С 1 января 2020 года в России началось формирование электронных трудовых книжек, а с 1 января 2021 года для всех newly‑hired сотрудников без предшествующего трудового стажа ведение трудовых записей допускается только в электронном виде․ К 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого учёт трудовой деятельности будет вестись исключительно в электронном формате․

Ниже представлен подробный гид для работодателей и кадровых специалистов, который поможет определить, перешёл ли конкретный сотрудник на ЭТК, а также объяснит, какие документы и действия необходимы для подтверждения этого факта․

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит понятие электронной трудовой книжки и регулирует порядок её ведения․
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – определяет порядок ведения трудовых книжек (бумажных и электронных)․
• Постановление Правительства РФ № 1765 от – устанавливает порядок формирования и хранения сведений в электронном виде․
• Приказ Минтруда России № 582н от – утверждает форму справки СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) и порядок её выдачи․

Основные способы узнать, перешёл ли сотрудник на ЭТК

1. Запрос у сотрудника письменного заявления
   • Сотрудник может подать заявление о переходе на ЭТК в произвольной форме (ст․ 66 ТК РФ)․
   • Если заявление получено и оформлено надлежащим образом (подпись, дата, реквизиты), это прямое подтверждение факта перехода․
2. Проверка наличия справки СТД‑Р
   • Согласно приказу Минтруда № 582н, при переходе на ЭТК работодатель обязан выдать сотруднику справку СТД‑Р (в бумажном или электронном виде)․
   • Наличие такой справки у сотрудника свидетельствует о том, что его трудовая деятельность уже отражается в электронном реестре ПФР (Соцфонда)․
3. Запрос в ПФР (Соцфонд России) через личный кабинет работодателя
   • В личном кабинете работодателя на портале Госуслуги или в системе СЗВ‑М можно запросить выписку по сотруднику (форма СТД‑Р)․
   • Если в выписке присутствуют записи о трудовой деятельности за период после , значит сотрудник уже переведён на ЭТК․
4. Осмотр бумажной трудовой книжки
   • Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, в ней должна быть сделана запись о переходе на ЭТК (формализована как «Переход на электронную трудовую книжку» с указанием даты и подписи ответственного лица)․
   • Отсутствие такой записи, при условии, что сотрудник не предоставил заявление о переходе, указывает на то, что он всё ещё ведёт бумажную версию․
5. Проверка внутренних кадровых систем
   • Многие организации ведут учёт переходов на ЭТК в собственных HR‑системах (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т․д․)․
   • Наличие отметки «ЭТК» в карточке сотрудника подтверждает факт перехода․

Пошаговая инструкция для работодателя: как проверить статус сотрудника

1. Запросите у сотрудника заявление о переходе на ЭТК (если его ещё нет)․
   • Заявление можно принять в любой форме; важно, чтобы оно содержало:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата подачи;
   • Чёткое выражение желания перейти на электронную форму;
   • Подпись сотрудника․
2. Проверьте наличие справки СТД‑Р у сотрудника․
   • Если справка отсутствует, запросите её в ПФР через личный кабинет работодателя (форма СТД‑Р)․
3. Сверьте данные с бумажной трудовой книжкой (если она есть)․
   • Ищите запись о переходе на ЭТК (обычно ставится в разделе «Сведения о трудовой деятельности»)․
   • Если запись есть – сотрудник уже переведён; если нет – необходимо оформить переход․
4. Внесите отметку в внутреннюю кадровую систему․
   • После получения подтверждения (заявление, справка СТД‑Р или запись в книжке) отметьте статус сотрудника как «ЭТК»․
5. Обеспечьте выдачу справки СТД‑Р сотруднику (если она ещё не выдана)․
   • Справка выдаётся в бумажном виде или направляется в электронном виде через личный кабинет сотрудника на портале Госуслуг․

Особенности для разных категорий сотрудников

Новые сотрудники (приём на работу после )

• Если у сотрудника нет трудового стажа до , работодатель обязан вести трудовую запись исключительно в электронном виде (ст․ 66 ТК РФ, п․ 2)․
• В этом случае запрос о переходе не требуется – сотрудник автоматически считается переведённым на ЭТК с момента оформления трудового договора․

Совместители

• Согласно ст․ 65 ТК РФ, совместитель может не иметь бумажной трудовой книжки․ Если у совместителя нет стажа до , его трудовая деятельность ведётся только в ЭТК․
• Для совместителей с прежним стажем порядок такой же, как и для основных сотрудников: необходимо получить заявление о переходе и/или справку СТД‑Р․

Сотрудники, желающие сохранить бумажную книжку

• Сотрудник имеет право оставить бумажную трудовую книжку, одновременно ведя электронную (ст․ 66 ТК РФ)․
• Для этого он должен подать заявление о сохранении бумажного варианта и уведомить работодателя․
• В таком случае работодатель ведёт параллельно две формы учёта: бумажную (с записью о переходе на ЭТК) и электронную (в ПФР)․

Что делать, если статус сотрудника неизвестен

1. Сделайте запрос в ПФР (СЗВ‑М или выписка СТД‑Р) через личный кабинет работодателя․
2. Если выписка пуста – значит сведения о трудовой деятельности сотрудника ещё не внесены в электронный реестр (возможно, он не перешёл на ЭТК или у него нет стажа после )․
3. В этом случае:
• Попросите сотрудника предоставить заявление о переходе на ЭТК;
• Если сотрудник отказывается, вы можете продолжать вести бумажную трудовую книжку, но помните, что с года обязательный переход на ЭТК будет завершён для всех работников․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать сотруднику в приёме на работу, если он не предоставил бумажную трудовую книжку?

С года новый сотрудник без предшествующего стажа не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку, если он уже перешёл на ЭТК․ Отказ в приёме возможен только при отсутствии заявления о переходе и отсутствии сведений в электронном реестре․

Нужно ли получать согласие сотрудника на переход на ЭТК?

Да․ Переход на электронную трудовую книжку возможен только с согласия сотрудника (ст․ 66 ТК РФ)․ Исключение – newly‑hired сотрудники без стажа до , для которых переход обязателен․

Как оформить запись о переходе в бумажной трудовой книжке?

В бумажной книжке делается запись вида: «Перешёл на электронную трудовую книжку с ___․__․____»․ Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации (если имеется)․

Что делать, если сотрудник потерял справку СТД‑Р?

Сотрудник может запросить дубликат справки в ПФР через личный кабинет на Госуслугах или обратившись в клиентскую службу Соцфонда․ Работодатель также может выдать справку повторно, основываясь на данных из своей кадровой системы․

Сроки хранения электронных трудовых записей?

Сведения в электронном виде хранятся бессрочно, аналогично бумажным трудовым книжкам, и доступны сотрудникам и работодателям через личный кабинет на портале Госуслуг․

Определение, перешёл ли сотрудник на электронную трудовую книжку, основано на комбинации трёх факторов:

1. Наличие заявления сотрудника о переходе (или отсутствие такого заявления при обязательном переходе для newly‑hired)․
2. Наличие справки СТД‑Р или выписки из электронного реестра ПФР․
3. Отметка о переходе в бумажной трудовой книжке (если она ведётся)․

Следуя предложенной пошаговой инструкции и учитывая нормативные требования, вы сможете быстро и надёжно установить статус каждого работника, избежать штрафов за неправильное ведение трудовых записей и обеспечить прозрачность кадрового учёта в вашей организации․

Информация актуальна на 21 мая 2026 года․