Содержание

1. Законодательные требования к электронным трудовым книжкам
2. Что необходимо подготовить в 1С перед печатью
3. Настройка флага «Отразить в трудовой книжке»
4. Пошаговый процесс увольнения и формирования ЭТК
5. Как распечатать электронную трудовую книжку
6. Часто задаваемые вопросы

Законодательные требования к электронным трудовым книжкам

С 1 января 2020 года в России введён институт электронной трудовой книжки (ЭТК). Основные нормы:

• Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если сотрудник дал согласие.
• Отчёт о приёме на работу и увольнении (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1) должен быть отправлен в ПФР не позднее следующего дня после издания приказа.
• Сотруднику предоставляются сведения в виде:
  • электронного документа, который можно сохранить на носителе,
  • распечатки (для тех, кто требует бумажный вариант),
  • отправки по e‑mail.

Важно: если сотрудник отказался от ЭТК, необходимо вести традиционную бумажную трудовую книжку.

Что необходимо подготовить в 1С перед печатью

Для корректного формирования и печати ЭТК в момент увольнения проверьте следующее:

Настройка флага «Отразить в трудовой книжке»

Если в документе «Увольнение» галочка не стоит, сведения о прекращении трудовых отношений не попадут в ЭТК. Выполните следующие действия:

1. Откройте документ «Увольнение» (см. Кадры → Документы → Увольнение).
2. Перейдите во вкладку «Параметры» (обычно внизу формы).
3. Установите галочку «Отразить в трудовой книжке».
   Если галочка недоступна – проверьте, что у сотрудника в карточке выбран тип «ЭТК».
4. Сохраните документ.

Внимание! После сохранения документа система автоматически сформирует запись в электронную трудовую книжку и подготовит печатную форму.

Пошаговый процесс увольнения и формирования ЭТК

Шаг 1. Подготовка приказа об увольнении

• Создайте приказ «Увольнение» в разделе Кадры → Приказы → Увольнение.
• Заполните обязательные реквизиты: дата, основание, дата последнего рабочего дня.
• Установите флаг «Отразить в трудовой книжке» (см. раздел Настройка флага).

Шаг 2. Формирование документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Для сотрудников, согласившихся на ЭТК, в системе автоматически генерируется заявление. При необходимости можно открыть его вручную:

1. Кадры → Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Убедитесь, что в колонке «Вид заявления» выбран вариант «Сведения в электронной форме».
3. Сохраните заявление.

Шаг 3. Формирование формы СЗВ‑ТД (подраздел 1.1)

ЭТК тесно связана с формой СЗВ‑ТД. При наличии флага система сформирует её автоматически. Проверьте:

• Кадры → Отчёты → СЗВ‑ТД → Подраздел 1.1.
• В списке найдите запись по увольнённому сотруднику – она должна быть помечена как «Отразить в трудовой книжке».

Шаг 4. Отправка отчёта в ПФР (по желанию)

Если у вас настроена автоматическая отправка, нажмите кнопку «Отправить в ПФР». В противном случае сформируйте файл и отправьте вручную в личный кабинет ПФР.

Шаг 5. Печать электронного трудового листа

После выполнения всех вышеописанных действий откройте печатную форму:

1. Кадры → Документы → Увольнение → Открыть нужный документ.
2. В верхнем меню нажмите кнопку «Печать» → «Электронная трудовая книжка (Увольнение)».
3. В открывшемся окне проверьте корректность данных (ФИО, Дата увольнения, Должность, основания).
4. Нажмите «Печать» – система сформирует PDF‑файл, готовый к печати.

Как распечатать электронную трудовую книжку

Печать напрямую из 1С

Самый простой способ – использовать встроенный механизм печати:

• После выбора печатной формы нажмите «Печать» → выберите принтер.
• Убедитесь, что в настройках принтера включена печать в режиме «Высокое качество» (для сохранения подписи и печати).

Сохранение в PDF и последующая печать

Если требуется подпись руководителя в электронном виде, лучше сначала сохранить документ в PDF:

1. В окне печати нажмите «Сохранить в файл» → выберите формат PDF.
2. Откройте полученный файл в Adobe Acrobat (или любой другой программе).
3. Подпишите документ электронной подписью (если у вас есть сертификат).
4. Распечатайте подписанный PDF‑файл.

Печать «на руки» для сотрудника

Для сотрудников, которые требуют бумажный вариант, рекомендуется:

• Распечатать документ двойной стороной (лицевая сторона – основные сведения, обратная – подпись и печать организации).
• Подписать документ руководителем и, при необходимости, заверить печатью отдела кадров.
• Передать сотруднику вместе с приказом об увольнении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Что делать, если в документе «Увольнение» нет галочки «Отразить в трудовой книжке»?

Проверьте, что в карточке сотрудника в поле «Ведение трудовой книжки» выбран вариант «Электронная». Если выбран «Бумажная», галочка будет недоступна.

Вопрос 2. Можно ли распечатать ЭТК без отправки отчёта в ПФР?

Да. Отправка отчёта в ПФР – отдельный процесс. Печать доступна сразу после формирования документа в 1С.

Вопрос 3. Как добавить в печатную форму логотип компании?

В режиме «Конфигуратор» откройте объект «Печатные формы → Электронная трудовая книжка (Увольнение)», добавьте элемент Image и укажите путь к файлу логотипа.

Вопрос 4. Нужно ли подписывать распечатанную ЭТК электронной подписью?

Для бумажного варианта достаточно подписи руководителя и печати организации. Электронную подпись используют, если документ сохраняется в электронном виде (PDF) и передаётся по e‑mail.

Вопрос 5. Как восстановить утерянный PDF‑файл ЭТК?

В 1С откройте документ «Увольнение», нажмите «Печать» → «Электронная трудовая книжка (Увольнение)» и снова сохраните в PDF.

Распечатка электронного трудового листа при увольнении в 1С – процесс, который состоит из нескольких простых шагов:

1. Убедиться, что у сотрудника есть согласие на ведение ЭТК.
2. В документе «Увольнение» установить флаг «Отразить в трудовой книжке».
3. Сформировать и, при необходимости, отправить отчёт в ПФР.
4. Воспользоваться встроенной печатной формой, сохранить её в PDF и распечатать.

При соблюдении этих рекомендаций вы получите корректный документ, который можно передать сотруднику, а также выполнить все требования законодательства РФ.

Помните: правильная настройка 1С и внимательная проверка флагов позволяют избежать ошибок, связанных с недостающими записями в электронных трудовых книжках, и избавляют от лишних доработок в будущем.

Дата публикации: