Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ При первом трудоустройстве возникает вопрос: как сделать трудовую книжку впервые, кто её оформляет и какие документы нужны․ Ниже — пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ (ТК РФ, Федеральный закон № 439‑ФЗ) и актуальной практике 2026 года․

Что говорит закон о первой трудовой книжке

• Согласно ч․ 1 ст․ 66․1 ТК РФ и ч․ 4 ст․ 65 ТК РФ, если работник впервые поступает на работу после 1 января 2021 года, ему оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Бумажный документ в этом случае не заводится․
• Для лиц, принятых на работу до 2021 года, допускается ведение бумажной трудовой книжки, но одновременно с ней должна вестись электронная трудовая книжка․
• С 1 января 2026 года все работники, имеющие бумажные трудовые книжки и не подавшие заявление о продолжении ведения в бумажном формате до конца 2025 года, автоматически перешли на электронный учёт․

Кто оформляет первую трудовую книжку

Оформлением трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) занимается работодатель в лице кадровой службы или уполномоченного сотрудника․ Работник может ускорить процесс, предоставив необходимые документы и подтвердив свою учётную запись на портале Госуслуги․

Необходимые документы при приёме на работу

Согласно статье 65 ТК РФ, при приёме на работу работодатель обязан запросить:

1. Паспорт гражданина РФ;
2. Трудовую книжку или справки СТД‑Р/СТД‑СФР (если трудовая книжка уже есть);
3. СНИЛС;
4. Оригиналы дипломов и аттестатов об образовании;
5. Для военнообязанных — военный билет или удостоверение призывника;
6. Иные документы, предусмотренные внутренними нормативными актами организации (например, медицинская книжка, если требуеться по профессии)․

Если у новичка нет трудовой книжки вовсе, работодатель обязан завести её впервые․

Как оформить первую бумажную трудовую книжку (если это всё ещё необходимо)

Бумажная трудовая книжка оформляется только в случаях, когда работник поступил на работу до 2021 года и изъявил желание продолжать её вести․ Процедура выглядит так:

• Приобрести бланк трудовой книжки (форма Т‑2) в канцелярском магазине или у поставщика кадровой документации․
• Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, паспортные данные, образование, профессия, специальность․
• Сделать первую запись о приёме на работу: дата приёма, наименование организации, должность, основание (трудовой договор № …, дата)․
• Поставить подпись ответственного лица от работодателя и печать организации (если есть)․
• Внести запись в личное дело сотрудника и передать ему трудовую книжку на руки․

Важно: с 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводятся для впервые трудоустроенных граждан․ Если вы оформляете первую книжку в 2026 году, скорее всего, вам понадобится электронная версия․

Как оформить первую электронную трудовую книжку (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Работодатель обязан передать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудника в СФР не позднее следующего рабочего дня после события․

Подготовка работника

• Убедиться, что у вас есть подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги (требуется для подачи заявлений и получения выписок)․
• Подготовить пакет документов: паспорт, СНИЛС, дипломы/аттестаты, военный билет (при необходимости)․
• Прийти в первый рабочий день с этими документами․

Действия работодателя

1. Зарегистрировать сотрудника в внутренней кадровой системе организации․
2. Сформировать и направить в СФР электронное извещение о приёме на работу (форма СЗВ‑ТД)․
3. Указать в извещении:
   • Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
   • Дата приёма;
   • Наименование организации и её ИНН;
   • Должность, оклад, режим работы;
   • Основание приёма (трудовой договор № …, дата)․
4. Получить подтверждение от СФР о принятии сведений (обычно в течение одного рабочего дня)․ После этого электронная трудовая книжка считается открытой․
5. Оформить страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС уже есть, но при первом трудоустройстве работодатель проверяет его корректность в системе СФР)․

Как работник может получить выписку из ЭТК

Выписка из электронной трудовой книжки доступна в следующих форматах:

• Через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из трудовой книжки»);
• В многофункциональном центре (МФЦ) по заявлению;
• В отделении Социального фонда России;
• По запросу в СФР (можно направить электронное письмо или заказать через сайт СФР)․

Выписка формируется в двух форматах: PDF (удобно для печати) и XML (для машинной обработки)․ Файл можно сохранить, распечатать или переслать на электронную почту․

Особенности перехода с бумажной на электронную трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, но он желает перейти на электронный формат, необходимо:

1. Написать заявление о продолжении ведения трудовой книжки в электронной форме (образец можно скачать с сайта СФР или получить в отделе кадров)․
2. Предоставить заявление работодателю, который forwards it в СФР․
3. После подтверждения СФР все последующие кадровые события (переводы, увольнения, отпуска и т․д․) фиксируются только в электронном виде․
4. Бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника как архивный документ, но новые записи в неё не вносятся․

Сроки: Заявление о переходе можно подать в любой день; обработка в СФР занимает не более трёх рабочих дней․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги?

Да․ Через портал Госуслуги можно оформить заявление на выдачу первой электронной трудовой книжки (если вы впервые устраиваетесь на работу) или запросить выписку из уже существующей ЭТК․ Бумажный дубликат выдаётся только в случае утери или повреждения и только по заявлению в СФР․

Нужно ли делать копию трудовой книжки при приёме на работу?

Работодатель обязан сделать копию трудовой книжки (или выписки из ЭТК) и приобщить её к личному делу сотрудника․ Оригинал остаётся у работника․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

При утере бумажной трудовой книжки необходимо:

• Обратиться в бывший отдел кадров последнего места работы для получения справки СТД‑Р (или СТД‑СФР) о периодах работы;
• Подать заявление в СФР о восстановлении трудовой книжки (электронной формы);
• Получить выписку из ЭТК, которая будет служить доказательством трудовой деятельности․

Нужно ли оформлять страховое пенсионное свидетельство при первой работе?

Страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС) выдаётся один раз при первом обращении в Пенсионный фонд (сейчас — Социальный фонд России)․ Если у гражданина ещё нет СНИЛС, его оформляют одновременно с первой трудовой книжкой․ Работодатель проверяет наличие и актуальность СНИЛС в системе СФР․

Краткая чек‑лист для работника, устраивающегося впервые

• Подготовить паспорт, СНИЛС, документы об образовании, военный билет (если требуется)․
• Убедиться, что есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах․
• В первый день работы передать документы кадровой службе․
• Получить подтверждение о приёме на работу (трудовой договор)․
• Дождаться уведомления от СФР о открытии электронной трудовой книжки (обычно приходит в личный кабинет Госуслуг)․
• Проверить выписку из ЭТК на корректность записей (дата приёма, должность, организация)․
• При необходимости написать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (если хотите вести оба формата)․

Полезные ссылки и ресурсы

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66․1) – consultantplus․ru
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О страховых пенсиях» – consultantplus․ru
• Портал Госуслуги – раздел «Трудовая деятельность» – gosuslugi․ru
• Социальный фонд России – инструкция по работе с электронной трудовой книжкой – sf․ru
• Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку – sf․ru/documents/claim_etk․pdf

Следуя данной инструкции, вы сможете без труда оформить первую трудовую книжку (бумажную или электронную) и избежать распространённых ошибок при приёме на работу․ Удачной карьеры!