Увольнение сотрудника у индивидуального предпринимателя (ИП) — это процесс, требующий строгого соблюдения законодательных норм. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали стандартом для большинства работников, а бумажные сохранились только для тех, кто подал соответствующее заявление до 2021 года или потерял данные, правила заполнения остаются жестко регламентированными. Ошибки в записях могут привести к проблемам у сотрудника при получении пенсии или нового места работы, а также к штрафам для предпринимателя.
Нормативная база и основные правила
При внесении записей об увольнении необходимо опираться на следующие документы:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), определяет основания для увольнения.
- Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Именно этот документ является главным руководством для кадровика или ИП в 2026 году.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (в части, не противоречащей новому Порядку).
Важно помнить: с 2021 года ИП, как и организации, обязаны передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1 (раздел 1.1) при приеме, увольнении и переводе сотрудников. Запись в бумажной трудовой (если она ведется) и данные в ЕФС-1 должны полностью совпадать.
Особенности увольнения от имени ИП
Главное отличие заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем от организации заключается в графе 3 («Сведения о приеме на работу…»). ИП не указывает полное наименование организации, так как он не является юридическим лицом.
В этой графе сразу после порядкового номера записи пишется:
- Наименование должности, на которую принят работник (или с которой увольняется).
- Основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
Пример: Если увольняется бухгалтер, запись начинается не с названия ИП «Иванов», а сразу с должности: «Бухгалтер». Однако, в графе 4 («Основание») обязательно указываются реквизиты приказа самого предпринимателя.
Алгоритм заполнения записи об увольнении
Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день). Она должна быть заверена подписью работодателя (ИП) и подписью работника.
Пошаговая инструкция:
- Графа 1 (№ записи): Ставится следующий порядковый номер после последней записи о приеме или предыдущих операциях.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (последний рабочий день). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3 (Сведения о работе):
- Пишется должность, с которой увольняется сотрудник.
- Указывается причина увольнения со ссылкой на пункт и статью ТК РФ.
- Если увольнение происходит в связи с прекращением деятельности ИП, формулировка будет отличаться от увольнения по собственному желанию.
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид документа (приказ или распоряжение), его номер и дата.
Пример: Приказ ИП Петрова А.А. от № 12-к.
Образцы записей для разных ситуаций
Ниже приведены примеры правильного заполнения графы 3 для наиболее частых случаев увольнения у ИП.
Увольнение по собственному желанию
Самый распространенный случай. Сотрудник пишет заявление, ИП издает приказ.
Текст записи:
Менеджер по продажам Иванов Петр Сергеевич уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с прекращением деятельности ИП
Если индивидуальный предприниматель закрывает бизнес и вынужден сократить штат. Это увольнение по инициативе работодателя.
Текст записи:
Водитель-экспедитор Сидоров Иван Иванович уволен в связи с прекращением деятельности индивидуального предпринимателя, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: В этом случае ИП обязан предупредить сотрудника за 2 месяца и выплатить выходное пособие.
Увольнение по соглашению сторон
Текст записи:
Кассир Смирнова Анна Петровна уволена по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчет ЕФС-1
В 2026 году подавляющее большинство работников ведут трудовые книжки только в электронном виде. Для таких сотрудников ИП не делает записей в бумажный документ (даже если он хранится у работодателя), а обязан:
- Издать приказ об увольнении.
- Подать форму ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Выдать работнику справку СТД-Р (по его заявлению) или сообщить о том, что сведения переданы в СФР.
Данные в форме ЕФС-1 должны дословно соответствовать тому, что было бы написано в бумажной трудовой книжке (должность, статья увольнения, дата).
Частые ошибки и ответственность
При заполнении трудовых книжек ИП часто допускают следующие ошибки:
- Сокращения: Нельзя писать «ст.», «п.», «ТК»; Необходимо писать полностью: «статья», «пункт», «Трудового кодекса».
- Неверная ссылка на закон: Часто путают пункты статьи 77 и статьи 81 ТК РФ. Важно точно знать основание.
- Отсутствие подписи работника: Если запись в бумажной книжке не заверена подписью сотрудника, она может быть признана недействительной.
- Записи карандашом или с исправлениями: Любые помарки, подчистки и зачеркивания запрещены. Ошибка исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой.
За нарушение порядка ведения трудовых книжек и несвоевременную подачу сведений в СФР на ИП могут быть наложены административные штрафы.
Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — это гарантия защиты прав работника и спокойствия предпринимателя. Независимо от формы ведения учета (бумажная или электронная), ключевыми моментами остаются точность формулировок, соответствие дат в приказе и трудовой, а также своевременная передача данных в Социальный фонд. Всегда проверяйте актуальность статей ТК РФ и требований Приказа Минтруда № 320н перед внесением записи.