Сегодня 11:02:03 () – момент, когда в России уже завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В этой статье мы подробно рассмотрим, какие даты являются ключевыми, какие нормативные акты регулируют процесс, а также что нужно знать работодателям и сотрудникам для бесперебойного перехода.
Ключевые даты перехода на ЭТК
- 1 января 2020 г. – с этой даты начался обязательный отчёт о кадровых изменениях в Пенсионный фонд РФ по форме
СЗВ‑ТД. Это первый шаг к полной цифровизации трудовых отношений; - 1 января 2021 г. – работодатели получили возможность вести трудовые книжки в электронном виде, одновременно сохраняя бумажный вариант по желанию сотрудника.
- 1 января 2023 г. – введён штраф за непредоставление сведений в формате СЗВ‑ТД (ст. 15.25 КоАП РФ).
- 1 января 2026 г. – завершён переходный период: с этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки больше не выдаются (за исключением случаев, когда сотрудник явно отказался от ЭТК и оформил письменное заявление о сохранении бумажного варианта – такое право сохраняется до 31 декабря 2027 г.).
Таким образом, к моменту сегодняшней даты () переход уже завершён, и работодатели обязаны вести исключительно электронные трудовые книжки.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
- Постановление Правительства РФ от № 85 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 102н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядке её заполнения».
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части обработки данных в ЭТК).
- Кодекс административных правонарушений РФ, ст. 15.25 (непредоставление сведений в ПФР).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ. В ЭТК фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, награды, периоды нетрудоспособности и т.д.
Преимущества ЭТК
- Сокращение времени на оформление и хранение документов.
- Минимизация риска утраты или повреждения бумажного носителя.
- Быстрый доступ к данным как для работодателя, так и для сотрудника (через личный кабинет на портале «Госуслуги»).
- Автоматическая передача сведений в ПФР, что упрощает формирование пенсионных прав.
- Экономия на расходах по печати, хранению и архивированию бумажных книжек.
Недостатки и риски
- Необходимость обеспечения защиты персональных данных (соответствие ФЗ‑152);
- Зависимость от стабильной работы государственных информационных систем.
- Потребность в обучении кадровых служб и сотрудников работе с новыми сервисами.
- Возможные технические сбои при массовой загрузке данных (особенно в первые месяцы после обязательного перехода).
Как оформить переход на ЭТК: пошаговая инструкция для работодателей
Шаг 1. Подготовка внутренних нормативных актов
Обновить локальные положения о ведении трудовых книжек, включив в них положения о электронном формате и порядке взаимодействия с ПФР.
Шаг 2. Регистрация в системе ПФР
- Войти в личный кабинет страхователя на сайте ПФР (pfr.ru).
- Получить доступ к разделу «Электронные трудовые книжки».
- Пройти процедуру активации организации (если ещё не выполнена).
Шаг 3. Информирование сотрудников
Не позднее чем за два месяца до планируемого перехода направить каждому сотруднику уведомление о переходе на ЭТК, предложив подать заявление о сохранении бумажной книжки (если такое желание есть).
Шаг 4. Заполнение и отправка формы СЗВ‑ТД
При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение и т.д.) заполнять форму СЗВ‑ТД в электронном виде и отправлять её в ПФР не позднее пяти рабочих дней после события.
Шаг 5. Хранение и защита данных
Обеспечить соответствие требованиям ФЗ‑152: шифрование каналов передачи, ограничение доступа к данным, ведение журнала операций.
Шаг 6. Обучение персонала
Провести тренинги для кадровой службы и бухгалтерии по работе с личным кабинетом ПФР, заполнению СЗВ‑ТД и обработке запросов сотрудников.
Что должен знать сотрудник о своей электронной трудовой книжке?
- Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» (gosuslugi.ru) либо через мобильное приложение ПФР.
- Сотрудник может в любой момент запросить выписку из своей ЭТК (в PDF‑формате) и получить её на электронную почту или в личном кабинете.
- Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку, он должен подать письменное заявление работодателю до 31 декабря 2027 г. (после этой даты право на бумажный носитель утрачивается).
- При увольнении работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать справку о стазе и выплате, а также обеспечить передачу всех сведений в ПФР.
- В случае обнаружения ошибки в ЭТК сотрудник имеет право подать заявление о её исправлении через работодателя или напрямую в ПФР.
Практические советы и часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку в архив после перехода на ЭТК?
Ответ: Нет. После бумажные трудовые книжки больше не выдаются и не принимаются на хранение. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, она остаётся у него как личный документ, но не имеет юридической силы для подтверждения трудового стажа.
Вопрос 2. Что делать, если система ПФР временно недоступна?
Ответ: При временных сбоях рекомендуется фиксировать событие внутренним приказом и сохранять все подтверждающие документы. После восстановления работы системы необходимо в течение трёх рабочих дней отправить форму СЗВ‑ТД с указанием фактической даты события.
Вопрос 3. Как быть с внешними совместителями?
Ответ: Для внешних совместителей также ведётся ЭТК. Работодатель‑совместитель обязан передавать сведения в ПФР по форме СЗВ‑ТД, указывая место работы как «внешнее совместительство».
Вопрос 4. Есть ли штрафы за непредоставление сведений в формате СЗВ‑ТД?
Ответ: Да. Согласно ст. 15.25 КоАП РФ, непредоставление или несвоевременное предоставление сведений может повлечь штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 рублей для организаций.
Вопрос 5. Как проверить, что все данные о моём трудовом стаже уже находятся в ЭТК?
Ответ: Зайдите в личный кабинет на «Госуслуги», выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка». Там будет выведена хронология всех записей. При отсутствии некоторых записей обратитесь к своему работодателю для уточнения и отправки недостающих сведений в ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в kierunku цифровизации трудовых отношений в России. К моменту переходный период завершён, и все организации обязаны вести исключительно электронный формат. Соблюдение установленных сроков, правильное заполнение формы СЗВ‑ТД, обеспечение защиты персональных данных и своевременное информирование сотрудников позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовой деятельности.
Если у вас остались вопросы или нужна помощь в настройке внутренних процессов, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому делопроизводству или воспользоваться методическими материалами Пенсионного фонда РФ, доступными на официальном сайте pfr.ru.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и данных, доступных на момент .