Трудовые книжки – один из ключевых кадровых документов, который хранится в организации в течение всего срока трудового договора, а после увольнения может быть передан в архив․ В этой статье мы разберём, когда и как сдавать трудовые книжки в архив, какие сроки хранения применяются, какие документы необходимо подготовить и какие штрафы могут последовать за нарушение правил․
Почему сдача в архив обязательна?
Согласно Приказу Минтруда № 320н (актуально на 2025 год), все трудовые книжки, которые не востребованы сотрудниками, должны храниться в отделе кадров в течение двух лет․ По истечении этого срока они передаются в архив предприятия на хранение сроком 50 лет․ Это обеспечивает юридическую защиту данных о трудовой деятельности и упрощает проверку со стороны государственных органов․
Что считается «не востребованной»?
- Трудовые книжки, которые работник не забрал при увольнении․
- Дубликаты, выданные по ошибке или в результате пересмотра․
- Книги, которые были утеряны, но по закону сохраняются в архиве․
Сроки хранения и порядок передачи
Срок хранения в отделе кадров
После увольнения трудовые книжки хранятся в отделе кадров не менее двух лет․ В течение этого периода работник может запросить их в любой момент․
Передача в архив
После истечения двух лет книжки передаются в архив предприятия․ В архиве они хранятся 50 лет․ По истечении этого срока их можно уничтожать в установленном порядке․
Исключения
Если в архиве находятся документы, которые не подлежат хранению 50 лет (например, документы, относящиеся к некоммерческой организации, ликвидации и т․п․), они могут быть удалены после 75 лет хранения, как указано в памятке по передаче в архив некоммерческих организаций․
Что нужно подготовить перед сдачей в архив
Документы, которые обычно передаются в архив
- Книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним․
- Невостребованные личные документы: трудовые книжки, дипломы, свидетельства․
- Лицевые счета по заработной плате, расчетно‑платежные ведомости․
- Свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор․
Формирование конвертов
Все документы помещаются в конверты, которые подшиваются в дело․ В заверителе указывается количество конвертов и общее число страниц․ При дополнении или замене документов оформляется акт, в заверителе указывается должность и инициалы лица, внесшего изменения․
Проверка и согласование
Перед сдачей в архив необходимо убедиться, что все документы находятся в порядке, подписаны и заверены․ В архив могут запросить дополнительные документы, например, устав организации․
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение сроков хранения кадровых документов может повлечь административную ответственность и штрафы․ В 2026 году в Академии Unistaff отмечено, что нарушение сроков хранения может привести к штрафу в размере до 10 000 рублей за каждый день просрочки․
Практические советы по сдаче трудовых книжек в архив
- Планируйте заранее: создайте календарь с датами окончания двухлетнего срока хранения․
- Проверяйте документы: убедитесь, что все страницы заполнены, подписаны и нет повреждений․
- Соберите конверты: аккуратно упакуйте документы, чтобы избежать потери информации․
- Составьте акт сдачи: в акте укажите количество конвертов, общее число страниц и подписи ответственных․
- Сохраните копии: сделайте копии всех документов перед сдачей, чтобы иметь резервную копию․
Как восстановить потерянную трудовую книжку
Если трудовая книжка потеряна или порчена, необходимо:
- Подать запрос в архив предприятия или в компанию, где работник был ранее․
- Если несколько книжек потеряны, создайтесь специальную комиссию для расследования обстоятельств․
- В случае подтверждения потери, выдается дубликат по приказу Минтруда․
Сдача трудовых книжек в архив – это важный этап кадрового делопроизводства, который обеспечивает законность и порядок в хранении персональных данных․ Соблюдение сроков, правильная упаковка и оформление документов помогут избежать штрафов и упростят дальнейшую работу с архивом․ Не забывайте, что своевременная сдача в архив – это не только юридическое требование, но и проявление профессионализма в управлении кадровыми ресурсами․