Электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе 1С:ЗУП хранится в виде электронных записей‚ но при необходимости её можно вывести на печать в виде справки СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) или отчёта ЕФС‑1․ Ниже – пошаговое руководство‚ где и как это сделать․

Что именно печатается?

• Справка СТД‑Р – документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника (приём‚ перевод‚ увольнение‚ периоды работы)․
• Отчёт ЕФС‑1 (подраздел 1․1) – форма‚ которую сдают в ПФР; её также можно распечатать для внутреннего использования․
• Журнал документов «Электронные трудовые книжки» – список всех сформированных записей‚ из которого можно вывести печатный вид отдельной записи․

Для большинства кадровых целей достаточно распечатать СТД‑Р‚ поскольку она полностью отражает трудовую стаж и является аналогом бумажной трудовой книжки․

Где находится функция печати в 1С:ЗУП

Печать электронной трудовой книжки доступна из нескольких разделов конфигурации․ Выберите тот‚ который удобнее для вашей роли (кадровик‚ бухгалтер‚ руководитель)․

Через справочник «Сотрудники»

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники․
2. Найдите нужного сотрудника и откройте его карточку двойным кликом․
3. В карточке перейдите на вкладку Электронная трудовая книжка (или Трудовая деятельность в зависимости от версии)․
4. Нажмите кнопку Печать (иконка принтера) → выберите Справка СТД‑Р․
5. В открывшемся окне настройки печати укажите:
• Период (если нужен выборочный вывод);
• Формат вывода (A4‚ альбомный/портретный);
• Нужно ли включать подписи и печати (можно добавить шаблон с реквизитами организации)․
6. Нажмите ОК → документ сформируется в виде печатной формы‚ которую можно сразу отправить на принтер или сохранить в PDF․

Через журнал «Электронные трудовые книжки»

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки → Журнал документов;
2. Отфильтруйте записи по сотруднику‚ периоду или типу мероприятия (приём‚ перевод‚ увольнение)․
3. Выделите нужную запись (или несколько записей‚ удерживая Ctrl)․
4. На панели инструментов нажмите Ещё → Печать․
5. Выберите тип печатной формы:
• Справка СТД‑Р – для одного сотрудника;
• Сводная ведомость СТД‑Р – если нужно распечатать сразу несколько сотрудников;
• ЕФС‑1 (подраздел 1․1) – для отчётности в ПФР․
6. Настройте параметры печати (как в пункте 2․1) и подтвердите․

Через форму «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Если сотрудник подал заявление на получение выписки из ЭТК‚ его можно распечатать прямо из заявления:

1. Откройте Зарплата и кадры → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
2. Найдите заявление нужного сотрудника․
3. Откройте его и нажмите кнопку Печать заявления (или Печать СТД‑Р по заявлению)․
4. Система автоматически подставит данные из электронной трудовой книжки и сформирует печатный вид․

Настройка шаблона печати (опционально)

По умолчанию 1С:ЗУП использует стандартный шаблон СТД‑Р․ Если требуется добавить логотип организации‚ изменить шрифт или включить дополнительные реквизиты‚ выполните следующее:

1. Перейдите в Настройки → Печатные формы и обработки → Печатные формы․
2. Найдите форму Справка СТД‑Р (или ЕФС‑1)․
3. Нажмите Изменить → откроется конструктор печатных форм․
4. Добавьте нужные элементы (картинка‚ текст‚ таблицы) и сохраните изменения․
5. При последующей печати будет использоваться обновлённый шаблон․

Важно: после изменения шаблона рекомендуется сделать тестовую печать на обычный лист бумаги‚ чтобы убедиться в корректности расположения данных․

Сохранение в электронном виде (PDF) перед печатью

Если вам нужно отправить выписку сотруднику по электронной почте или архивировать её‚ можно сохранить документ в PDF прямо из окна печати:

1. В диалоговом окне печати выберите принтер Microsoft Print to PDF (или любой другой виртуальный PDF‑принтер)․
2. Укажите имя файла и папку сохранения․
3. Нажмите Печать – получите PDF‑файл‚ который можно прикрепить к письму или разместить в электронном архиве․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где найти кнопку «Печать» в карточке сотрудника?

Кнопка расположена на панели инструментов вкладки «Электронная трудовая книжка» (значок принтера)․ Если её нет‚ проверьте‚ что у вас есть права на просмотр и печать кадровых данных․

Можно ли распечатать сразу несколько сотрудников?

Да‚ через журнал «Электронные трудовые книжки» выберите несколько записей и используйте печатную форму «Сводная ведомость СТД‑Р»․

Нужен ли электронный подпись при печати СТД‑Р?

Для внутреннего использования подпись не обязательна․ Если справка предоставляется третьим лицам (например‚ новому работодателю)‚ рекомендуется заверить её подписью руководителя и печатью организации (можно добавить в шаблон)․

Что делать‚ если при печати появляется ошибка «Не найден шаблон»?

Проверьте‚ что в конфигурации активирована опция «Использовать печатные формы СТД‑Р»․ Возможно‚ потребуется обновить конфигурацию до последней версии или восстановить стандартные формы из поставки․

Печать электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП выполняется всего за несколько кликов:

1. Открыть карточку сотрудника или журнал ЭТК․
2. Выбрать нужную запись․
3. Нажать кнопку Печать и указать форму СТД‑Р (или ЕФС‑1)․
4. При необходимости настроить шаблон и сохранить документ в PDF․

Таким образом‚ вы получаете официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность сотрудника‚ который можно использовать при приёме на работу‚ предоставлении в государственные органы или архивном хранении․

Следуйте данной инструкции‚ и процесс печати электронной трудовой книжки станет простым и прозрачным;