Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК), и с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны формировать их для новых сотрудников. Однако переходный период породил множество вопросов: значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Как подтвердить наличие у работника ЭТК? И самое главное — как правильно оформить заявления сотрудников и отразить их в программе 1С:ЗУП?
В этой статье мы подробно разберем, как работать с заявлениями на электронные трудовые книжки в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».
Электронная или бумажная: что выбрать?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек. С введением ЭТК у сотрудников появился выбор:
- Полностью перейти на электронный формат и отказаться от бумажной трудовой книжки.
- Сохранить бумажную трудовую книжку и отказаться от ведения электронной.
- Вести оба варианта одновременно — такое возможно, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законодательством, однако на практике это создает двойную нагрузку на кадровиков. Поэтому работодатели заинтересованы в том, чтобы сотрудники делали четкий выбор и подавали соответствующие заявления.
Когда и кому нужно писать заявление?
Переход на электронные трудовые книжки не был одномоментным. Важно помнить ключевые даты и правила:
- Работники, впервые устраивающиеся на работу с 2021 года: для них оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант им не заводится, писать заявление не нужно.
- Действующие работники: в течение 2020 года они должны были подать заявление о выборе формата. Если заявление не было подано, работодатель обязан вести трудовую книжку одновременно в двух форматах — и на бумаге, и в электронном виде.
- Прием на работу сотрудников со стажем: если сотрудник устраивается на работу и ранее не подавал заявление о выборе, работодатель также обязан вести оба варианта до тех пор, пока сотрудник не определится.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП
Чтобы корректно отражать данные в программе, необходимо убедиться, что функционал ЭТК включен в настройках. Разбираем важные вопросы настройки:
- В разделе «Настройка» перейдите в «Расчет зарплаты» или «Кадровый учет» (в зависимости от версии программы).
- Убедитесь, что установлен флажок «Электронные трудовые книжки». Это позволит программе формировать необходимые отчеты и учитывать статус книжки сотрудника.
- В карточке сотрудника (раздел «Трудовая книжка») вы сможете увидеть текущий статус: ведется электронная, бумажная или обе сразу.
Как оформить заявление в 1С:ЗУП
Если сотрудник, который ранее не делал выбор или выбрал ведение обеих книжек, решает перейти исключительно на электронный формат, он должен написать заявление. В программе 1С:ЗУП этот процесс автоматизирован:
Пошаговая инструкция:
- Создание документа: Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки» -> «Заявления о выборе формы трудовой книжки».
- Заполнение данных: Создайте новый документ. В шапке укажите организацию и выберите сотрудника, подавшего заявление.
- Указание решения сотрудника: В документе необходимо отметить, какое именно решение принял работник. Возможны варианты:
- Переход на электронную трудовую книжку (отказ от бумажной);
- Дата заявления: Укажите дату, указанную в бумажном заявлении сотрудника.
- Проведение документа: После нажатия кнопки «Провести и закрыть» программа автоматически изменит статус трудовой книжки сотрудника в его карточке.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
При приеме на работу нового сотрудника кадровику важно понимать, в каком формате вести его трудовую. Как подтвердить наличие ЭТК?
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех, кто устраивается впервые. Если же сотрудник уже имеет стаж работы, информацию о статусе его трудовой книжки можно получить несколькими способами:
- Из бумажной трудовой книжки: если на ьном листе или внутри есть отметка о поданном заявлении.
- Из сведений о трудовой деятельности (СТД-Р): сотрудник может предоставить выписку из электронной трудовой книжки, полученную на портале Госуслуг, в МФЦ или в Социальном фонде России.
- По отчету ЕФС-1: работодатель может запросить информацию у предыдущего работодателя или проверить данные, переданные в Социальный фонд.
Важные нюансы работы с ЭТК в 1С:ЗУП
Работа с электронными трудовыми книжками в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» имеет ряд особенностей, о которых следует помнить:
- Своевременная отправка отчетности: данные о кадровых перемещениях (прием, увольнение, перевод) должны отправляться в фонд в составе отчета ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
- Выдача выписок: по заявлению работника работодатель обязан выдавать ему выписку из электронной трудовой книжки. В 1С:ЗУП это делается через формирование документа СТД-Р.
- Хранение заявлений: бумажные заявления сотрудников о выборе формы трудовой книжки должны храниться в личном деле работника. Программа 1С лишь фиксирует факт их подачи и меняет статус учета.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг к цифровизации кадрового документооборота. В 1С:ЗУП процесс оформления заявлений и ведения ЭТК максимально автоматизирован, что значительно упрощает жизнь специалистам по кадрам. Главное — вовремя получать заявления от сотрудников, корректно вносить их в программу и не забывать о необходимости ведения двойного учета для тех, кто пока не определился с выбором.