С 1 января 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК).
Для большинства работников это значит, что их трудовая история будет храниться в цифровом виде, а не в традиционной бумажной книжке.
Но как точно узнать, ведёться ли у вас электронная книжка, а не бумажная? В статье мы разберём все способы проверки, необходимые документы и основные отличия двух форматов.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это официально признанный документ, содержащий те же сведения, что и бумажная трудовая книжка:

• ФИО работника, дата рождения, СНИЛС;
• Даты приёма и увольнения;
• Наименования организаций‑работодателей;
• Должности, разряды, сведения о стажировках, командировках и пр.

Разница лишь в том, что запись делается в единой государственной информационной системе (СФР – Система Фондового Регистра).
ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант, а выписка из неё считается равнозначной оригиналу.

Почему важно знать, какой формат у вас?

От этого зависят:

1. Как быстро получить выписку о трудовом стаже (через Госуслуги или ПФР);
2. Каким образом будет оформляться новое трудоустройство (при переходе с бумажной на электронную форму требуется заявление);
3. Какие документы нужно предъявлять работодателю при проверке стажа.

3.1 Через портал «Госуслуги»

Самый простой и быстрый способ – зайти в личный кабинет на gosuslugi.ru.

1. Войдите в систему, используя подтверждённый логин и пароль.
2. Перейдите в раздел «Документы» → «Трудовая книжка и стаж» (иногда путь может выглядеть как «Пенсия и соцстрахование» → «Электронная трудовая книжка»).
3. Откройте карточку Электронная трудовая книжка. Если запись присутствует – у вас уже заведена ЭТК.
4. Нажмите кнопку «Скачать выписку» – документ будет доступен в PDF‑формате и может быть сохранён на ваш компьютер или телефон.

3.2 Через личный кабинет ПФР

Если у вас нет доступа к «Госуслугам», можно воспользоваться сайтом Пенсионного фонда России:

1. Авторизуйтесь через Единый портал государственных услуг или Смарт‑идентификацию.
2. В меню выберите «Сведения о трудовом стаже» → «Электронная трудовая книжка».
3. Система отобразит список всех записей. Если список пуст – вероятно, у вас пока только бумажная книжка.

3.3 Через СЗВ‑ТД (Система учёта записей о трудовой деятельности)

В карточке сотрудника в СЗВ‑ТД можно увидеть статус:

• Если напротив «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указана дата (например, 30.10.20) – это значит, что в данный момент ведётся бумажная трудовая книжка.
• Если запись отсутствует, а в разделе «Электронная трудовая книжка» есть данные – у вас ЭТК.

3.4 Через работодателя

Работодатель обязан предоставить вам сведения о том, в каком виде ведётся ваша трудовая книжка. Для этого:

1. Спросите у отдела кадров или HR‑менеджера: «Ведётся ли у меня электронная трудовая книжка?»;
2. Попросите выдать выписку из ЭТК (можно получить в виде PDF‑файла) или, если книжка бумажная – бумажную выписку.
3. Если работодатель не может ответить, попросите показать запись в СЗВ‑ТД или в личном кабинете ПФР.

Какие документы нужны для доступа к ЭТК?

Для подтверждения личности при получении выписки (в т.ч. в МФЦ) понадобятся:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• При необходимости – ИНН.

Эти же документы требуются, если вы решите оформить запрос в офис «Мои документы» – сотрудники распечатают бумажную версию выписки из ЭТК.

Как оформить выписку из электронной трудовой книжки?

5.1 Онлайн (Госуслуги)

1. Войдите в личный кабинет.
2. Найдите раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Сформировать выписку». Выберите период (все записи или только за последние 5 лет).
4. Подтвердите запрос (можно использовать СМС‑код или приложение «Госуслуги»).
5. Выписка будет готова в течение нескольких минут и отправлена на ваш e‑mail, а также будет доступна для скачивания.

5.2 Через МФЦ

Если вы предпочитаете получить бумажный документ:

1. Возьмите паспорт и СНИЛС.
2. Запишитесь в ближайший МФЦ (можно онлайн через mfc.ru).
3. Заполните форму СТД‑СФР (запрос выписки из СФР) или СТД‑Р (запрос от работодателя).
4. Сотрудники МФЦ оформят запрос в ПФР и выдадут вам бумажную копию выписки.

Что делать, если у вас пока нет ЭТК, но вы хотите перейти на электронный формат?

1. Подайте заявление о переходе в электронную форму в отдел кадров (форма обычно называется «Заявление о переводе трудовой книжки в электронный вид»).
2. Работодатель в течение 30 дней обязан оформить ваш переход и передать данные в СФР.
3. После подтверждения в системе вы сможете увидеть свою ЭТК в личном кабинете «Госуслуги».

Краткое сравнение: бумажная vs электронная трудовая книжка

Часто задаваемые вопросы

8.1 Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК работодатель сохраняет бумажный оригинал до полного завершения переноса данных. Оба документа могут сосуществовать, но в официальных справках приоритет имеет та форма, в которой указано «Ведётся электронная трудовая книжка».

8.2 Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о работе?

Сначала проверьте, правильно ли указан ваш СНИЛС в системе. Если всё верно, обратитесь к работодателю с просьбой оформить запись. При необходимости подайте жалобу в ПФР.

8.3 Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?

Да. Выписку из ЭТК можно скачать в PDF и распечатать. Она будет иметь юридическую силу, как и бумажный оригинал.

Понять, является ли ваша трудовая книжка электронной, можно несколькими способами: через портал «Госуслуги», личный кабинет ПФР, СЗВ‑ТД или напрямую у работодателя.
Для получения выписки достаточно иметь при себе паспорт и СНИЛС, а процесс полностью цифровой и занимает минимум времени.
Если вы всё ещё используете бумажный вариант, подумайте о переходе – это упростит проверку стажа, ускорит оформление пенсии и избавит от риска потери документа.

Помните, что электронная выписка равнозначна бумажной, и её можно хранить в любом удобном для вас электронном носителе.

Дата публикации: