В современной российской трудовой практике вопрос о том, кто и как должен вести трудовые книжки, остаётся актуальным․ Особенно это касается учреждений, где на постоянной основе заняты сотрудники с разным трудовým стажем․ В статье подробно рассматриваются правовые основы, требования к оформлению, особенности перехода на электронные формы и практические рекомендации работодателям․

Правовая основа и исторический контекст

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону «О труде», трудовые книжки вводятся для фиксирования сведений о трудовом стаже, местах работы и иных данных, необходимых для расчёта пенсионных выплат и иных социальных prestations․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что:

• все новые записи могут вестись только в электронном виде;
• для уже существующих бумажных книжек сохраняется их юридическая сила;
• переход на ЭТК упрощает хранение и защиту персональных данных․

Переход на электронный формат исключает риск потери сведений о трудовом стаже, снижает нагрузку на кадровые службы и упрощает взаимодействие с пенсионным фондом․

Кто обязан вести трудовые книжки?

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели, которые:

1. Нанимают граждан, впервые поступающих на работу в организации;
2. Нанимают иностранных граждан, у которых первое место работы в РФ;
3. Возобновляют трудовые отношения с ранее уволенными сотрудниками․

В случае, когда у работника несколько мест работы, в книжке фиксируются все они, но основным местом работы считается текущий работодатель;

Особенности для иностранных граждан

Если первое место работы в РФ занимает иностранный гражданин, то в ЕФС‑1 (единой форме отчёта) необходимо указать тип ведения книжки – бумажную или электронную․ При этом:

• документы, подтверждающие законность занятости, должны быть предоставлены;
• в случае потери оригинала бумажной книжки возможна замена на электронную․

Как правильно вести трудовые книжки в учреждении?

Требования к оформлению

Бумажная трудовая книжка должна содержать следующие разделы:

• Первый лист – сведения о работодателе и сотруднике (ФИО, дата рождения, паспортные данные)․
• Раздел «Место работы» – указание наименования организации, даты начала работы․
• Раздел «Трудовой стаж» – суммирование всех периодов работы, подтверждённых документально․
• Раздел «Пенсионный возраст» – сведения о дате, когда сотрудник может выйти на пенсию․

Сведения, которые необходимо фиксировать

В книжку вносятся следующие сведения:

1. Дата и место рождения сотрудника․
2. Сведения о предыдущих местах работы и датах увольнения․
3. Дата заключения трудового договора и его тип (постоянный, временный, сезонный)․
4. Дата окончания работы в предыдущей организации (если есть)․
5. Сведения о профсоюзном участии, если они имеются․

Электронные трудовые книжки: переход и особенности

С 2020 года в РФ активно развивается система электронного документооборота, и электронные трудовые книжки становятся стандартом․ Основные преимущества:

• Меньший риск потери или порчи оригинала․
• Удобный доступ к информации для работников и органов соцзащиты․
• Автоматическое обновление данных при смене места работы․

При переходе на ЭТК необходимо выполнить следующие шаги:

1. Обеспечить сотрудников необходимыми учётными записями в электронной системе․
2. Провести обучение персонала работе с платформой․
3. Настроить интеграцию с HR‑модулем бухгалтерии․
4. Сохранить копию бумажных записей до завершения перехода․

Частые вопросы и ответы

Если у работника первое место работы, указывать в ЕФС‑1 выбор ведения трудовой книжки?

Да․ При оформлении ЕФС‑1 необходимо указать, будет ли вестись бумажная или электронная форма․ При выборе электронной формы необходимо подтвердить её использование в системе․

Почему работодатели до сих пор требуют трудовые книжки?

Министр труда и социальной защиты населения Светлана ․․․ подчёркнула, что наличие трудовых книжек позволяет:

• Контролировать соблюдение законодательных норм;
• Обеспечить точность расчётов пенсионных выплат;
• Защищать интересы как работодателя, так и сотрудника․

Какие записи нужно делать в трудовых книжках сотрудников при реорганизации?

На сайте Онлайнинспекции․рф указано, что при реорганизации организации необходимо:

1. Зафиксировать дату перехода сотрудника в новую организацию;
2. Обновить сведения о месте работы и дате начала;
3. Сохранить все ранее внесённые записи без изменения․

Рекомендации работодателям

Для эффективного ведения трудовых книжек рекомендуется:

• Регулярно проверять актуальность данных;
• Обеспечивать безопасность электронных хранилищ (шифрование, резервное копирование);
• Обучать HR‑персонал работе с новыми форматами;
• Сохранять копию бумажных записей до полного перехода на электронный формат;
• Своевременно обновлять сведения о трудовом стаже при изменении условий занятости․

Ведение трудовых книжек – обязательный элемент работы любой организации, где задействованы salariés с разным трудовým стажем․ С 2026 года переход на электронные формы упрощает процесс, но не отменяет требований к оформлению и хранению данных․ Соблюдение законодательных норм и использование современных технологий позволяют минимизировать риски, повысить эффективность кадрового учёта и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и сотрудником․