Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность сотрудника․ С переходом на электронный формат и развитием цифровых сервисов, такие платформы, как СБИС (теперь Saby), стали незаменимыми помощниками для кадровых специалистов и бухгалтеров․ Эта статья подробно объясняет, как в системе СБИС распечатать трудовую книжку или необходимые выписки из неё, учитывая все нюансы законодательства и функционала системы․

Почему СБИС (Saby) для работы с трудовыми книжками?

СБИС — это не просто сервис для сдачи отчётности․ Это единая цифровая среда, где объединены документооборот, кадровый учёт, бухгалтерия и аналитика․ Для удобства пользователей все функции, связанные с трудовыми книжками, выделены в отдельный специализированный раздел․ Это позволяет:

• Вести учёт как электронных, так и бумажных трудовых книжек в одном месте․
• Автоматически формировать необходимые сведения и отчёты․
• Избежать ошибок при заполнении, так как система подсказывает и проверяет данные․
• Быстро распечатывать нужные документы прямо из личного кабинета․

Важно: два формата трудовых книжек и их разница

С 2021 года при приёме на работу кадровик должен оформлять электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Однако в некоторых случаях (по заявлению работника или для устаревших бумажных книжек) может использоваться бумажный формат․ От этого зависит алгоритм действий в СБИС․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Все записи о работе вносятся в электронный реестр в Социальном фонде России (СФР)․ Самой «книжки» в бумажном виде не существует․ Работодатель обязан:

1. Ежемесячно (или при увольнении) формировать и передавать в СФР сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1․
2. По запросу сотрудника предоставлять ему выписку из его электронной трудовой книжки․

Бумажная трудовая книжка

Классический формат․ Работодатель вносит записи от руки или печатью в саму книжку, которую хранит у себя․ При увольнении возвращает сотруднику․

Пошаговая инструкция: как распечатать документы в СБИС (Saby)

Ситуация А: Нужна распечатка выписки из ЭЛЕКТРОННОЙ трудовой книжки

Это самый частый запрос․ Выписка подтверждает стаж и опыт работы и имеет юридическую силу․

1. Войдите в личный кабинет СБИС (Saby)․ Это можно сделать по логину/паролю, через электронную подпись, Госуслуги и другие способы․
2. Перейдите в раздел «Кадры» или «Трудовая книжка»․ В интерфейсе Saby этот раздел явно выделен․
3. Найдите нужного сотрудника в списке или через поиск․
4. Откройте карточку сотрудника и найдите вкладку, связанную с трудовой книжкой (например, «Трудовая книжка», «Сведения о стаже»)․
5. Сформируйте выписку․ Обычно это кнопка «Сформировать выписку», «Распечатать СТД-Р» или аналогичная․ Система подготовит документ на основе данных, переданных в СФР․
6. Распечатайте документ․ После формирования на экране появится готовый PDF-документ․ Используйте стандартную функцию печати браузера или программы для просмотра PDF; Не забудьте подписать и поставить печать вашей организации, если это требуется по внутренним правилам (хотя для выписки из ЭТК печать организации часто не ставится, так как документ заверяется электронной подписью СФР)․

Ключевой момент: Выписка из ЭТК формируется на основе данных из отчёта СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)․ В СБИС вы можете распечатать именно этот отчёт, который и является выпиской․

Ситуация Б: Нужна распечатка для БУМАЖНОЙ трудовой книжки

Здесь возможны два варианта․

1. Распечатать титульный лист с данными сотрудника․ В карточке сотрудника в СБИС часто есть функция «Распечатать титульный лист» или «Форма Т-2»․ Этот бланк с ФИО, датой рождения, СНИЛС можно использовать для оформления новой бумажной книжки․
2. Распечатать форму для вписывания записей․ Если вы ведёте бумажную книжку, но хотите иметь электронный шаблон для сверки или черновика, в разделе кадров можно найти и распечатать форму «Трудовая книжка, установленная формы» (Т-2)․ Официальные записи в саму бумажную книжку вносятся от руки или печатью вручную․

Ситуация В: Распечатать документ для приёма на работу (расписка, пропуск)

Хотя это не сама трудовая книжка, СБИС помогает и с сопутствующими документами:

• Расписка о приёме документов: Если вы принимаете у сотрудника оригинал бумажной трудовой книжки, в СБИС можно сформировать и распечатать типовую расписку о приёме на хранение․
• Фото для пропуска: В карточке сотрудника можно распечатать его фотографию с указанием ФИО и должности для нанесения на пропуск․

Краткая шпаргалка: что и где нажимать в Saby

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Можно ли в СБИС распечатать трудовую книжку с печатью ПФР (штампом)?

О: Штамп ПФР (сейчас — СФР) появляется в системе после автоматического обновления данных․ Чтобы распечатать актуальную выписку со штампом, нужно дождаться этого обновления․ Если нужно срочно, можно распечатать выписку без штампа (галочкой отметить только сам отчёт), но для предъявления в органы лучше использовать документ со штампом․

В: Что делать, если в разделе «Трудовая книжка» нет данных по сотруднику?

О: Проверьте два момента:

1. Переданы ли сведения о приёме/увольнении этого сотрудника в СФР через СБИС (отчёт ЕФС-1)? Без этого данных в электронной книжке не будет․
2. Выбран ли у сотрудника в анкете электронный формат ведения трудовой книжки? Если выбран бумажный, то в разделе ЭТК данных не появится․

В: Нужно ли ставить печать организации на распечатанную выписку из СБИС?

О: На выписку из электронной трудовой книжки, сформированную через СБИС на основе данных СФР, не требуется печать организации․ Она имеет силу благодаря электронной подписи СФР․ Однако для внутреннего документооборота или по требованию конкретного учреждения (например, при оформлении визы) печать могут попросить поставить․ Уточняйте требования получателя документа․

В: Как быть, если у сотрудника только бумажная трудовая книжка, но я хочу вести учёт в СБИС?

О: В карточке сотрудника в СБИС нужно указать, что он использует бумажный формат․ Далее вы вручную вносите записи о его работе в разделе кадров (как справочную информацию) и при увольнении формируете и отправляете в СФР отчёт СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) на основе записей из его бумажной книжки․ Распечатать саму бумажную книжку из СБИС нельзя — её заполняете физически․

Система СБИС (Saby) значительно упрощает работу с трудовыми книжками, централизуя все данные и автоматизируя формирование документов․ Ключевое правило: определите формат ведения учёта (электронный или бумажный) для каждого сотрудника․ Для владельцев ЭТК достаточно одного клика, чтобы распечатать юридически значимую выписку․ Для бумажных книжек СБИС выступает как удобный организатор и помощник при формировании отчётности в СФР․ Всегда сверяйтесь с актуальной версией интерфейса Saby и официальными требованиями законодательства․

Статья подготовлена на основе информации о функционале СБИС (Saby) и актуальных правил ведения трудового учёта․ Технологии и интерфейсы системы могут обновляться․