не был отредактирован в графическом редакторе.
Алгоритм проверки сведений для работодателя
Получив от соискателя выписку‚ HR-специалист или руководитель должен провести следующие проверки:
Проверка формата и подписи
Убедитесь‚ что документ сформирован официальным органом. В выписке должна стоять отметка о том‚ что документ подписан электронной подписью уполномоченного лица СФР. Если вам принесли скриншот или просто напечатанный текст без цифровой подписи — это не является официальным документом.
Анализ содержимого
Внимательно изучите строки в выписке:
- Проверьте хронологию: нет ли «разрывов» в стаже‚ которые кандидат не озвучил.
- Обратите внимание на основания увольнения. В ЭТК вносятся точные формулировки со ссылкой на статьи ТК РФ (например‚ «по собственному желанию» или «по соглашению сторон»).
- Сверьте даты приема и увольнения с данными‚ указанными в резюме и рассказе кандидата.
Проверка статуса бумажной книжки
В выписке из ЭТК обязательно содержится информация о том‚ подал ли работник заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
- Если отказ подан: Бумажная книжка осталась у предыдущего работодателя (или на руках‚ но не ведется). Вы обязаны вести учет только в электронном виде и сдавать отчетность в СФР.
- Если отказ не подан: Теоретически у работника должна быть бумажная трудовая книжка‚ которую он обязан предоставить. Если он утверждает‚ что «перешел на электронную»‚ но формального отказа в системе нет‚ это юридический казус‚ требующий уточнения.
Что делать‚ если в записях обнаружены ошибки?
Бывают ситуации‚ когда при проверке выписки обнаруживаются некорректные данные (неверная дата‚ ошибочная должность или основание увольнения).
Важно: Новый работодатель не имеет права исправлять ошибки‚ допущенные предыдущими организациями‚ путем внесения новых записей «от себя».
Действия в случае ошибки:
- Сообщите работнику о выявленной неточности.
- Объясните‚ что для исправления ему необходимо обратиться к предыдущему работодателю‚ допустившему ошибку.
- Предыдущий работодатель должен подать корректирующие сведения в СФР.
- Только после обновления данных в системе СФР и получения новой выписки можно считать проверку завершенной.
Частые вопросы работодателей (FAQ)
Может ли работодатель сам запросить данные в СФР?
Нет. Без нотариально заверенной доверенности от работника или его письменного согласия‚ поданного через специальные каналы связи‚ работодатель не может получить доступ к базе данных СФР напрямую. Основной канал получения информации — сам работник.
Что если кандидат отказывается давать выписку?
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ при приеме на работу гражданин обязан предъявить документы‚ подтверждающие его стаж и квалификацию. Если бумажной трудовой нет (из-за перехода на ЭТК)‚ единственным документом‚ заменяющим ее‚ является выписка. Отказ в предоставлении сведений о стаже может стать законным основанием для отказа в приеме на работу‚ так как работодатель не может выполнить свою обязанность по учету стажа.
Нужно ли хранить бумажную копию выписки?
Да. Выписку из ЭТК (распечатанную и заверенную подписью работника или полученную в электронном виде с ЭЦП) необходимо подшить в личное дело сотрудника или хранить в архиве кадровых документов наравне с копиями дипломов и паспортов.
Проверка электронной трудовой книжки в 2026 году — это процесс‚ построенный на взаимодействии работодателя и сотрудника. Ключевым моментом остается требование предоставить официальную выписку через портал Госуслуг или СФР.
Помните: электронная трудовая книжка не упраздняет необходимость проверки стажа‚ а лишь меняет формат получения информации. Грамотная проверка выписки обезопасит компанию от приема сотрудников со скрытым негативным опытом и обеспечит правильный расчет будущего пенсионного стажа работника.