Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В 2026 году, несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему имеет юридическую силу для тех, кто не отказался от его ведения до 2023 года, или требуется для архивных справок. Часто банки, визовые центры, социальные службы и новые работодатели требуют предоставить заверенную копию этого документа.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать ксерокопию трудовой книжки, какие существуют требования к заверению и что делать, если оригинал утерян.

Почему важно соблюдать правила копирования?

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Любая ошибка при снятии копии или ее заверении может привести к тому, что документ будет признан недействительным. Это может повлечь за собой:

• Отказ в выдаче кредита или ипотеки.
• Проблемы при оформлении визы.
• Задержку в приеме на новую работу.
• Ошибки в расчете пенсионного стажа.

Пошаговая инструкция: как сделать копию

Процесс создания копии можно разделить на несколько этапов. Важно помнить, что просто отксерить страницы недостаточно — копия должна быть правильно оформлена.

Подготовка оригинала

Перед началом копирования убедитесь, что трудовая книжка находится в хорошем состоянии. Все записи должны быть читаемыми, страницы — целыми, без подтеков и исправлений (кроме официально внесенных корректных исправлений).

Процесс копирования

Ксерокопия должна быть выполнена четко, чтобы все записи, печати и подписи были хорошо различимы.

• Разворот или отдельные страницы? Копировать нужно разворотами (две страницы сразу) или отдельные страницы так, чтобы была видна нумерация страниц и записей.
• Качество: Используйте черно-белый режим с высоким разрешением. Цветное копирование обычно не требуется, если не specified отдельно запрашивающей организацией.
• Полнота: Копируются все заполненные страницы. Пустые страницы копировать не нужно. Обязательно должна быть видна первая страница с фотографией и данными владельца.

Нумерация и прошивка

Если копия состоит из нескольких листов, их необходимо правильно оформить:

• Листы нумеруются в правом верхнем углу (например, «Лист 1 из 5»).
• Многостраничная копия должна быть прошита ниткой, концы которой выводятся на последний лист.
• На месте проклейки нити ставится печать и подпись заверителя так, чтобы часть печати захватывала бумагу, а часть — наклейку с нитью.

Кто имеет право заверять копию?

Это один из самых важных вопросов. Согласно трудовому законодательству РФ:

Работодатель: Заверять копию трудовой книжки имеет право только работодатель (или уполномоченное лицо, например, сотрудник отдела кадров), у которого оригинал трудовой книжки находится в данный момент на хранении.

• Важно: Если вы работаете в организации А, то организация А не может заверить копию вашей трудовой книжки, если оригинал лежит дома или в организации Б.

Нотариус: Если трудовая книжка находится у вас на руках (вы не работаете, являетесь самозанятым или работодатель отказывается выдавать оригинал для копирования, что бывает редко и требует заявления), вы можете сделать копию и заверить ее у нотариуса. Нотариус сравнивает копию с оригиналом и ставит свой штамп.

Как правильно выглядит заверительная надпись?

На последней странице копии (или на обороте последнего листа, если места на лицевой стороне недостаточно) должна быть сделана запись от руки или напечатана, содержащая следующие данные:

• Фраза: «Копия верна».
• Должность лица, заверившего копию.
• Подпись лица с расшифровкой (фамилия и инициалы).
• Дата заверения.
• Печать организации (или отдела кадров). Печать должна стоять так, чтобы захватывать часть подписи и надпись «Копия верна».

Также часто добавляется фраза: «Оригинал документа находится в [название организации]». Это подтверждает, что оригинал не утерян, а хранится у работодателя.

Особые случаи в 2026 году

Переход на электронные трудовые (ЭТК)

С 2020 года начался массовый переход на электронные трудовые книжки.

• Если сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая ему больше не ведется.
• При увольнении такому сотруднику выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности).
• Для подтверждения стажа в этом случае предоставляется копия формы СТД-Р, заверенная работодателем, или выписка из Пенсионного фонда (СФР). Ксерокопия старой бумажной книжки (до момента перехода) также может потребоваться для подтверждения стажа, заработанного до 2020 года.

Утерянная трудовая книжка

Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан оформить новую по заявлению работника. Однако восстановить записи о прошлом стаже в новой книжке можно только на основании документов от предыдущих работодателей (архивных справок, копий приказов). Просто сделать ксерокопию «из головы» или с чужих слов нельзя — это незаконно.

Частые ошибки при копировании

Чтобы ваша копия была принята с первого раза, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие печати: Без «синей» круглой печати организации копия не имеет юридической силы (за исключением нотариально заверенных копий).
• Нечеткое изображение:
• Если не видно дат, номеров приказов или подписей, документ отклонят.
• Неполная копия: Отсутствие первой страницы с фото или последних записей делает документ бесполезным.
• Заверение не по месту хранения: Попытка заверить копию в организации, где оригинал книжки не лежит.

Правильно сделанная и заверенная ксерокопия трудовой книжки — это гарант подтверждения вашего профессионального опыта. В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажный носитель все еще играет важную роль, особенно при взаимодействии с государственными органами и финансовыми институтами.

Всегда проверяйте:
Четкость всех записей.
Наличие всех необходимых страниц.
Правильность заверительной надписи, подписи, даты и печати.

Соблюдение этих простых правил сэкономит ваше время и нервы при решении важных жизненных вопросов.