Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России․ Переход на цифровой формат упростил учет стажа, однако у работодателей по-прежнему остается множество вопросов о том, как правильно фиксировать сведения․ Один из главных нюансов, как сделать запись в бумажной трудовой книжке при переходе сотрудника на электронный формат․
Что такое электронная трудовая книжка
ЭТК — это цифровая база данных о трудовой деятельности и стаже работника, которая хранится на серверах Социального фонда России (СФР)․ В электронной трудовой книжке хранится информация о приеме на работу, переводах, увольнении, а также о причинах прекращения трудового договора․ Работодатель регулярно передает эти сведения в СФР․
Кто должен вести электронные трудовые книжки
Ведение ЭТК обязательно для всех работодателей (как организаций, так и индивидуальных предпринимателей)․ Они обязаны сдавать отчетность о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде․ При этом за самими работниками оставлено право выбора: вести трудовую только в электронном виде или сохранить бумажный вариант одновременно с электронным․
Как сделать запись о переходе на электронную трудовую книжку
Если сотрудник принял решение отказаться от привычной бумажной формы и подал соответствующее заявление, работодатель обязан выполнить ряд последовательных действий․ Именно в этот момент и происходит та самая ключевая запись․
Пошаговый алгоритм для работодателя
- Получение заявления․ Работник должен письменно заявить о своем желании перейти на ЭТК․
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку․ В соответствии с п․ 2, 3 ст․ 2 закона 439-ФЗ и ст․ 66․1 ТК РФ, кадровик делает специальную отметку о том, что сотрудник перешел на электронные сведения о трудовой деятельности․
- Выдача документа на руки․ После внесения записи бумажная трудовая выдается работнику под роспись․ Работодатель освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение и хранение․
- Отметка в книге учета․ Факт выдачи документа обязательно фиксируется в книге учета движения трудовых книжек․
- Уведомление СФР․ Работодатель сообщает в Социальный фонд о переходе работника на ЭТК путем подачи соответствующей отчетности․
Как правильно оформить запись в бумажном бланке
Запись о переходе на ЭТК вносится по общим правилам ведения трудовых книжек․ Важно сделать это без ошибок, так как эта отметка является закрывающей в бумажном документе․
- Графа 1: ставится порядковый номер записи․
- Графа 2: указывается дата выдачи трудовой книжки на руки (число, месяц, год)․
- Графа 3: вносится сама формулировка записи о переходе на электронную трудовую․ Например: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» или «Трудовая книжка ведется в электронном виде»․
- Графа 4: указывается реквизиты приказа (если он издавался) или ссылка на заявление работника, дата приказа․ При наличии у работодателя печати — проставляется печать․
Что делать, если работник не подал заявление
Если работник по каким-то причинам не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, закон предписывает вести ее на бумажном носителе одновременно с электронной формой․ В этом случае никаких закрывающих записей в бумажный бланк вносить не нужно — он продолжит заполняться в привычном порядке․
Как внести сведения в существующую ЭТК
При трудоустройстве нового сотрудника, который уже перешел на ЭТК, работодателю необходимо проверить его бумажную трудовую на наличие закрывающей записи о переходе․ Если она есть, формировать электронные сведения о его трудовой деятельности нужно с момента его приема на новую работу․ Работодатель регулярно вносит данные в ЭТК путем подачи отчетности в СФР․ При первичном трудоустройстве (для тех, кто впервые устраивается на работу) работнику вообще ничего делать не нужно — ЭТК формируется за него автоматически․
Как исправить данные в ЭТК
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок исправления ошибок․ Если в отправленных в СФР сведениях была допущена ошибка, работодатель должен подать корректирующую отчетность․ Зачеркивать или исправлять цифровые записи вручную невозможно — они просто заменяются на актуальные верные данные путем подачи новых отчетов․
Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку
Сотрудник в любой момент может получить информацию из своей ЭТК․ На 2025-2026 годы доступны следующие способы:
- Через портал Госуслуг․ В разделе «Справки и выписки» нужно выбрать вариант «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- В личном кабинете на сайте СФР․ В разделе «Личные документы» — «Работа и пенсия» есть опция «Заказать выписку из электронной трудовой книжки»․ Документ придет на электронную почту в течение дня․
- У текущего работодателя․ Можно запросить справку по форме СТД-Р у кадровика или бухгалтера․
- В МФЦ или отделении СФР․ Выписку по форме СТД-СФР выдадут при личном обращении․
Преимущества и недостатки ЭТК
Цифровизация имеет свои плюсы и минусы для обеих сторон трудовых отношений․
Преимущества электронной трудовой книжки:
- Данные не потеряются и не испортятся (отсутствует риск утери, порчи водой или огнем)․
- Упрощается процесс подтверждения стажа для назначения пенсии или пособий․
- Снижается кадровый документооборот, не нужно хранить бумажные бланки․
- Работник может удаленно и быстро получить выписку․
Недостатки и риски ЭТК:
- Зависимость от технической работоспособности серверов и доступа в интернет․
- Риск технических сбоев и ошибок при передаче данных работодателем․
- Необходимость сохранения бумажной трудовой для подтверждения стажа, приобретенного до перехода на ЭТК․
Часто задаваемые вопросы
- Обязательно ли переходить на ЭТК?
Нет, переход не обязателен․ Если вы не подадите заявление, вашу трудовую будут вести одновременно в двух форматах: бумажном и электронном․ - Что делать со старой бумажной трудовой после перехода на ЭТК?
Ее необходимо сохранить․ В ней содержится информация о вашем стаже до перехода на электронный формат․ Именно она подтвердит ваши предыдущие периоды работы․ - Можно ли вернуться к бумажной трудовой после перехода на ЭТК?
Нет, закон не предусматривает возможности обратного перехода․ Выбрав ЭТК, вы отказываетесь от дальнейшего ведения бумажного документа работодателем․
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг к цифровой экономике․ Главное для работодателя — строго соблюдать алгоритм внесения закрывающей записи и своевременно передавать данные в СФР, а для работника, бережно хранить выданную на руки бумажную трудовую как подтверждение своего прошлого стажа․