Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 84.1 (ведение и хранение трудовых книжек).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» (с изменениями на 2025 год).
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с поправками 2024‑2025 гг.).
• Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует в редакции 2025 года).

С 2025 года вступил в силу Федеральный закон № 122‑ФЗ, позволяющий работодателю вести трудовую книжку в электронном виде по соглашению с работником. При этом бумажная форма сохраняет юридическую силу, если сотрудник не отказался от неё письменно.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Когда можно использовать только ЭТК?

• Сотрудник впервые трудоустроен после и дал письменное согласие на ведение ЭТК.
• Работник перешёл на удалённую работу и отказался от бумажного варианта в пользу электронного (согласие оформляется в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта).
• Организация перешла на полностью электронный документооборот и имеет аккредитованную систему ведения ЭТК (например, 1C:ЗУП версии 3.1.14 и выше).

Когда обязательна бумажная книжка?

• Сотрудник не дал согласия на ЭТК или явно запросил бумажный вариант.
• Трудовой договор заключён до и не было оформлено соглашение о переходе на ЭТК.
• Работник является иностранным гражданином, у которого нет доступа к российскому порталу госуслуг (в этом случае бумажная форма остаётся обязательной).

В случае увольнения необходимо заполнить обе формы, если они оба ведутся параллельно, иначе запись делается только в той книжке, которая является основной для сотрудника.

Этапы заполнения трудовой книжки при увольнении

1. Подготовка документов – трудовой договор, приказ об увольнении, справка о среднем заработке (если требуется), лист учёта рабочего времени.
2. Определение основания увольнения – по статье ТК РФ (например, ст. 77 – по собственному желанию, ст. 81 – сокращение штата, ст. 83 – по инициативе работодателя и т.д.).
3. Формулировка записи – строго по форме, установленной Приказом Минтруда № 697н;
4. Внесение записи в трудовую книжку – ручкой чёрного или синего цвета, без исправлений, с указанием даты и номера приказа.
5. Подпись и печать – подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если она используется).
6. Выдача книжки сотруднику – под роспись в личной карточке сотрудника или в журнале выдачи трудовых книжек.
7. Внесение данных в электронную трудовую книжку (если ведётся) – через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в кадровой программе.

Важно: запись делается только один раз – при увольнении. Дополнительные пометки (например, «уволен по соглашению сторон») не допускаются.

Пример правильной записи в бумажной трудовой книжке

2026 г. 23 мая Уволен по собственному желанию.
 Приказ № 125/к от г.

Где:

• 2026 г. 23 мая – дата увольнения (день, месяц, год).
• Уволен по собственному желанию – формулировка основания (ст. 77 ТК РФ).
• Приказ № 125/к от г. – номер и дата приказа об увольнении.

Если увольнение происходит по инициативе работодателя (например, сокращение штата), запись выглядит так:

2026 г. 15 июня Уволен в связи с сокращением штата.
 Приказ № 142/к от г.

Как оформить запись в электронной трудовой книжке

Через портал «Госуслуги»

1. Войти в личный кабинет работодателя (раздел «Кадровик»).
2. Выбрать сотрудника → «Трудовая книжка» → «Добавить запись».
3. Указать:
   • Дата увольнения;
   • Основание (выбрать из справочника ТК РФ);
   • Номер и дата приказа;
   • Краткое описание (необязательно, но рекомендуется заполнить поле «Примечание»).
4. Подписать запись электронной подписью работодателя.
5. Сотрудник получает уведомление и может подтвердить запись в своём личном кабинете.

В программе 1C:ЗУП (версия 3.1.14 и выше)

1. Перейти в раздел «Кадровик» → «Сотрудники» → выбрать нужного сотрудника.
2. Нажать «Оформить увольнение».
3. Заполнить поля:
   • Дата увольнения;
   • Основание (справочник «Основания увольнения»);
   • Приказ (выбрать существующий или создать новый).
4. Система автоматически сформирует запись в электронной трудовой книжке и выведет печатную форму для бумажной книжки (если требуется).
5. После подтверждения документа нажать «Провести» – запись будет отправлена в ЕГРЗ (Единый государственный реестр трудовых книжек) и станет доступной сотруднику через «Госуслуги».

