С 1 января 2021 года в России начал действовать механизм электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 1 января 2026 года переходный период завершается. Это означает, что с этого момента все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде. Однако многие работодатели сталкиваются с вопросом: как проверить и подтвердить общий трудовой стаж нового сотрудника, если у него нет бумажной трудовой книжки?
🔴 Самое главное помнить
Работодатель НЕ имеет права самостоятельно запрашивать полную историю трудовой деятельности сотрудника у прежних работодателей или в государственных органах. Сведения о предыдущих местах работы могут быть получены только от самого работника. Это прямо следует из ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и разъяснений Минтруда.
Почему работодатель не видит полную электронную книжку?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это личный документ работника, аналогичный бумажному. Информация в нее вносится каждым работодателем только за период работы у него. Работодатель, принимающий человека на работу, видит в своей системе (например, в 1С) только запись о предыдущем месте работы, но не имеет доступа к полной истории, хранящейся в Социальном фонде России (СФР, ранее ПФР).
Как сотрудник может предоставить данные о своем стаже?
При трудоустройстве сотрудник, имеющий ЭТК, должен самостоятельно получить и представить работодателю документы, подтверждающие его стаж. Вот основные способы:
Запросить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р)
- Этот документ содержит сведения о работе только у последнего или конкретного работодателя.
- Заказать выписку можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Заказ справок и документов»).
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
- Обратившись в МФЦ («Мои документы»).
- Через работодателя по последнему месту работы (по форме СТД-Р).
- Важно: Эта выписка подтвердит стаж только за период работы в данной организации.
Запросить справку о трудовом стаже из СФР (форма СТД-ПФР)
- Это полная выписка из сведений о трудовой деятельности, которые хранятся в Социальном фонде России.
- Она включает все периоды работы, учтенные в системе, и используется для подтверждения страхового стажа (для пенсии).
- Заказать можно:
- Через личный кабинет на сайте СФР.
- Через Госуслуги.
- В МФЦ.
- Письменным заявлением в отделение СФР.
- Стоимость: Бесплатно (первая выписка в году).
Использовать другие документы (для периодов до )
Для подтверждения стажа, сформированного до введения ЭТК, могут быть приняты:
- Бумажная трудовая книжка (если она была и не заменена).
- Справки, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты, выданные прежними работодателями или архивами.
- Дипломы об образовании, удостоверения о квалификации (если стаж считается с момента окончания учебного заведения по соответствующей специальности).
Что должен сделать работодатель при приеме на работу?
Запросить у сотрудника: Выписку СТД-Р (за последнее место) и/или справку СТД-ПФР (полную историю).
Проверить: Совпадают ли данные в выписке с информацией, указанной в заявлении о приеме на работу (фамилия, имя отчество, даты работы, должность).
Уточнить: Если в выписке есть периоды, не подтвержденные документально, сотрудник должен предоставить дополнительные справки (из архивов, от прежних работодателей).
Особенности расчета стажа для больничного
Для определения права на больничное и его оплату учитывается общий трудовой стаж. Если у сотрудника ЭТК:
- Работодатель обязан запросить у сотрудника выписку СТД-ПФР (полную справку из СФР), чтобы увидеть весь стаж.
- Если сотрудник не имеет такой выписки, он должен ее получить самостоятельно через Госуслуги или СФР.
- Стаж за первые 3 дня больничного (которые оплачиваются по среднему заработку) рассчитывается на основании всех предшествующих периодов работы, а не только за последнего работодателя.
Краткая инструкция для сотрудника (шаги)
- Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги или на сайте Социального фонда России (СФР).
- В личном кабинете найдите раздел «Заказ справок и документов» или «Справки о трудовом стаже».
- Закажите справку о трудовом стаже (форма СТД-ПФР) — это полная выписка.
- Дополнительно можно заказать выписку из трудовой книжки (форма СТД-Р) за конкретный период или работодателя.
- Полученные электронные документы (подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью) распечатайте и предоставьте новому работодателю.
Краткая инструкция для работодателя (шаги)
- При приеме на работу попросите кандидата предоставить выписку СТД-ПФР (полную справку) и/или выписку СТД-Р (за последнее место).
- Проверьте подлинность документа: на выписке должен быть QR-код и электронная подпись СФР. Подлинность можно проверить на сайте СФР.
- Ознакомьтесь с данными и примите их к сведению.
- Не пытайтесь запрашивать информацию о сотруднике напрямую в СФР или у предыдущих работодателей. Это нарушение закона о персональных данных.
- Для своих целей (расчет больничного, пенсионных отчислений) используйте данные из предоставленной выписки.
- Полный стаж сотрудника с ЭТК подтверждается только справкой СТД-ПФР из СФР.
- Работодатель не видит историю работы сотрудника у других организаций. Получить ее может только сам сотрудник.
- Для приема на работу достаточно выписки СТД-Р (за последнее место) и/или справки СТД-ПФР.
- Все запросы и получение документов должны осуществляться с согласия работника.
- Основные каналы для получения документов: Госуслуги, сайт СФР, МФЦ.
- Для расчета больничного и пенсии учитывается общий стаж, поэтому справка СТД-ПФР необходима.
Информация в статье актуальна на 2026 год и основана на нормативных актах (ТК РФ, Постановление Правительства № 585н) и официальных разъяснениях Минтруда и СФР.