В связи с масштабной цифровизацией трудовых отношений в России, которая активно идет с 2021 года, у многих граждан возникает резонный вопрос: как узнать, есть ли у меня трудовая книжка и в каком виде она ведется? Сейчас можно иметь классический бумажный документ, электронную трудовую книжку (ЭТК) или же оба варианта одновременно. В этой статье мы подробно разберем, как проверить наличие и статус своей трудовой книжки, а также как убедиться в ее подлинности.
Что такое электронная трудовая книжка и у кого она есть?
С 2021 года согласно части третьей статьи 66 ТК РФ и Федеральному закону от № 439-ФЗ, для лиц, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка больше не заводится. Сведения об их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
Если же вы начали свою трудовую деятельность до 2021 года, у вас есть право выбора: вы могли подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, либо о переходе на электронный формат. Важно понимать: переход на ЭТК не уничтожает вашу бумажную книжку — она выдается вам на руки, но больше не обновляется работодателем.
Как проверить наличие электронной трудовой книжки онлайн?
Если вы хотите узнать, ведется ли на вас электронная трудовая книжка и какие записи в ней содержатся, проще всего сделать это через государственные электронные сервисы. Существует два основных способа:
Через портал Госуслуг
Это самый быстрый и удобный способ. Чтобы посмотреть данные ЭТК:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг.
- Откройте страницу со справочной информацией о проверке электронной трудовой книжки.
- Выберите способ получения выписки: «Заказать на Госуслугах».
- После оформления запроса выписка из ЭТК будет направлена вам на электронную почту. Эти данные можно использовать для проверки факта отчислений работодателем страховых взносов и расчета будущего стажа.
Через личный кабинет Социального фонда России (СФР)
Поскольку Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в СФР, данные о стаже хранятся там:
- Войдите в личный кабинет на сайте Социального фонда (авторизация проходит через ту же учетную запись Госуслуг).
- После входа перед вами появится раздел «Электронная трудовая книжка».
- Рядом будет ссылка «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» — нажмите на нее, чтобы получить актуальные сведения.
Как узнать, ведется ли бумажная трудовая книжка?
Если вы не помните, подавали ли вы в 2020-2021 годах заявление о сохранении бумажного формата, узнать это можно следующими путями:
- По последнему месту работы: обратитесь в отдел кадров. Кадровик может проверить вашу карточку сотрудника: если в отчете СЗВ-ТД напротив вас стоит отметка «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки подано», значит, бумажный вариант сохранен.
- Наличие документа на руках: если вы переходили на ЭТК, работодатель обязан был вернуть вам бумажную трудовую книжку. Если она хранится у вас дома, скорее всего, вы перешли в электронный формат, и записи в нее больше не вносятся.
- Если книжка осталась у работодателя, значит, вы выбрали продолжение ее ведения на бумаге.
Как работодателю убедиться в наличии ЭТК у кандидата?
При приеме на работу работодатель обязан запросить у кандидата сведения о трудовой деятельности (ст. 65 ТК РФ). Чтобы подтвердить наличие электронной трудовой книжки, работодатель должен запросить у работника выписку из ЭТК.
Документ может быть предоставлен:
- На бумажном носителе — он должен быть заверен подписью руководителя и печатью компании или ИП (при наличии).
- В виде электронного документа, в этом случае выписка подписывается квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Проверка подлинности бумажной трудовой книжки
Несмотря на развитие ЭТК, многие по-прежнему предоставляют работодателям бумажные бланки. К сожалению, подделки встречаются, поэтому важно знать, как проверить подлинность документа.
Проверка бланка формата 2004 года
При проверке трудовых книжек образца 2004 года обращайте внимание на следующие обязательные реквизиты:
- Наличие герба РФ и наименования документа на обложке.
- Наличие ирисовой (радужной) печати на страницах.
- Указание названия типографии, где был напечатан бланк.
- Листы бланка должны быть прошиты.
- Все страницы должны присутствовать и идти по порядку.
Скрытые средства защиты
У подлинной трудовой книжки есть защитные элементы, которые сложно подделать:
- В ультрафиолетовом свете на страницах можно увидеть светящуюся надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
- Серия и номер бланка должны соответствовать году выпуска (существуют специальные таблицы соответствия серий годам выпуска).
Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Электронный формат не страхует от ошибок. Например, в судебной практике встречаются случаи, когда в электронной трудовой книжке работницы одновременно содержались две записи об увольнении: за прогул и по инициативе работника.
Если вы обнаружили неточность или дублирование записей:
- Обратитесь к текущему или предыдущему работодателю с просьбой подать корректирующий отчет СЗВ-ТД.
- Если работодатель бездействует, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). По итогам проверки сотрудники ГИТ составят предписание, в котором укажут, какие нарушения нужно устранить и в какие сроки.
Сегодня каждый работающий гражданин имеет возможность легко узнать о статусе своей трудовой книжки. Если вы хотите убедиться, что у вас есть электронная трудовая книжка, и проверить свой стаж — используйте порталы Госуслуг и Социального фонда России. Если же вы работаете с бумажным вариантом, всегда внимательно проверяйте защитные элементы бланка и корректность внесенных записей. Помните, что контроль за состоянием вашего трудового стажа — это гарантия спокойствия при расчете будущей пенсии и поиске новой работы.