С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая заменяет бумажный документ и обеспечивает более быстрый и надёжный доступ к сведениям о трудовом стаже сотрудника. В этой статье мы разберём‚ как именно работодатель может получить доступ к ЭТК‚ какие требования и процедуры необходимо соблюдать‚ а также какие ограничения и права есть у работника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной трудовой книжки‚ хранящийся в системе «Портал государственных услуг» (ПГУ) и доступный через портал «Электронные сервисы для работодателей» (ЭСФ). В ней фиксируются:

• Дата начала трудовой деятельности
• Должность и место работы
• Сведения о переводах‚ повышениях‚ увольнениях и т.д.
• Стаж работы по каждому работодателю

ЭТК создаётся автоматически при регистрации сотрудника в системе ПГУ‚ если работодатель подал заявление об открытии электронного профиля сотрудника.

Юридические основания доступа работодателя к ЭТК

Согласно Федеральному закону «О труде» и Постановлению Правительства РФ № 1024 (редакция от 2024 г.)‚ работодатель имеет право:

1. Проверять наличие и актуальность трудового стажа сотрудника;
2. Получать данные об истории трудовой деятельности для целей расчёта зарплаты‚ пенсионных начислений и иных обязательств;
3. Проверять сведения о предыдущих местах работы при приёме на работу.

Однако доступ к ЭТК ограничен: работодатель может видеть только сведения‚ относящиеся к его организации. Доступ к данным о других работодателях возможен только с согласия сотрудника.

Как работодатель получает доступ к ЭТК?

3.1 Регистрация в системе «Электронные сервисы для работодателей»

Для начала работы необходимо:

1. Зарегистрировать юридическое лицо в системе ПГУ‚ если это ещё не сделано;
2. Получить уникальный идентификационный номер (ИНН) и электронную подпись (ЭП) для организации;
3. Подключить сервис «Электронные сервисы для работодателей» (ЭСФ) через портал ПГУ.

3.2 Открытие профиля сотрудника

После регистрации работодателя‚ при приёме нового сотрудника‚ необходимо:

• Собрать у сотрудника данные: ФИО‚ дату рождения‚ СНИЛС‚ ИНН;
• Подать заявление в ПГУ о создании профиля сотрудника в системе ЭТК;
• Подтвердить данные через электронную подпись.

После успешного создания профиля сотрудник автоматически получает электронную трудовую книжку‚ которую можно просматривать через портал ПГУ.

3.3 Доступ к ЭТК через портал ПГУ

Для просмотра ЭТК работодатель выполняет следующие шаги:

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале ПГУ;
2. Перейти в раздел «Электронные сервисы для работодателей»;
3. Выбрать пункт «Просмотр трудовой книжки»;
4. Ввести данные сотрудника (ФИО‚ ИНН‚ СНИЛС) и нажать «Найти»;
5. После проверки данных система отобразит электронную трудовую книжку сотрудника‚ включая сведения о стаже в вашей организации.

Важно: если сотрудник имеет несколько профилей (работал в разных компаниях)‚ система покажет только записи‚ относящиеся к вашему работодателю. Для доступа к другим записям требуется согласие сотрудника.

Ограничения и права сотрудника

• Конфиденциальность – сотрудник имеет право контролировать‚ какие данные о его трудовой деятельности доступны работодателю. Он может ограничить доступ к информации о предыдущих местах работы.
• Согласие – для просмотра сведений о стаже в других компаниях работодатель должен получить письменное согласие сотрудника.
• Корректность данных – сотрудник вправе оспорить ошибки в ЭТК и потребовать их исправления.
• Удаление данных – после завершения трудового договора сотрудник может запросить удаление персональных данных из системы‚ если они больше не нужны для расчётов.

Практические советы работодателю

1. Регулярно проверяйте актуальность данных в ЭТК‚ особенно после увольнений и переводов.
2. Обучайте персонал работе с порталом ПГУ‚ чтобы избежать ошибок при вводе данных.
3. Храните электронные подписи в защищённом месте и обновляйте их по мере необходимости.
4. В случае сомнений в корректности записей‚ сразу связывайтесь с сотрудником и ПГУ для уточнения.
5. Соблюдайте требования законодательства о защите персональных данных (ФЗ «О персональных данных»).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли удалить электронную трудовую книжку? – Полностью удалить нельзя‚ но можно удалить лишние записи‚ если они ошибочны‚ после согласования с сотрудником.
• Что делать‚ если сотрудник не дал согласие на доступ к его ЭТК? – Работодатель может просматривать только данные‚ относящиеся к его организации. Для доступа к остальным записям нужен письменный отказ.
• Как быстро создаётся профиль сотрудника? – Обычно в течение 24–48 часов после подачи заявления в ПГУ.
• Можно ли получить доступ к ЭТК через мобильное приложение? – Да‚ портал ПГУ имеет мобильную версию‚ доступную через браузер.

Электронная трудовая книжка упрощает управление кадровыми данными‚ повышает прозрачность и снижает риск ошибок. Работодатель‚ соблюдая юридические требования и используя официальные сервисы‚ может быстро и безопасно получить доступ к сведениям о стаже сотрудников. При этом важно уважать права работников на конфиденциальность и корректность данных.

Для более подробной информации и актуальных инструкций всегда обращайтесь к официальному порталу ПГУ и следите за обновлениями законодательства.