С переходом на цифровой документооборот понятие «трудовая книжка» трансформировалось. Важно понимать, что в законодательстве нет отдельного документа под названием «электронная трудовая книжка». По сути, ЭТК — это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).
В данной статье мы разберем, как работодателю правильно организовать этот процесс, какие формы отчетности использовать и как перевести сотрудника с бумажного носителя на цифровой.
Что такое ЭТК с точки зрения работодателя?
Электронная трудовая книжка — это не файл, который работодатель создает на компьютере, а запись в информационной системе СФР. Работодатель выступает в роли источника данных: он сообщает государству о кадровых изменениях, а СФР формирует на основе этих данных электронное досье сотрудника.
Кто обязан вести ЭТК? Все работодатели, включая тех, кто нанимает совместителей и удаленных сотрудников.
Пошаговая инструкция: как «завести» ЭТК
Прием нового сотрудника
Если человек устраивается к вам на работу и у него уже ведется электронная трудовая книжка, он должен предоставить вам один из следующих документов:
- Форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые работник берет у предыдущего работодателя.
- Форма СТД-СФР — выписка из системы СФР (ее можно получить через Госуслуги).
Если же сотрудник впервые выходит на работу или переходит с бумажной книжки на электронную, процесс начинается с оформления стандартного трудового договора и приказа о приеме.
Перевод с бумажной книжки на электронную
Работодатель не может перевести сотрудника на ЭТК в одностороннем порядке. Для этого необходимо:
- Получить заявление от работника. Сотрудник должен письменно выразить желание перейти на электронный формат.
- Оформить запись в бумажной книжке. В трудовой книжке делается запись о том, что сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронном виде.
- Сдать бумажную книжку на хранение. Книжка остается у работодателя (если работник не пожелал забрать ее на руки).
Передача данных в СФР (Основной этап)
Чтобы данные появились в ЭТК, работодатель должен подавать отчетность. Основным инструментом для этого является форма ЕФС-1 (Единая форма сведений).
О каких событиях нужно сообщать:
- Прием на работу;
- Перевод на другую должность или в другое подразделение;
- Увольнение;
- Подача заявления о выборе формата трудовой книжки (переход с бумажной на электронную).
Сроки и правила подачи сведений
Соблюдение сроков критически важно для избежания штрафов. Работодатель обязан сообщить о кадровом мероприятии в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие (согласно актуальным правилам подачи ЕФС-1).
Примечание: Ранее действовал срок до 15-го числа, однако в рамках объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд сроки и формы отчетности были унифицированы.
Как выдать сведения из ЭТК по запросу работника?
Если сотрудник просит предоставить информацию о его стаже и работе в вашей организации, вы должны выдать ему справку по форме СТД-Р.
Эта форма является официальным подтверждением трудового стажа в электронном виде и заменяет собой запись в бумажной книжке. Она выдается по письменному заявлению работника.
Важные нюансы, которые нужно помнить
Отражение стажа до 2020 года
Система ЭТК полноценно заработала с 1 января 2020 года. Это значит, что данные о работе сотрудника до этой даты в электронной базе могут отсутствовать или быть представлены в кратком виде (только места работы и периоды), если предыдущие работодатели не подавали сведения в архивные органы в электронном виде.
Разница между формами
- СТД-СФР: Общая выписка из СФР обо всех местах работы человека.
- СТД-Р: Выписка, которую формирует конкретный работодатель только по периоду работы сотрудника в его организации.
Резюме для работодателя
Чтобы правильно «завести» и вести электронную трудовую книжку, следуйте простому алгоритму:
- Принимайте заявление от тех, кто хочет перейти на ЭТК.
- Своевременно подавайте форму ЕФС-1 в Социальный фонд России при любом кадровом изменении.
- Выдавайте форму СТД-Р по запросу сотрудника.
- Храните бумажные книжки тех, кто не перешел на цифровой формат.