С 2021 года работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, в некоторых случаях допускается хранение бумажной версии. Если вы хотите убедиться, что ваш стаж учитывается правильно, вам необходимо проверить наличие и корректность ЭТК. Ниже приведены пошаговые инструкции, где и как это можно сделать.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Цифровой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку.
- Ведётся в системе 1С:ЗУП (или аналогичной).
- Содержит сведения о трудовом стаже, должностях, начислениях и т.д.
- Подтверждается печатью и подписью работодателя.
Когда компания обязана вести только ЭТК?
Согласно приказу Минтруда РФ от 2021 г., все работодатели, принимающие на работу граждан РФ, обязаны вести только электронные трудовые книжки. Исключения возможны только в следующих случаях:
- Работодатель не имеет доступа к 1С:ЗУП.
- Сотрудник работает в организации, где не реализован электронный документооборот.
- Сотрудник находится в отпуске по беременности и родам, военной службе и т.п., где допускается хранение бумажных записей.
Как проверить наличие ЭТК у работодателя?
Запрос в отдел кадров
Самый простой способ – обратиться в отдел кадров и попросить показать электронную трудовую книжку. В большинстве компаний это делается через внутренний портал.
Проверка через Госуслуги
- Перейдите на gosuslugi.ru.
- Войдите в личный кабинет (логин/пароль).
- Выберите раздел «Трудовые документы» → «Трудовая книжка».
- Если у вас есть электронная трудовая книжка, она отобразится в списке. Вы сможете скачать выписку.
Проверка через 1С:ЗУП (для работодателя)
Если вы являетесь работодателем, проверьте настройки вашей версии 1С:ЗУП:
- Откройте модуль «Трудовые книжки».
- Выберите сотрудника и убедитесь, что в поле «Ведётся в системе» стоит отметка «Электронная».
- Проверьте наличие печати и подписи в электронном документе.
Проверка через справочный сервис «Платформа «Труд»
Сервис труд.ру позволяет проверить наличие ЭТК по ИНН работодателя и ФИО сотрудника. Это удобно, если вы не имеете доступа к личному кабинету Госуслуг.
Что делать, если ЭТК отсутствует?
- Обратитесь к работодателю с просьбой оформить электронную трудовую книжку.
- Если работодатель отказывается, напомните ему о законе. В случае отказа можно обратиться в инспекцию труда.
- Если вы уже работали в компании до 2021 г., убедитесь, что бумажная запись была перенесена в ЭТК.
Как убедится, что данные в ЭТК корректны?
- Скачайте выписку из Госуслуг.
- Проверьте даты начала и окончания работы, начисленные часы, должности.
- Сравните с вашим личным календарём и договором.
- Если обнаружены ошибки, сразу сообщите работодателю для исправления.
Почему важно иметь электронную трудовую книжку?
- Упрощает получение пенсии, пособий и других социальных выплат.
- Обеспечивает прозрачность и защищённость данных.
- Позволяет быстро получить выписку при смене работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, работодатель может выдать печатную копию по запросу.
- Как быстро обновляется информация в ЭТК? Обычно обновление происходит в течение 24–48 часов после внесения данных в 1С.
- Что делать, если в ЭТК нет моих данных? Свяжитесь с работодателем и попросите проверить настройки 1С.
Проверка наличия и корректности электронной трудовой книжки – важный шаг для любого сотрудника. Это гарантирует, что ваш стаж будет учтён при расчёте пенсии, пособий и других льгот. Если вы обнаружите, что ЭТК отсутствует или содержит ошибки, не откладывайте решение – свяжитесь с работодателем и, при необходимости, с инспекцией труда.
Удачной проверки и пусть ваш стаж будет учтён правильно!