Ситуация, когда работник при трудоустройстве предъявляет две трудовые книжки, до сих пор встречается в российской практике, несмотря на активный переход на электронный документооборот․ Это может происходить по разным причинам: ошибки в первой книжке, потеря и последующее восстановление, или работа в период перехода на новые правила ведения учета․ Для бухгалтера и самого сотрудника важно понимать, как в таком случае производится расчет общего и страхового стажа для пенсии и больничных листов․
Главный принцип: учет всех документов
Самое главное, что нужно помнить работодателю и специалисту по кадрам: при наличии у работника двух и более трудовых книжек, для расчета стажа необходимо учитывать записи из всех предъявленных документов․ Это подтверждается разъяснениями Роструда, Социального фонда России (СФР) и практикой ведения кадрового делопроизводства․
Игнорирование записей из одной из книжек может привести к занижению стажа работника, что повлечет за собой:
- Неверный расчет пособия по временной нетрудоспособности (больничного);
- Ошибки в формировании сведений для Пенсионного фонда (СФР);
- Риск трудовых споров и судебных разбирательств․
Страховой стаж vs Трудовой стаж: в чем разница?
В 2026 году при расчете выплат ключевое значение имеет страховой стаж․ Это периоды работы, за которые уплачивались страховые взносы, а также некоторые нестраховые периоды (например, служба в армии, уход за ребенком до 1․5 лет, период получения пособия по безработице)․
Трудовой стаж, зафиксированный в бумажных книжках, служит основным доказательством этих периодов для времени до введения электронных трудовых (до 2020 года) и в случаях, когда данные в базе СФР отсутствуют или содержат ошибки․ Если у человека две книжки, алгоритм действий следующий:
- Принять от работника все имеющиеся у него трудовые книжки․
- Внимательно изучить записи в каждой из них․
- Суммировать все периоды работы, избегая двойного счета за одно и то же время․
Важное уточнение: удвоение стажа невозможно
Часто возникает вопрос: если человек работал на двух работах одновременно (основной и по совместительству) и вел две трудовые, удваивается ли его стаж? Нет, не удваивается․ Периоды, которые хронологически совпадают, учитываются как один календарный период․ Наличие двух записей за одно и то же время не дает права считать этот год за два․ Однако, наличие второй книжки позволяет подтвердить работу по совместительству, если это необходимо для подтверждения непрерывности или специфических условий труда․
Алгоритм подсчета стажа при двух книжках
Для правильного расчета (например, для определения процента оплаты больничного листа) бухгалтеру следует выполнить следующие шаги:
Шаг 1․ Сбор и проверка документов
Работник должен предоставить обе трудовые книжки․ Работодатель делает копии всех заполненных страниц и заверяет их․ В новую трудовую книжку (если она заведена взамен утерянной или испорченной) вносится запись о предыдущей работе со ссылкой на документы-основания․
Шаг 2․ Хронологическая сортировка
Необходимо выписать все периоды работы из обеих книжек в хронологическом порядке․ Важно выявить:
- Периоды, которые не пересекаются (суммируются)․
- Периоды, которые частично или полностью совпадают (учитываются однократно)․
- Периоды, требующие дополнительного подтверждения (справки, архивные выписки), если в одной из книжек есть сомнения в записях․
Шаг 3․ Математический расчет
Расчет производится по стандартной формуле:
(Год2 ⸺ Год1) + (Месяц2 ⸺ Месяц1) + (День2 ⸺ День1)
При этом, если в одной из книжек стоит «суммарная запись» (например, «работал с 2010 по 2015 год» без разбивки по местам работы), такой стаж должен быть подтвержден отдельными справками или выписками из приказов, иначе он может быть не учтен СФР․
Роль СНИЛС и электронных данных в 2026 году
Сегодня основным инструментом учета остается страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС)․ Социальный фонд России (СФР) ведет учет стажа каждого россиянина именно по этому номеру․
Если данные в бумажных трудовых книжках (даже в двух сразу) расходятся с данными в базе СФР, приоритет, как правило, отдается данным индивидуального лицевого счета, однако бумажные документы остаются важным доказательством в случае ошибок в базе․ Если работник принес две книжки, это сигнал для работодателя проверить актуальность сведений в СФР и, при необходимости, помочь сотруднику подать сведения о периодах работы, которые могли затеряться․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Нужно ли вносить запись о предыдущей работе во вторую книжку?
Ответ: Да․ Если вторая книжка заведена взамен утерянной, в нее вносится запись о стаже со ссылкой на первую (утраченную) книжку или на основании копий приказов․ Если вторая книжка велась параллельно из-за ошибки, необходимо привести документы в соответствие, сделав записи о закрытии одной из них или объединении данных․
Вопрос: Что делать, если в одной книжке запись есть, а в другой (или в базе СФР) её нет?
Ответ: Период трудовой деятельности учитывается даже при наличии описки в одной из книжек, если он подтвержден другой книжкой или архивными документами․ Главное — наличие документального подтверждения факта работы и уплаты взносов;
Наличие двух трудовых книжек у работника — это не повод для паники, а задача для внимательного документального анализа․ Ключевое правило: учитывать записи всех предъявленных трудовых книжек, исключая хронологические повторения․ Правильный подсчет стажа гарантирует работнику справедливый размер больничных пособий и будущей пенсии, а работодателю — отсутствие претензий со стороны контролирующих органов․
Помните: точность в подсчете дней, месяцев и лет — основа социального благополучия каждого сотрудника․