При работе с другими системами (например, «Галактика», «Кадры») алгоритм аналогичен: создать приказ → оформить увольнение → система генерирует запись в ЭТК и печатный вариант для бумажной книжки.

Проверка корректности записи

• Убедиться, что дата в бумажной и электронной книжке совпадает.
• Проверить, что основание увольнения соответствует статье ТК РФ и указано в приказе.
• Убедиться, что нет опечаток в номере и дате приказа.
• Проверить наличие подписи и печати (для бумажной формы) либо электронной подписи (для ЭТК).

Частые ошибки и как их избежать

Особенности увольнения по разным основаниям

Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ)

• Сотрудник подаёт заявление за две недели до желаемой даты увольнения (или иной срок, если предусмотрен трудовым договором).
• Запись: «Уволен по собственному желанию. Приказ № … от …».

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

• Включает сокращение штата, ликвидацию организации, непрохождение аттестации и др.
• Необходимо указать конкретный подпункт статьи (например, «п. 2 ст. 81 ТК РФ – сокращение штата»).
• Пример записи: «Уволен в связи с сокращением штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ). Приказ № … от …».

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

• Оформляеться взаимным согласием сторон, фиксируется в письменном соглашении.
• Запись: «Уволен по соглашению сторон. Приказ № … от …».

Увольнение в связи с истечением срока действия трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

• Применяется к срочным договорам.
• Запись: «Уволен в связи с истечением срока действия трудового договора. Приказ № … от …».

Как настроить автоматическое заполнение трудовой книжки в кадровой программе

Современные кадровые системы позволяют сократить время на оформление увольнения за счёт шаблонов и интеграции с ЭТК. Ниже – общая инструкция, применимая к большинству решений.

1. Создание шаблона приказа – в разделе «Шаблоны документов» задать обязательные поля: номер, дата, основание увольнения (ссылка на справочник ТК РФ), ФИО сотрудника, должность.
2. Настройка справочника оснований увольнения – заполнить все статьи ТК РФ (77‑84.1) с соответствующими формулировками, которые будут подставляться в запись трудовой книжки.
3. Интеграция с порталом «Госуслуги» – в настройках обмена указать сертификат ЭП, указать URL API ЕГРЗ, настроить автоматическую отправку записи после проведения приказа.
4. Печатная форма для бумажной книжки – настроить макет печатного документа (обычно A5, вертикальная ориентация) с полями: дата, запись, номер приказа, место для подписи и печати.
5. Тестовый запуск – оформить увольнение тестового сотрудника, проверить, что:
   • В печатной форме запись соответствует требуемому формату;
   • Электронная запись отправлена в ЕГРЗ и доступна сотруднику в личном кабинете;
   • Нет дублирования или пропуска полей.
6. Обучение кадрового персонала – провести инструктаж по работе с шаблонами, проверке данных перед проведением приказа, работе с электронной подписью.

После настройки процесс выглядит так:

• Создаётся приказ об увольнении (автоматически заполняется шаблоном).
• После проведения приказа система генерирует запись в трудовой книжке (бумажный вариант) и электронную запись.
• Кадровик проверяет корректность, ставит подпись (или ЭП) и выдаёт книжку сотруднику.
• Электронная запись сразу появляется в ЕГРЗ, сотрудник получает уведомление.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении – это не просто формальность, а гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Соблюдение установленного порядка, внимание к деталям (дата, номер приказа, точное формулирование основания) и использование современных электронных сервисов позволяют избежать ошибок, снизить риски трудовых споров и обеспечить прозрачность учёта трудовой деятельности.

Напомним ключевые моменты:

• Запись делается один раз – при увольнении.
• Обязательно указываются дата увольнения, основание (со ссылкой на статью ТК РФ), номер и дата приказа.
• При ведении обеих форм (бумажной и электронной) записи должны быть полностью идентичны.
• Используйте чёрную или синюю пасту, без исправлений; при ошибке оформляйте дубликат.
• Настройте автоматическое заполнение в кадровой программе – это сократит время и минимизирует человеческий фактор.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное оформление увольнения и сохранёте доверие сотрудников к вашей организации.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на май 2026 года и рекомендаций по работе с электронными трудовыми книжками.