Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ учёта трудовой деятельности, который заменяет традиционный бумажный документ. В системе Контур.Бухгалтерия и Контур.Экстерн пользователи могут не только вести ЭТК, но и получать выписки, сохранять их в электронном виде и распечатывать при необходимости. Ниже представлена пошаговая инструкция, как распечатать электронную трудовую книжку из Контур.
Содержание
- Что такое электронная трудовая книжка
- Как получить доступ к ЭТК в Контур
- Формирование выписки из ЭТК
- Как распечатать выписку
- Сохранение и отправка документа
- Часто задаваемые вопросы
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о приёме, переводах, увольнениях и других событиях трудовой деятельности сотрудника. Ведение ЭТК регулируется Федеральным законом № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» и допускаеться с 2020 года.
Преимущества ЭТК:
- Удобство хранения и быстрый доступ к данным;
- Возможность мгновенно формировать выписки;
- Снижение риска потери или повреждения документа;
- Интеграция с государственными сервисами (Госуслуги, ПФР).
Как получить доступ к электронной трудовой книжке в Контур
Для работы с ЭТК в системе Контур необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Контур.Бухгалтерия или Контур.Экстерн (если учётная запись ещё не создана).
- Пройти подтверждение личности (подтверждённая учётная запись на Госуслугах или через ЭЦП).
- В личном кабинете выбрать раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».
- Найти нужного сотрудника и открыть его карточку.
- В карточке сотрудника перейти на вкладку «Трудовая книжка» (или «ЭТК»).
После этих действий вы увидите текущие сведения электронной трудовой книжки сотрудника.
Формирование выписки из электронной трудовой книжки
Выписка – это документ, содержащий выбранный период сведений из ЭТК. Её можно получить следующим образом:
- В карточке сотрудника на вкладке «Трудовая книжка» нажать кнопку «Получить выписку» (иногда обозначена как «Выписка из ЭТК»).
- Указать необходимый период (например, с по ) или выбрать «За весь период».
- Подтвердить запрос. Система сформирует документ в формате PDF с электронной печатью Контур.
- Готовый файл появится в разделе «Справки» → «Выписки» или будет доступен для скачивания непосредственно после формирования.
Важно: выписка имеет юридическую силу и может быть предоставлена сотруднику, работодателю или в государственные органы (ПФР, МФЦ).
Как распечатать выписку из электронной трудовой книжки
После получения PDF‑файла печать выполняется стандартными средствами операционной системы или любого PDF‑просмотрщика.
Пошаговая инструкция для Windows
- Откройте скачанный PDF‑файл (двойным щелчком мыши).
- В верхнем меню выберите Файл → Печать (или нажмите Ctrl+P).
- В диалоговом окне печати:
- Выберите принтер;
- Укажите количество копий;
- При необходимости настройте ориентацию (портрет/альбом) и масштаб;
- Убедитесь, что отмечена опция «Печать как изображение» только если требуется сохранить электронную печать визуально.
- Нажмите Печать.
Пошаговая инструкция для macOS
- Откройте PDF в приложении Предварительный просмотр.
- Выберите Файл → Печать (Cmd+P).
- Настройте параметры печати и нажмите Печать.
Печать через мобильные устройства
Если вы используете смартфон или планшет:
- Откройте PDF в любом приложении для чтения (Adobe Acrobat, Foxit, встроенный просмотрщик).
- Нажмите значок «Поделиться» → «Печать» (AirPrint для iOS или соответствующая функция для Android).
- Выберите доступный принтер и подтвердите печать.
- Сохранить на локальном диске, USB‑накопителе или в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск).
- Отправить по электронной почте** как вложение (рекомендуется использовать защищённое соединение или шифрование при передаче конфиденциальных данных).
- Передать сотруднику через личный кабинет на Госуслугах (если у него есть подтверждённая учётная запись).
- Есть ли у вас права на просмотр кадровой информации (роль «Кадровик» или «Руководитель»).
- Подтверждена ли ваша учётная запись (необходима подтверждённая учётная запись на Госуслугах или ЭЦП).
- Не истёк ли срок действия лицензии на модуль «Кадры» в Контур.Бухгалтерия.
Сохранение и отправка документа
Помимо печати, выписку можно:
При отправке важно помнить о защите персональных данных: не передавайте файл через открытые каналы без шифрования, если это не требуется по закону.
Часто задаваемые вопросы
Нужна ли электронная подпись для печати выписки?
Нет. Для простого просмотра и печати электронной подписи не требуется. Подпись нужна только при официальной передаче документа в государственные органы или при необходимости подтвердить его подлинность в электронном виде.
Можно ли распечатать выписку сразу для нескольких сотрудников?
Да. В Контур.Экстерн есть функция массового формирования выписок: выберите группу сотрудников, укажите период и получите ZIP‑архив с отдельными PDF‑файлами для каждого работника.
Что делать, если кнопка «Получить выписку» не активна?
Проверьте:
Если всё в порядке, но проблема остаётся – обратитесь в службу поддержки Контур.
В каком формате лучше сохранять выписку для долгосрочного хранения?
Рекомендуется сохранять в PDF/A – архивном варианте PDF, который гарантирует воспроизводимость документа независимо от изменений программного обеспечения.
Нужно ли заверять печатную выписку печатью организации?
Если выписка выдаётся сотруднику для предоставления третьим лицам (например, новому работодателю), достаточно электронной печати Контур. При предоставлении в государственные органы (ПФР, МФЦ) дополнительное заверение не требуется, так как электронная печать уже имеет юридическую силу.
Распечатка электронной трудовой книжки из Контур – простой процесс, который состоит из трёх основных этапов: получение доступа к ЭТК, формирование выписки в PDF и печать документа стандартными средствами. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро получить надёжный бумажный вариант сведений о трудовой деятельности сотрудника, сохранить его в электронном виде и, при необходимости, передать заинтересованным сторонам.
Помните, что работа с персональными данными требует соблюдения требований конфиденциальности и безопасности. Используйте защищённые каналы связи при передаче выписок и храните их в местах с ограниченным доступом.
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к официальной документации Контур или в службу поддержки, где вам окажут квалифицированную помощь.