С 1 января 2021 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершился: все новые сотрудники, поступающие на работу после 31 декабря 2020 года, должны иметь исключительно электронную трудовую книжку; Для работодателей это означает изменения в процедуре приема на работу, сборе документов и взаимодействии с органами социальной защиты. В этой статье подробно разберем, где и как работодатель может проверить наличие электронной трудовой книжки у кандидата, какие документы требовать и как правильно оформить трудовые отношения в соответствии с законодательством.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие значимые события. Важно понимать:
- ЭТК, это не скан или фото бумажной книжки.
- ЭТК — это электронный документ, хранящийся в информационной системе СФР (Социального фонда России).
- Все данные в ЭТК вносятся работодателем через специальные отчеты, а не вручную.
Как работодателю узнать, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?
Работодатель не имеет прямого доступа к базе СФР для просмотра истории трудовой деятельности кандидата. Это означает, что вы не можете войти в личный кабинет СФР и посмотреть, где работал человек ранее. Однако есть четкий алгоритм проверки наличия ЭТК при приеме на работу.
Шаг 1: Попросите у кандидата документы
При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы (ст. 65 ТК РФ):
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Трудовая книжка (бумажная) или выписка из ЭТК.
Ключевой момент: если у кандидата нет бумажной трудовой книжки, это может означать одно из двух:
- Он впервые устраивается на работу после — тогда у него нет бумажной книжки, но есть ЭТК.
- Он утратил бумажную книжку — тогда он должен предоставить выписку из ЭТК или заявление об утрате.
Шаг 2: Проверьте наличие выписки из ЭТК
Если у кандидата нет бумажной трудовой книжки, он обязан предоставить выписку из электронной трудовой книжки. Выписка может быть:
- Электронная — в виде PDF-файла с электронной подписью, полученного через Госуслуги.
- Бумажная — распечатанная выписка, заверенная печатью и подписью работодателя (если выписка была получена ранее у предыдущего работодателя).
Важно! Выписка из ЭТК содержит:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- Список всех мест работы с датами приема и увольнения;
- Должности и специальности;
- Подпись уполномоченного лица и печать (если бумажная).
Шаг 3: Проверьте СНИЛС через Госуслуги (опционально)
Работодатель не может напрямую войти в личный кабинет работника на Госуслугах. Однако вы можете попросить кандидата показать свою страницу на портале Госуслуг, где в разделе «Трудовая деятельность» отображается статус ЭТК:
- Если написано: «Электронная трудовая книжка» — значит, у работника есть ЭТК, и бумажная книжка не ведется.
- Если написано: «Трудовая книжка в бумажном виде» — значит, у работника есть бумажная книжка, и ЭТК отсутствует.
Это не замена документу, но помогает убедиться в достоверности информации.
Что делать, если у кандидата нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?
Если работник впервые устраивается на работу (например, молодой специалист, выпускник вуза), то у него не может быть ни бумажной, ни электронной трудовой книжки. В этом случае:
- Работник подает заявление о приеме на работу.
- Работодатель оформляет новую электронную трудовую книжку — автоматически, при подаче отчета ЕФС-1 в СФР.
- Бумажная трудовая книжка не оформляется — закон запрещает это с 2021 года для новых сотрудников.
Важно! Если работник ранее работал, но потерял бумажную книжку и не оформил ЭТК — он должен подать заявление в СФР о формировании ЭТК на основе имеющихся данных. Работодатель в этом случае может запросить у него выписку из ЭТК, полученную через Госуслуги или МФЦ.
Как работодатель формирует ЭТК при приеме на работу?
После подписания трудового договора работодатель обязан в течение одного рабочего дня подать в СФР отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). В этом отчете указываются:
- Регистрационный номер работодателя в СФР;
- Наименование организации, ИНН, КПП;
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Дата приема на работу;
- Должность по штатному расписанию;
- Код профессии по ОКЗ (Общероссийский классификатор профессий).
После отправки отчета СФР автоматически создает электронную трудовую книжку и привязывает ее к СНИЛС работника. Все последующие изменения (переводы, увольнения, повышения) также фиксируются через отчеты СЗВ-ТД.
Можно ли работодателю посмотреть историю работы кандидата в ЭТК?
Нет, нельзя. Это ключевое правило. Работодатель не имеет права и не может получить доступ к истории трудовой деятельности кандидата через СФР или любые другие базы. Даже если у работника есть ЭТК, вы не увидите, где он работал раньше, это конфиденциальная информация, доступная только самому работнику.
Единственный способ узнать историю трудовой деятельности — это выписка из ЭТК, которую предоставил сам работник.
Что делать, если работник предоставил бумажную трудовую книжку?
Если работник предоставил бумажную трудовую книжку, это означает, что он выбрал сохранить бумажный формат. Это его право — по закону, каждый работник может до 31 декабря 2025 года подать заявление о выборе формата. Если он не подавал заявление о переходе на ЭТК, то:
- Вы продолжаете вести бумажную трудовую книжку;
- ЭТК не создается;
- Все изменения вносятся вручную в бумажную книжку.
Однако, если работник подал заявление о переходе на ЭТК, то после его приема на работу вы должны:
- Сделать копию всех записей из бумажной книжки;
- Подать отчет ЕФС-1 с подразделом 1.1 — в нем указать, что работник переходит на ЭТК;
- Внести в ЭТК все сведения из бумажной книжки;
- Заверить бумажную книжку надписью: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид» и поставить печать.
Какие документы должен предоставить работник при приеме на работу в 2026 году?
В 2026 году список документов при приеме на работу выглядит так:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Один из двух вариантов:
- Бумажная трудовая книжка (если работник не переходил на ЭТК);
- Выписка из ЭТК (если работник имеет электронную трудовую книжку);
- Документ об образовании (если требуется по должности);
- Справка об отсутствии судимости (по требованию должности);
- Фото 3х4 (если требуется).
Где получить выписку из ЭТК?
Работник может получить выписку из ЭТК в следующих местах:
- На портале Госуслуг, через личный кабинет (самый удобный способ);
- В МФЦ, по заявлению;
- В отделении Пенсионного фонда;
- У предыдущего работодателя, если он еще ведет бумажную книжку и предоставил выписку.
Выписка оформляется в виде PDF-файла с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и имеет юридическую силу.
В 2026 году работодатель должен действовать по следующему алгоритму:
- Просите у кандидата бумажную трудовую книжку или выписку из ЭТК — это обязательный документ.
- Не запрашивайте доступ к личному кабинету СФР или Госуслуг, это нарушение закона о персональных данных.
- Если книжки нет — оформляйте ЭТК через отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1).
- Если есть бумажная книжка, уточните, хочет ли работник перейти на ЭТК — если да, оформите переход.
- Никогда не вносите данные в ЭТК вручную, только через официальные отчеты в СФР.
- Сохраняйте все заявления работников о выборе формата трудовой книжки, это ваша документальная защита.
Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, а обязательный элемент кадрового учета в современной России. Правильное оформление при приеме на работу избавит вас от штрафов, споров и ошибок при расчете стажа, пенсий и компенсаций.
Совет: Обучите своих кадровиков работе с формами ЕФС-1 и СЗВ-ТД. Используйте программы 1С:ЗУП, которые автоматически генерируют нужные отчеты и отправляют их в СФР — это сэкономит время и исключит ошибки.
Помните: ваша задача — не проверять прошлое работника, а правильно зафиксировать его будущее. Электронная трудовая книжка — это инструмент для защиты прав работника и упрощения работы работодателя. Используйте ее правильно — и все будет в порядке.