Расчет пособия по временной нетрудоспособности (больничного) напрямую зависит от продолжительности страхового стажа работника. От того, сколько лет сотрудник отработал официально, будет зависеть процент оплаты больничного листа: 60%, 80% или 100% от среднего заработка.
Но как действовать бухгалтеру или кадровику, если сотрудник не предоставил трудовую книжку? Рассмотрим подробный алгоритм действий и актуальные правила на 2026 год.
Почему трудовая книжка так важна?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или социальных выплат. Несмотря на активное внедрение электронных кадровых документов, цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, а главным доказательством трудового опыта по-прежнему остается бумажная трудовая книжка и данные электронного пенсионного фонда. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или сотрудник просто забыл её принести, подтвердить стаж становится сложнее, но всё ещё возможно.
Как стаж влияет на размер больничного в 2026 году?
Размер пособия по временной нетрудоспособности традиционно зависит от трудового стажа. В 2026 году порядок расчета больничного не изменился, однако увеличился размер предельной базы по взносам, который влияет на расчет среднего заработка.
Процент оплаты в зависимости от страхового стажа:
- До 5 лет — 60% от среднего заработка;
- От 5 до 8 лет — 80% от среднего заработка;
- 8 лет и более — 100% от среднего заработка.
Что касается максимального размера дневного пособия в 2026 году, то он составляет 6 827,40 рубля. Расчет максимума строится по формуле: (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 827,40 рубля, где 2 225 000 рублей и 2 759 000 рублей — это предельные базы для начисления взносов за предыдущие два расчетных года.
Пошаговый алгоритм: что делать, если трудовой книжки нет
Шаг 1. Рассчитайте больничный по МРОТ (если стаж неизвестен)
Если на момент расчета больничного сотрудник не предоставил трудовую книжку и нет иных подтверждений стажа, страховой стаж считается равным нулю. В таком случае пособие рассчитывается исходя из минимального размера оплаты труда (МРОТ), что означает оплату больничного в размере 60% от МРОТ.
Важно: это временная мера. Как только сотрудник подтвердит свой стаж, необходимо будет сделать перерасчет.
Шаг 2. Запросите сведения из СФР (бывший ПФР)
Работодатель имеет право (и обязанность) запросить сведения о страховом стаже сотрудника у Социального фонда России (СФР). Это можно сделать через систему электронного документооборота (СЭДО). Фонд предоставит выписку с данными о периодах, за которые уплачивались страховые взносы. Это самый надежный способ подтвердить стаж при отсутствии бумажной книжки.
Шаг 3. Запросите у работника справки от предыдущих работодателей
Согласно приказам Минздравсоцразвития, подтвердить периоды работы можно не только трудовой книжкой, но и другими документами:
- Письменные трудовые договоры;
- Справки, выданные предыдущими работодателями или государственными органами;
- Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении;
- Лицевые счета и ведомости на выплату зарплаты;
- Справки из архивов.
Шаг 4. Сделайте перерасчет
Когда сотрудник принесет подтверждающие документы (справки, выписки из СФР или найденную трудовую книжку), работодатель обязан сделать перерасчет ранее назначенного пособия.
Перерасчет возможен за все прошлое время, но не более чем за 3 года, предшествующих дате представления документов. Доплату необходимо произвести в ближайший после перерасчета день выплаты заработной платы.
Частые проблемы и их решение
- Сотрудник уволился, а потом принес справку о стаже. В этом случае перерасчет также делается. Если сотрудник уже не работает в компании, ему нужно направить заявление о перерасчете, и работодатель обязан начислить доплату в течение 10 дней с момента получения заявления и документов.
- Предыдущий работодатель ликвидирован, а записи в СФР отсутствуют. В таком случае работнику придется восстанавливать стаж через суд или запрашивать документы в государственных архивах. До предоставления доказательств больничный оплачивается исходя из МРОТ.
- Разногласия в видах стажа. Помните, что размер пенсии, больничных и пособий зависит от стажа работника, однако учитываются разные виды стажа по разным правилам. Для больничного важен именно страховой стаж (периоды, когда за человека уплачивались взносы в Фонд), а не просто трудовой стаж, который мог быть неофициальным.
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника — это не повод для паники, но это сигнал к тому, что расчет больничного потребует дополнительных действий. Главное правило: сначала считаем по МРОТ (как при нулевом стаже), затем запрашиваем данные из СФР или справки с прошлых мест работы, после чего делаем перерасчет. Такой алгоритм убережет работодателя от нарушений закона и позволит сотруднику получить пособие в полном объеме, соответствующем его реальному страховому стажу.