В современной практике кадрового делопроизводства переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал реальностью. Однако часто возникают ситуации, когда работнику или работодателю требуется бумажная копия сведений о трудовой деятельности. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сформировать и распечатать электронную трудовую книжку из программы 1С (ЗУП и Бухгалтерия предприятия), опираясь на актуальные требования законодательства и функционал программных продуктов.
Нужно ли распечатывать ЭТК в 1С?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде. Однако закон предусматривает право работника получить эти сведения:
- На бумажном носителе (заверенная копия);
- В виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Важно понимать: сама программа 1С не является источником истины для внешней среды. Официальным документом считается выписка, полученная через ПФР (СФР) или сформированная на основе данных, отправленных в фонд. В 1С мы формируем печатные формы отчетов СЗВ-ТД или СТД-Р, которые и служат подтверждением трудовой деятельности.
Где найти функцию печати в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия
Интерфейс программ может незначительно отличаться в зависимости от версии (ред. 3.0, 3.1), но логика работы остается единой. Чаще всего пользователи ищут кнопку «Печать» непосредственно в карточке сотрудника, но она находится в специализированном разделе.
Пошаговый алгоритм действий:
- Перейдите в главное меню программы.
- Выберите раздел «Кадры».
- Найдите пункт меню «Электронные трудовые книжки» (в некоторых версиях он может называться «Сведения о трудовой деятельности»).
- В открывшемся списке выберите необходимого сотрудника.
- Нажмите кнопку «Сформировать сведения» или выберите уже созданный документ с данными.
Именно внутри сформированного документа или списка сведений доступна кнопка «Печать». Нажав на нее, вы увидите список доступных форм.
Какую форму выбрать для печати?
При нажатии на печать программа 1С предложит несколько вариантов отчетов. Важно выбрать правильный, в зависимости от цели:
Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)
Это основной документ, который работодатель выдает работнику при увольнении или по его письменному заявлению. В 1С эта форма формируется на основе данных, которые были отправлены в Социальный фонд России (СФР).
- Для чего нужна: Для предоставления работнику по его требованию.
- Особенность: Содержит всю историю работы у конкретного работодателя, ведущего эту запись.
Отчет СЗВ-ТД
Это отчетная форма, которая отправляется в ПФР/СФР. Ее также можно распечатать для внутреннего архива или сверки данных;
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Если сотрудник впервые устраивается на работу или меняет способ ведения книжки (с бумажной на электронную), в 1С можно распечатать заявление.
Примечание: Разработчики 1С предлагают свой вариант формы заявления, так как единого жесткого бланка нет. Форму можно отредактировать перед печатью, если в вашей организации приняты свои стандарты.
Частые проблемы и решения
Многие пользователи сталкиваются с ситуацией, когда кнопка печати неактивна или данные не отображаются. Вот основные причины:
- Данные не отправлены в СФР: Чтобы сформировать актуальную выписку СТД-Р, сначала необходимо создать и отправить отчет СЗВ-ТД в фонд. Без этого шага в базе 1С может не быть полного набора данных для печати итоговой справки.
- Не выбран вид заявления: При работе с заявлениями о переходе на ЭТК убедитесь, что в документе в поле «Вид заявления» выбран корректный вариант (например, «Ведение в электронном виде»).
- Отсутствие прав доступа: У пользователя может не быть прав на просмотр раздела «Кадры» или печать конфиденциальных документов. Обратитесь к администратору базы 1С.
Можно ли отправить файл по электронной почте?
Да, современные версии 1С позволяют не только распечатать документ на принтере, но и сохранить его в электронном виде. После выбора формы печати (например, СТД-Р) в окне предпросмотра нажмите кнопку «Сохранить как» или «Отправить по email». Файл будет сохранен в формате PDF или Excel, что удобно для архивирования или пересылки сотруднику.
Распечатка электронной трудовой книжки в 1С — это процесс формирования отчетных форм (СТД-Р) на основе введенных кадровых данных. Главное помнить, что юридическую силу имеет документ, сформированный после регистрации всех событий в базе и, желательно, после их отправки в Социальный фонд. Следуя пути Кадры -> Электронные трудовые книжки, вы всегда сможете оперативно предоставить работнику необходимый документ.