Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. В неё заносятся сведения, подтверждающие место работы, должность, квалификацию, награды и основания увольнения. Ниже подробно описаны все требуемые записи и порядок их оформления.
Основания для внесения записей
Все записи в ТК вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Постановка на учёт, перевод, повышение квалификации, присвоение разряда и увольнение оформляются соответствующим документом.
Сроки внесения
- Все записи, кроме записи об увольнении, должны быть внесены не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
- Запись об увольнении вносится в день увольнения.
Какие сведения заносятся в ТК
В ТК фиксируются следующие категории данных:
- Приём на работу – дата, место работы, должность, основание найма.
- Переводы – перевод на другую постоянную должность, изменение структурного подразделения.
- Квалификация и образование – получение профессии, специальности, степеней, подтверждающих документы.
- Награждения и поощрения – выдача грамот, медалей, премий, если работодатель этого допускает.
- Увольнение – дата, основание (по инициативе работника, по сокращению, по вине работодателя и т.д.), ссылка на соответствующий пункт Трудового кодекса.
Как оформлять записи
Записи вносятся ручкой (шариковой, гелевой или перьевая) чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Текст должен полностью совпадать с текстом приказа (распоряжения). Слова работника без подтверждающего документа не заносятся.
Форма записи о награждении
Поощрения могут быть занесены в раздел «Награждения», но только при отсутствии внутреннего запрета. Обычно в ТК фиксируют:
- Наименование награды (грамота, медаль, знак отличия).
- Дата награждения.
- Приказ (распоряжение) о награждении.
Электронные и бумажные формы ТК
С 2021 года для новых сотрудников вводятся электронные трудовые книжки. Бумажные ТК продолжают использоваться только для тех, кто был принят до ввода электронной системы.
Кто вносит данные
В электронных ТК сведения вносятся в Единую общероссийскую справочно‑информационную систему по охране труда (ЕИСОТ) и в другие официальные реестры. Первичные сведения о сотруднике вносит его первый работодатель.
Особенности заполнения раздела «Сведения о работе»
В этом разделе указываются:
- Полное наименование места работы.
- Должность и подразделение.
- Сведения о выполненной работе (например, «выполнял работы по обслуживанию оборудования»).
- Сведения о переводе, присвоении нового разряда, повышении квалификации.
Пример оформления
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место работы: ООО «Пример», отдел маркетинга Должность: Специалист по маркетелю Дата приема: Основание: Приказ № 123 от
Частые ошибки и как их избежать
Ошибки в ТК могут привести к потере стажа и снижению размеров пенсионных выплат. Наиболее типичные недочёты:
- Запись сделано другим цветом чернил.
- Отсутствие ссылки на приказ (распоряжение).
- Запись об увольнении сделана позже даты увольнения.
- Неправильное указание даты перевода или квалификации.
Чтобы избежать проблем, рекомендуется:
- Вести журнал контроля за внесением записей.
- Проверять соответствие записи тексту приказа.
- При необходимости исправлять ошибки в установленном порядке (через дополнительный приказ).
Что делать, если ТК потеряна или содержит неточности
В случае потери ТК сотрудник может запросить выписку из электронного реестра. Для исправления неточностей оформляется дополнительный приказ с указанием правильных данных и вносится в ТК (или в электронную форму) в порядке, установленном ТК РФ.
Краткое резюме
В трудовые книжки заносятся:
- Данные о приёме, переводе, увольнении.
- Сведения о квалификации, образовании и награждениях.
- Все записи делаются на основании официального приказа, в установленные сроки и определённым цветом чернил.
- С 2021 года для новых сотрудников используется электронная форма, но правила заполнения остаются прежними.
Точное и своевременное заполнение ТК – гарантия сохранения полного трудового стажа и правильного расчёта социальных выплат.