С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Вместо бумажных документов работодатели теперь обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ через специализированные сервисы. Одним из самых популярных инструментов для этого является Контур.Экстерн, платформа‚ разработанная компанией «СКБ Контур» для автоматизации кадровой и отчетной работы.

Одним из ключевых документов‚ который необходимо предоставить новому работнику или использовать для внутреннего учета‚ является форма СТД-Р — выписка из электронной трудовой книжки. В этой статье мы подробно расскажем‚ как распечатать электронную трудовую книжку через Контур.Экстерн‚ чтобы получить официальный документ‚ соответствующий требованиям Трудового кодекса РФ.

Что такое форма СТД-Р и зачем её распечатывать?

Форма СТД-Р — это официальный документ‚ утвержденный Приказом Минтруда России № 595н от . Она содержит полную историю трудовой деятельности сотрудника: даты приема‚ увольнения‚ переводов‚ повышений‚ наград и других кадровых событий.

Распечатанная форма СТД-Р может быть использована:

• При трудоустройстве нового сотрудника‚ который ранее работал только в электронном формате;
• Для предоставления в банк‚ органы соцзащиты‚ суд или другие инстанции;
• Как подтверждение стажа при оформлении пенсии или льгот;
• Для архивного хранения в бумажном виде (по желанию работодателя).

Важно! Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ работодатель обязан предоставить работнику выписку из ЭТК в течение 3 рабочих дней по его письменному запросу. Распечатанная форма СТД-Р имеет юридическую силу‚ если на ней проставлена электронная подпись работодателя.

Подготовка к распечатке: требования и условия

Прежде чем приступить к печати‚ убедитесь‚ что выполнены следующие условия:

• Вы используете Контур.Экстерн (не Контур.Зарплата или Контур.Персонал — хотя данные синхронизируются‚ печать осуществляется именно в Экстерне);
• Все кадровые события (прием‚ увольнение‚ переводы) уже внесены в систему и переданы в ПФР через отчет СЗВ-ТД;
• У вас есть действующая электронная подпись (ЭП)‚ зарегистрированная в Контур.Экстерне;
• Сотрудник имеет электронную трудовую книжку (не бумажную);
• Вы вошли в систему под учетной записью‚ имеющей права на работу с кадровыми документами.

Пошаговая инструкция: как распечатать СТД-Р в Контур.Экстерн

Шаг 1: Войдите в Контур.Экстерн

Откройте браузер (рекомендуется Chrome‚ Firefox или Edge) и перейдите по адресу: https://extranet.kontur.ru. Введите логин и пароль. Если вы используете ЭП для входа, выберите соответствующий сертификат.

Шаг 2: Перейдите в раздел «Сотрудники»

В левом меню нажмите на пункт «Сотрудники». Откроется список всех сотрудников вашей организации.

Шаг 3: Найдите нужного сотрудника

Используйте фильтры по ФИО‚ Табельному номеру или статусу («Действующий»‚ «Уволенный»). Найдите сотрудника‚ для которого нужно распечатать ЭТК.

Шаг 4: Откройте личную карточку сотрудника

Нажмите на ФИО сотрудника — откроется его персональная карточка.

Шаг 5: Перейдите на вкладку «Трудовая книжка»

В верхней части карточки найдите вкладки: «Общее»‚ «Зарплата»‚ «Трудовая книжка». Нажмите на «Трудовая книжка».

Шаг 6: Сформируйте и распечатайте СТД-Р

На этой вкладке вы увидите:

• Статус трудовой книжки («Электронная»);
• Историю трудовой деятельности (все записи‚ переданные в ПФР);
• Кнопку «Напечатать СТД-Р» — нажмите на неё.

Система автоматически сформирует документ в формате PDF‚ содержащий:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• Все кадровые события с датами;
• Наименование организации;
• Электронную подпись работодателя (если она настроена);
• Штрих-код и уникальный номер документа.

Шаг 7: Сохраните и распечатайте документ

После нажатия кнопки «Напечатать СТД-Р»:

1. Откроется окно просмотра PDF-файла.
2. Нажмите кнопку «Скачать» (иконка в виде стрелки вниз)‚ чтобы сохранить файл на компьютер.
3. Затем откройте скачанный файл и нажмите «Печать» (Ctrl+P).
4. Выберите принтер‚ настройте параметры (обычно А4‚ портретная ориентация)‚ и нажмите «Печать».

Важные нюансы и ошибки

Ошибка 1: Кнопка «Напечатать СТД-Р» не активна

Причина: у сотрудника еще нет переданных в ПФР данных. Убедитесь‚ что:

• Сотрудник был оформлен через Контур.Экстерн;
• Отчет СЗВ-ТД за соответствующий период был отправлен в ПФР;
• В системе нет ошибок в данных (например‚ не заполнен СНИЛС).

Ошибка 2: В выписке отсутствуют записи

Если сотрудник ранее работал на бумажной трудовой книжке‚ то данные из неё не переносятся автоматически. В этом случае:

• Сотрудник должен предоставить бумажную ТК;
• Вы вручную вносите данные в Контур.Экстерн через функцию «Добавить запись»;
• Затем формируете СТД-Р, в нем будут отображаться и старые‚ и новые записи.

Ошибка 3: Нет электронной подписи

Без ЭП документ не имеет юридической силы. Если вы печатаете СТД-Р для передачи сотруднику — обязательно подпишите его ЭП. Для этого:

• Перейдите в «Настройки» → «Электронная подпись»;
• Убедитесь‚ что сертификат активен и привязан к вашей учетной записи;
• При печати выберите опцию «Подписать документ ЭП».

Как получить СТД-Р для внешнего совместителя?

Для внешних совместителей в ЭТК ставится отметка в поле «Совместитель». При этом предыдущие записи из бумажной трудовой книжки передавать не нужно. Форма СТД-Р для совместителя будет содержать только те записи‚ которые были внесены в ЭТК в рамках вашей организации.

Советы по хранению и использованию

• Храните электронные копии СТД-Р в защищенной папке на сервере (например‚ в облаке Контур.Документооборот).
• Для сотрудников‚ уволенных до 2021 года‚ сохраняйте бумажные трудовые книжки в архиве, они остаются юридически значимыми.
• Если сотрудник требует выписку — отправьте ему PDF-файл по электронной почте с подписью‚ или предоставьте распечатанный экземпляр под роспись.
• Не забывайте обновлять СТД-Р при каждом новом кадровом событии — например‚ после повышения или перевода.

Распечатка электронной трудовой книжки через Контур.Экстерн — это простой‚ быстрый и полностью законный процесс‚ который позволяет работодателю соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ. Главное — регулярно вносить данные в систему‚ своевременно отправлять СЗВ-ТД и использовать электронную подпись для придания документам юридической силы.

Контур.Экстерн — это не просто инструмент для отчетности‚ а полноценная кадровая платформа‚ которая экономит время‚ снижает риски ошибок и помогает оставаться в рамках закона. Уже более 300 000 организаций в России доверяют Контур.Экстерн для ведения электронных трудовых книжек — и вы можете присоединиться к ним.

Помните: Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной‚ а её цифровое продолжение. Главное — не терять документы и всегда быть готовым предоставить их в нужный момент.

Если у вас остались вопросы — обратитесь в техническую поддержку Контур.Экстерн по телефону 8 (800) -00-00-50 или через чат на сайте.