С 1 января 2021 года в России начался переход на обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс привел к тому, что у работников теперь может быть два типа документов: традиционная бумажная трудовая книжка (ТК) или её цифровой аналог. Для работодателя важно правильно определить, какой формат ведётся у сотрудника, чтобы корректно отчитываться перед Социальным фондом России (СФР) и соблюдать Трудовой кодекс.
Ключевое отличие: у электронной книжки нет номера
Самое главное, что нужно запомнить: электронная трудовая книжка не имеет номера и серии. Это принципиальное отличие от бумажного документа. Если у сотрудника в личном деле или при трудоустройстве он предоставляет документ с номером (например, ТК серии XX № 123456), — это бумажная трудовая книжка.
Все сведения об электронной книжке хранятся в единой цифровой базе СФР. Доступ к ней осуществляется не по номеру, а через подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг или через запрос работодателя в СФР.
Как работодатель может узнать тип трудовой книжки сотрудника?
Работодатель обязан вести кадровый учёт и передавать информацию о приёме, увольнении и иных кадровых мероприятиях в СФР. Вот пошаговая инструкция:
Шаг 1: Проверьте документ при приёме на работу
- Если сотрудник предъявляет бумажную трудовую книжку — вы видите её физически, с проставленными в ней записями, печатями и подписями. Вы вносите в неё записи о приёме (приказ, дата, должность).
- Если сотрудник не имеет бумажной книжки (например, он первый раз устраивается на работу или ранее работал только в организациях, которые сразу перешли на ЭТК), он должен предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выдаётся предыдущим работодателем) или выписку из ЭТК (заказывается им самостоятельно в СФР);
Шаг 2: Запросите информацию в Социальном фонде (СФР)
Это основной способ для работодателя получить достоверные данные о трудовом стаже и типе ведения документа у сотрудника.
- Подготовьте запрос. Для этого необходимо заполнить форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности). В разделе «Основание» укажите номер и дату вашего приказа о приёме сотрудника на работу.
- Направьте форму в СФР. Это можно сделать через личный кабинет работодателя на портале СФР или иным установленным способом.
- Получите ответ. СФР проверит отчёт и предоставит информацию о наличии/отсутствии электронной трудовой книжки у работника, а также её текущее содержание (записи о предыдущих местах работы).
Шаг 3: Анализируйте полученные данные
- Если в ответе от СФР есть информация о записях (приёмы, увольнения) — у сотрудника ведётся электронная трудовая книжка. Все ваши дальнейшие кадровые действия (приказы о переводе, увольнении) вы обязаны направлять в СФР для внесения в ЭТК.
- Если СФР сообщает об отсутствии ЭТК, а сотрудник не предоставил бумажную книжку, значит, его трудовая деятельность ранее не фиксировалась, и вы будете первым работодателем, который инициирует создание его электронной трудовой книжки при первом приёме на работу.
Как сотрудник может самостоятельно проверить свою трудовую книжку?
Сам сотрудник также может легко узнать, какая у него трудовая книжка и что в ней записано.
Через портал «Госуслуги»
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги (www.gosuslugi.ru) с подтверждённой учётной записью.
- В разделе «Семья» или через поиск найдите сервис «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».
- Выберите нужного человека (если услуга для себя, то сразу откроется его ЭТК).
- Вы увидите всю информацию, аналогичную бумажной книжке: данные о работодателях, периодах работы, должностях, причинах увольнения. Номера и серии здесь нет.
Через Социальный фонд (СФР)
Сотрудник может запросить официальную выписку из электронной трудовой книжки:
- Через личный кабинет на сайте СФР (www.sfr.gov.ru).
- Через мобильное приложение «Госуслуги России».
- Обратившись лично в отделение СФР или МФЦ (с паспортом).
Форма выписки — СТД-СФР. Этот документ имеет юридическую силу и может использоваться для подтверждения стажа, например, при оформлении пенсии.
Важные правовые нюансы, которые нужно помнить
Отказаться от ведения ЭТК нельзя
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки своих сотрудников. Если сотрудник работает впервые или ранее не имел бумажной книжки, работодатель не имеет права отказываться от создания ему электронной трудовой книжки. Даже если сотрудник письменно просит не передавать его данные в базу СФР, работодатель обязан это сделать. Несоблюдение этого требования влечёт административную ответственность.
Бумажная книжка продолжает действовать параллельно
Если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, работодатель продолжает вносить в неё записи. Одновременно он обязан направлять те же данные в СФР для внесения в электронную книжку. Таким образом, на переходный период у одного человека может существовать два документа: бумажный (с историей до перехода) и электронный (с новыми записями). Но в будущем бумажная форма будет полностью заменена электронной.
Что хранится в ЭТК?
В электронной трудовой книжке сохраняются все те же сведения, что и в бумажной:
- ФИО, дата и место рождения сотрудника.
- Даты приёма, увольнения, перевода.
- Наименование работодателя, структурное подразделение.
- Должность, профессия, специальность.
- Основание кадрового мероприятия (номер и дата приказа).
- Причины увольнения.
Краткая инструкция-памятка
Для работодателя:
- При приёме: Попросите сотрудника предоставить либо бумажную ТК, либо выписку СТД-Р/СТД-СФР.
- Запросите данные в СФР: Направьте форму ЕФС-1 с основанием (ваш приказ).
- Проанализируйте ответ: Если ЭТК есть — все ваши приказы направляйте в СФР. Если нет — вы создаёте её первым.
- Не забывайте: Все кадровые действия (приём, перевод, увольнение) обязаны отражать и в бумажной книжке (если она есть), и в ЭТК через СФР.
Для сотрудника:
- Проверьте на Госуслугах: Войдите в личный кабинет → раздел «Электронная трудовая книжка»;
- Закажите выписку: Через сайт СФР или МФЦ получите официальную выписку СТД-СФР.
- Помните: У вашей ЭТК нет номера. Если кто-то спрашивает её номер — это значит, что он имеет в виду бумажную книжку. Для ЭТК нужен только ваш СНИЛС и подтверждённая учётная запись.
Определить тип трудовой книжки у сотрудника просто: бумажная, имеет номер, электронная — не имеет номера. Основной инструмент для проверки — запрос в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1. Сотрудник в свою очередь может в любой момент увидеть свои данные на Госуслугах. Главное — помнить, что ведение электронной трудовой книжки является обязательным для работодателя, и от этого процесса нельзя отказаться.