Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовое право. С 1 января 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки, однако многие работники всё ещё используют бумажный вариант. При этом у сотрудника появляется возможность самостоятельно оформить запись в своей книжке, если он заполняет её по собственному желанию. В статье разберём, как это делается, какие нюансы следует учитывать и какие документы подготовятся.
Почему стоит заполнять трудовую книжку самостоятельно?
- Контроль над информацией. Вы сами решаете, какие сведения о своей работе будут зафиксированы.
- Гибкость оформления. Возможность добавить записи, которые не всегда требуются по стандартным формам (например, добровольные стажировки, курсы повышения квалификации).
- Скорость получения. Не нужно ждать обращения в отдел кадров – запись вносится сразу же.
Что можно внести в трудовую книжку по собственному желанию?
Согласно действующему законодательству, в книжку можно вручную добавить следующие сведения:
- Место и дату рождения.
- Сведения о месте и периоде прохождения воинской службы (если применимо).
- Сведения о смене места работы, должности, подразделения, даты начала и окончания трудовых отношений.
- Сведения о прохождении профессионального обучения, повышения квалификации, наличии сертификатов.
- Сведения о добровольных отзывах из военной службы, о получении наград и т.п.
Важно помнить, что любые записи должны соответствовать действительности и не противоречить трудовому законодательству.
Пошаговая инструкция по самостоятельному заполнению
Подготовка документа
Для записи используйте официальный бланк, выданный вашим работодателем или приобретённый в книжном магазине. На странице, предназначенной для личных данных, разместите:
- ФИО (фамилию, имя, отчество).
- Дата рождения.
- Паспортные данные (серия и номер).
- Контактный телефон (по желанию).
Внесение сведений о трудовой деятельности
Для каждой новой записи следуйте этим правилам:
- Нумерация записей. Записывайте их подряд, используя уже существующие номера в книжке.
- Дата начала работы. Указывайте точную дату (день, месяц, год). Если работа продолжается, ставьте «по настоящее время».
- Должность и подразделение. Пишите полное название должности и подразделения.
- Работодатель. Указывайте полное наименование организации, ИНН и ОГРН, если они известны.
- Заработная плата. При желании можно указать средний доход за период (необязательно).
- Подпись. По окончании записи подпишите её своей подписью.
Оформление завершающих страниц
После последней записи оставьте несколько пустых страниц для будущих записей. На последней странице подпишите «Подпись работника» и укажите дату.
Как оформить запись при увольнении?
Если вы устраиваетесь на новую работу и ваш новый работодатель просит предоставить актуальную трудовую книжку, следуйте этим рекомендациям:
- Убедитесь, что в книжке все записи о предыдущих местах работы оформлены корректно.
- При увольнении укажите дату окончания трудовых отношений в соответствующей графе.
- Если в книжке уже есть запись о предыдущем месте работы, не забудьте оформить её в соответствии с нумерацией, которая следует из ранее внесенных данных.
Новый работодатель не обязан самостоятельно проверять каждую запись – он принимает книжку на основании подписи работника и наличия всех необходимых реквизитов.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная нумерация. Ошибки в последовательности могут вызвать вопросы у новых работодателей.
- Недостаток подписи. Без подписи запись считается недействительной.
- Недостаточная детализация. Указывайте полные названия должностей и подразделений.
- Неактуальные даты. Проверяйте, чтобы даты начала и окончания не пересекались.
Полезные ресурсы и инструменты
Для упрощения процесса заполнения и редактирования PDF‑форм доступны онлайн‑сервисы:
- PDF24. Позволяет заполнять и подписывать PDF‑формы без установки программ.
- 1С:ЗУП. Программа помогает правильно оформить форму 6‑НДФЛ и другие отчёты.
- Контур.Экстерн. Предоставляет консультации по заполнению налоговых деклараций.
Эти сервисы позволяют быстро внести изменения в электронные версии трудовой книжки, если ваш работодатель использует электронный формат.
Заполнение трудовой книжки по собственному желанию – это удобный способ контролировать собственную трудовую историю и обеспечить её актуальность. Главное – соблюдать правила оформления, тщательно проверять вводимые данные и не забывать о подписи. При правильном подходе ваш документ будет надёжным подтверждением вашего профессионального пути, а новые работодатели оценят его аккуратность и полноту.
Если у вас возникнут вопросы по конкретным формам или процедурам, рекомендуем обратиться к специалистам в отделе кадров или к консультанту по трудовому праву.