В современных условиях ведения кадрового учета все больше компаний переходят на электронные трудовые книжки. Однако, несмотря на это, бумажные аналоги продолжают существовать и требуют правильного оформления. В этой статье мы подробно рассмотрим, как распечатать трудовую книжку из системы СБИС (Современные Бизнес-Информационные Системы), а также разберем особенности работы с электронными трудовыми книжками.
Что такое СБИС и как она связана с трудовыми книжками
СБИС (Современные Бизнес-Информационные Системы) — это популярная в России облачная система для автоматизации кадрового учета, расчета заработной платы и ведения отчетности. В СБИС реализованы все необходимые инструменты для работы с трудовыми книжками, как бумажными, так и электронными.
Важно! С 2020 года в России действует закон, позволяющий работодателям перейти на электронные трудовые книжки. Однако, если сотрудник не изъявил желания перейти на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Виды трудовых книжек в СБИС
В системе СБИС предусмотрены два основных способа ведения трудовых книжек:
- Бумажная трудовая книжка, классический вариант, который ведется в бумажном виде
- Электронная трудовая книжка — сведения о трудовой деятельности хранятся в Пенсионном фонде РФ
Как распечатать бумажную трудовую книжку в СБИС
Шаг 1: Проверка настроек ведения трудовой книжки
Перед тем как распечатать трудовую книжку, убедитесь, что в системе правильно указан способ ведения:
- Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники
- Выберите нужного сотрудника и откройте его карточку
- Перейдите на вкладку Трудовая книжка
- Убедитесь, что в графе Вид заявления указано Ведение бумажной трудовой книжки
- Поля Руководитель и Должность должны заполняться автоматически из справочника организации
Шаг 2: Формирование и распечатка трудовой книжки
Для распечатки бумажной трудовой книжки выполните следующие действия:
- В карточке сотрудника перейдите на вкладку Трудовая книжка
- Нажмите кнопку Распечатать (обычно она расположена в верхней части экрана)
- Система сформирует документ в формате PDF
- Сохраните файл на компьютер или сразу отправьте на печать
- Не забудьте подписать документ уполномоченным лицом и поставить печать организации
Обратите внимание! В некоторых версиях СБИС для распечатки может потребоваться предварительно сформировать отчет. В этом случае:
- Перейдите в раздел Отчеты → Кадровый учет
- Выберите отчет Трудовая книжка
- Укажите период и сотрудника
- Нажмите Сформировать и затем Распечатать
Как работать с электронной трудовой книжкой в СБИС
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые хранятся в Пенсионном фонде РФ. Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1.
Шаг 1: Проверка статуса электронной трудовой книжки
Чтобы убедиться, что сотрудник перешел на электронную трудовую книжку:
- Откройте карточку сотрудника
- Перейдите на вкладку Зарплата → Трудовая книжка
- Проверьте, что в графе Вид заявления указано Сведения о трудовой деятельности в электронной форме
Шаг 2: Формирование выписки из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
Для получения выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел СФР → Трудовые книжки
- Нажмите Создать и выберите СТД-Р
- Укажите период и сотрудника
- Нажмите Сформировать
- В открывшемся окне нажмите Распечатать
- Подпишите документ и поставьте печать организации
Важно! Справку СТД-Р можно распечатать только из отчетов в разделе СФР. Прямого доступа к распечатке из карточки сотрудника нет.
Как отправить сведения о трудовой деятельности в ПФР
Для ведения электронных трудовых книжек работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд. В СБИС это реализовано через отчет ЕФС-1.
Шаг 1: Подготовка данных
Перед формированием отчета убедитесь, что:
- Все кадровые изменения за отчетный период внесены в систему
- Сотрудники, работающие по совместительству, указаны корректно
- Данные об отпусках, больничных и других изменениях актуальны
Шаг 2: Формирование и отправка отчета ЕФС-1
- Перейдите в раздел Отчетность → СФР → ЕФС-1
- Нажмите Создать
- Укажите отчетный период
- Выберите сотрудников, по которым есть изменения
- Нажмите Сформировать
- Проверьте сформированный отчет
- Отправьте отчет в ПФР через систему СБИС
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Неправильно указан способ ведения трудовой книжки
Решение: Проверьте настройки в карточке сотрудника на вкладке «Трудовая книжка» - Ошибка 2: Не удается распечатать трудовую книжку
Решение: Убедитесь, что у вас есть права на формирование и распечатку документов. Также проверьте, что система обновлена до последней версии - Ошибка 3: В отчете ЕФС-1 отсутствуют данные о некоторых сотрудниках
Решение: Проверьте, что все кадровые изменения внесены в систему. Особое внимание уделите датам приема, увольнения и перевода - Ошибка 4: Неправильный формат дат в трудовой книжке
Решение: Убедитесь, что даты в системе указаны в правильном формате (ДД.ММ.ГГГГ)
Что делать, если сотрудник просит бумажную трудовую книжку
Если сотрудник изъявил желание вернуться к бумажной трудовой книжке, выполните следующие действия:
- Получите от сотрудника письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
- В системе СБИС измените способ ведения на Ведение бумажной трудовой книжки
- Внесите соответствующую запись в бумажную трудовую книжку сотрудника
- Сформируйте и распечатайте трудовую книжку при необходимости
Важно! С 2020 года работодатель обязан информировать сотрудников о возможности перехода на электронную трудовую книжку. Если сотрудник не изъявил желания перейти на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Распечатка трудовой книжки из СБИС — это простая процедура, если следовать инструкции. Главное — правильно настроить систему и убедиться, что все данные актуальны. Не забывайте, что с 2020 года действуют новые правила ведения трудовых книжек, и работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Если у вас возникли сложности с распечаткой или формированием отчетов, обратитесь в службу поддержки СБИС или к вашему системному администратору. Регулярное обновление системы и проверка настроек помогут избежать большинства проблем.
Полезные ссылки:
- Официальная помощь СБИС
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1)
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