Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако даже самые объемные бланки рано или поздно заканчиваются: свободное место в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» исчерпывается. В таких случаях на помощь приходит вкладыш в трудовую книжку.

Несмотря на то, что в 2021 году Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные документы продолжают действовать, и вопрос правильного оформления вкладышей остается крайне актуальным. Особенно часто у кадровиков возникают сложности с идентификацией бланков. В этой статье мы подробно разберем, как различать вкладыши в трудовую книжку по годам выпуска, зачем это нужно и как правильно их вшивать и оформлять.

Зачем нужно знать год выпуска вкладыша?

Может показаться, что год выпуска вкладыша — это просто цифра, не имеющая практического значения. Но на практике кадровику необходимо уметь определять год выпуска по нескольким причинам:

• Проверка подлинности бланка. В разные годы Государственным знаком (Гознаком) выпускались бланки с разными степенями защиты. Зная особенности вкладышей по годам, можно выявить подделку.
• Соответствие трудовой книжке и вкладышу. Вкладыш должен быть утвержденной формы. Использование устаревших или неактуальных бланков недопустимо.
• Решение спорных ситуаций. Иногда в архивах или на руках у работников остаются бланки старых образцов, и важно понимать, имеют ли они юридическую силу.

Эволюция вкладышей: от СССР до наших дней

За более чем 50-летнюю историю трудовых книжек их форма и форма вкладышей менялась несколько раз. Рассмотрим основные периоды выпуска вкладышей.

Советский период (1974–1997 гг.)

Вкладыши, выпускавшиеся в советское время, были разработаны как дополнение к трудовой книжке образца 1974 года. Они имели светло-голубую обложку и надпись «Вкладыш в трудовую книжку» на обложке и на каждой странице.

Особенности:

• Отсутствие современных степеней защиты (водяных знаков в виде букв «ТК»).
• ьный лист содержал графы, актуальные для СССР (например, название предприятия строго в соответствии с общесоюзным классификатором).

Важно: Несмотря на солидный возраст, если такой вкладыш был вшит и оформлен до 2004 года, он остается действующим. Вшивать новые записи в советский вкладыш сегодня можно, но приобретать новые бланки 1974 года для оформления сейчас нельзя — они не соответствуют действующему законодательству.

Переходный период (1998–2003 гг.)

В конце 90-х годов началась разработка новых бланков, но из-за экономических трудностей массовый выпуск был отложен. В этот период продолжали использоваться запасы вкладышей образца 1974 года. Специфических вкладышей с другими годами выпуска в этот период не появлялось.

Современный российский период (с 2004 года по настоящее время)

Постановлением Правительства РФ от № 225 были утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Новые бланки стали выпускаться Гознаком с 2004 года. Именно эта форма является актуальной на сегодняшний день.

Как отличить вкладыш образца 2004 года:

1. Обложка: Имеет серый цвет с легким фиолетовым оттенком и голографическую защиту.
2. Водяные знаки: На просвет на каждом листе видны буквы «ТК», хаотично расположенные по всему полю страницы. Это главная защита от подделки.
3. Шов: Бланк сшит специальными нитями (биквадратный шов), что затрудняет подмену листов.
4. Ирисовая печать: На страницах присутствует плавно перетекающая цветовая гамма (ирисовая печать), которая переходит из серого в желтый и зеленый цвета.

Как определить год выпуска вкладыша визуально?

В отличие от самих трудовых книжек, на обложке или ьном листе вкладыша год выпуска не печатается. Поэтому определить, когда именно был напечатан бланк, можно только по косвенным признакам — серии и номеру, а также по типографским особенностям.

Серии и номера вкладышей

Гознак менял серии бланков в зависимости от года их выпуска в свет. Серия состоит из римских цифр и букв кириллицы.

• Серия АТ-ТК — выпускалась с 2004 по 2008 год. Это первые бланки современного образца.
• Серия ТК-В — выпускалась с 2008 по 2010 год.
• Серия ТК-Г, выпускалась с 2010 по 2013 год.
• Серия ТК-Д — выпускалась с 2013 по 2015 год.
• Серия ТК-Е — выпускалась с 2015 по 2018 год.
• Серия ТК-З — выпускалась с 2018 по 2020 год.
• Серия ТК-И — актуальная серия, выпускается с 2020 года по настоящее время.

Таким образом, если вы видите на бланке серию ТК-И, вы можете быть уверены, что это вкладыш самого последнего образца. Если АТ-ТК — это бланк 15-летней давности, но все еще легитимный для заполнения.

Правила оформления и вшивания вкладыша

Независимо от года выпуска бланка, процедура его оформления строго регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225).

Основные шаги:

1. Выдача и заполнение. Вкладыш заполняется по тем же правилам, что и сама трудовая книжка. На ьном листе вкладыша указываются ФИО, дата рождения, образование и профессия работника на момент его заведения (а не те данные, которые были при приеме на первое место работы). Дата заполнения, фактическая дата заведения вкладыша.
2. Простановка штампа. На внутренней стороне обложки (или на первой странице) трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш в трудовую книжку», где указываются серия и номер вкладыша; Если такого штампа нет, допускается вписать эту фразу от руки, но штамп является обязательным атрибутом.
3. Вшивание. Вкладыш обязательно вшивается в трудовую книжку. Просто вложить его внутрь недопустимо — его могут потерять или подменить. Вшивают вкладыш в место между обложкой и последней страницей трудовой книжки (между последним листом и обложкой сзади). Для сшивания используется суровая нитка и игла. Прошивается обычно 3-4 стежками, концы нити завязываются узлом и опечатываются сургучной печатью или наклейкой (согласно новым правилам).

Частые ошибки кадровиков:

• Вшивание нескольких вкладышей в разные места. Если заведен второй или третий вкладыш, они вшиваются друг за другом в том же месте (в конец книжки).
• Заведение новой трудовой книжки вместо вкладыша. Если в трудовой закончилось место, заводится именно вкладыш, а не новая трудовая книжка. Новая книжка заводится только при ее утере или порче.
• Аннулирование вкладыша при ошибке на ьном листе. Если при заполнении ьного листа вкладыша допущена ошибка, бланк считается испорченным и подлежит уничтожению (с составлением акта). Перечеркивать и исправлять данные на ьном листе вкладыша нельзя.

Что делать, если работник принес старый вкладыш?

Если сотрудник приносит трудовую книжку с советским вкладышем (1974 г.в.), в котором есть свободные строки, вы обязаны продолжать вести записи в нем.

Если свободное место закончилось и в старом вкладыше, вам необходимо выдать и вшить новый вкладыш образца 2004 года (серии ТК-…). В этом случае в трудовой книжке будут стоять два штампа: о выдаче советского вкладыша и о выдаче современного. Это абсолютно законно и не является нарушением.

Знание особенностей вкладышей в трудовую книжку по годам выпуска — это признак высокой квалификации кадрового специалиста. Умение отличить серию АТ-ТК от ТК-И, проверить наличие водяных знаков «ТК» и ирисовой печати убережет вас от принятия поддельных документов. А строгое соблюдение правил вшивания и простановки штампов гарантирует, что стаж работника будет подтвержден без проблем при оформлении пенсии или на новом месте работы.

Помните: вкладыш без трудовой книжки недействителен, а трудовая книжка с вшитым вкладышем становится единым документом. Относитесь к их оформлению с максимальным вниманием!