Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в жизнь российского бизнеса․ С 2020 года работающие по трудовому договору россияне ведут ЭТК, и сегодня этот формат стал абсолютным стандартом․ Хранение данных в цифровом виде существенно упростило процедуры кадрового учета, однако у многих работодателей по-прежнему возникают вопросы: как именно получить сведения о стаже нового сотрудника и куда для этого обращаться?
В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя для запроса выписки из электронной трудовой книжки․
Что такое ЭТК и где хранятся данные?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В ней отражается информация о личных данных работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о местах работы, должностях, переводах и причинах увольнения․
Важно понимать ключевое отличие новой системы: ЭТК не хранится на сервере работодателя․ Все сведения аккумулируются в Социальном фонде России (СФР, ранее — ПФР)․ Именно туда работодатели ежемесячно направляют отчеты по форме ЕФС-1, на основе которых и формируется электронная трудовая книжка гражданина․
Зачем работодателю нужна выписка из ЭТК?
Трудовой стаж напрямую влияет на размер будущей пенсии сотрудника, но для работодателя выписка выполняет несколько иных, не менее важных функций:
- Проверка при приеме на работу: чтобы убедиться в достоверности указанного в резюме опыта, отсутствии дисквалификаций и подтверждении квалификации кандидата․
- Кадровый аудит: для сверки внутренних данных компании с официальными данными Социального фонда․
- Оформление льгот и пособий: для подтверждения стажа, необходимого для определенных выплат или отпусков․
Как работодателю запросить выписку: пошаговая инструкция
В отличие от обычных граждан, которые могут легко оформить выписку через портал Госуслуг, у работодателя процесс получения данных имеет свои особенности и строго регламентирован законодательством․
Способ 1: Запрос через оператора электронного документооборота (ЭДО)
Это самый удобный и быстрый способ для юридических лиц и ИП․ Если компания сдает отчетность в СФР через оператора ЭДО (например, Контур, СБИС, 1С-Отчетность и др․), она может через этого же оператора запросить сведения о трудовой деятельности сотрудника․
- Авторизация: Войти в систему ЭДО с помощью электронной подписи (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица․
- Формирование запроса: В специальном разделе (часто называется «Запросы в СФР» или «Сведения о стаже») создать новый запрос по форме, утвержденной Социальным фондом․
- Указание данных: Внести СНИЛС сотрудника, в отношении которого запрашивается выписка․
- Подписание и отправка: Запрос подписывается УКЭП и отправляется в СФР․
- Получение ответа: Выписка в формате XML или PDF приходит в личный кабинет компании на портале оператора ЭДО обычно в течение нескольких часов или на следующий рабочий день․
Способ 2: Запрос через кабинет страхователя на сайте СФР
Работодатель может воспользоваться сервисами официального сайта Социального фонда․
- Авторизоваться в личном кабинете страхователя на сайте СФР (вход осуществляется через Госуслуги с использованием УКЭП юридического лица)․
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности»․
- Сформировать запрос по СНИЛС работника и дождаться обработки данных системой․
Способ 3: Предоставление выписки самим работником
Часто кадровики просят самого кандидата предоставить выписку․ Это абсолютно законно и значительно экономит время компании․
Как сотрудник может получить документ:
- Через портал Госуслуг: На портале можно оформить пять документов для трудоустройства и работы, включая выписку из ЭТК․ Сервис позволяет скачать файл в формате PDF или XML, который можно переслать работодателю․
- Через МФЦ: Работник может лично обратиться в многофункциональный центр с паспортом и СНИЛС․
- Через текущего работодателя: По заявлению сотрудника текущий работодатель обязан предоставить ему выписку не позднее трех рабочих дней с момента обращения․
Важные нюансы и правила безопасности
При работе с данными ЭТК работодатель должен соблюдать ряд строгих правил:
- Согласие работника: Согласно законодательству о персональных данных и Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на запрос его данных из Социального фонда․ Самовольный запрос выписки по СНИЛС без ведома человека недопустим․
- Защита данных: Полученная выписка содержит конфиденциальную информацию․ Работодатель несет ответственность за ее сохранность и неразглашение третьим лицам․
- Сроки актуальности: Помните, что работодатели подают сведения в СФР до 15-го числа месяца, следующего за отчетным․ Таким образом, данные в выписке могут отставать от реального положения дел на срок до полутора месяцев․
Переход на электронные трудовые книжки сделал процесс проверки стажа более прозрачным․ Работодателю достаточно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, доступ к оператору ЭДО или сайту СФР, а также согласие сотрудника, чтобы оперативно получить все необходимые сведения․ Отказ от бумажных архивов не только экономит время кадровых специалистов, но и минимизирует риск потери или фальсификации важных документов, подтверждающих трудовой путь работника․