В современных организациях оформление и ведение трудовых книжек всё чаще выполняется в электронном виде, однако для подачи заявления о приёме на работу, переводе или увольнении часто требуется бумажный вариант. Ниже представлена подробная инструкция, как сформировать и распечатать заявление на трудовую книжку непосредственно из конфигурации 1С (в большинстве случаев – 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия).
Содержание
- Что такое заявление на трудовую книжку?
- Зачем печатать заявление в 1С?
- Подготовка данных в 1С
- Пошаговая печать в 1С:ЗУП
- Печать через 1С:Бухгалтерию
- Настройка шаблона заявления
- Возможные проблемы и их решение
- Советы по оформлению и экономии бумаги
Что такое заявление на трудовую книжку?
Заявление на трудовую книжку – это документ, в котором сотрудник изъявляет желание:
- получить трудовую книжку при приёме на работу;
- внести изменения (например, смену фамилии, добавление записи о переводе);
- вернуть трудовую книжку при увольнении.
В бумажном виде заявление обычно содержит:
- реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес);
- ФИО сотрудника, его должность, подразделение;
- текст просьбы (например, «Прошу выдать мне трудовую книжку»);
- дата и подпись сотрудника;
- резолюция руководителя или кадрового специалиста.
Зачем печатать заявление в 1С?
Использование 1С для формирования заявления имеет несколько преимуществ:
- Автоматизация заполнения: данные сотрудника (ФИО, должность, подразделение) подтягиваются из справочников, исключая опечатки.
- Единый шаблон: гарантирует соответствие корпоративному стилю и требованиям трудового законодательства.
- Сокращение времени: один клик – и документ готов к печати.
- Возможность хранения: сформированное заявление можно сохранить в электронном архиве 1С для последующего использования.
Подготовка данных в 1С
Перед печатью заявления убедитесь, что в системе заполнены следующие справочники:
- Справочник «Физические лица» – актуальные ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Справочник «Сотрудники» – текущая должность, подразделение, дата приёма.
- Справочник «Организации» – реквизиты компании (название, ИНН, КПП, юридический адрес).
- Настройки печати – проверьте, что принтер подключен и выбран правильный формат листа (обычно А4).
Если какие‑либо данные отсутствуют – заполните их в соответствующих справочниках, иначе шаблон будет содержать пустые поля.
Пошаговая печать заявления в 1С:ЗУП
Ниже описана типичная последовательность действий для конфигурации 1С:ЗУП 3.x. Для других версий шаги аналогичны.
- Откройте меню → Кадры → Сотрудники;
- Найдите нужного сотрудника и откройте его карточку двойным кликом.
- В карточке сотрудника перейдите на вкладку Трудовая деятельность → Заявления.
- Нажмите кнопку Создать → выберите тип заявления «Заявление на выдачу трудовой книжки» (или аналогичное, в зависимости от настроек).
- Система автоматически заполнит поля:
- Название организации;
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Текущая дата.
- При необходимости отредактируйте текст заявления (например, уточните формулировку просьбы).
- Нажмите Печать → выберите принтер → укажите количество копий → подтвердите.
- После печати документ можно подписать сотрудником и передать руководителю для резолюции.
Примечание: Если в меню нет пункта «Заявления», проверьте, включена ли опция Электронная трудовая книжка в настройках параметров учета (Администрирование → Параметры учета → Кадровый учет).
Печать через 1С:Бухгалтерию
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 заявление оформляется немного иначе, поскольку основной фокус – бухгалтерия, но функционал кадрового учета тоже присутствует.
- Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники.
- Откройте карточку нужного сотрудника.
- На вкладке Трудовые отношения найдите кнопку Сформировать заявление.
- Выберите тип заявления «Заявление на выдачу трудовой книжки».
- Проверьте автоматически подставленные данные и при необходимости отредактируйте.
- Нажмите Печать → настройте параметры печати → подтвердите.
Если кнопка отсутствует, убедитесь, что включен модуль Кадровый учет (Главное → Настройки → Функциональность → Кадры и зарплата).
Настройка шаблона заявления
Стандартный шаблон может не полностью соответствовать внутренним требованиям компании. Его можно изменить следующим образом:
- Откройте конфигуратор (Конфигурация → Редактировать конфигурацию).
- Найдите объект Печатные формы → Заявление на трудовую книжку.
- Дважды кликните по форме – откроется редактор макета (обычно в виде таблицы или текстового документа).
- Внесите нужные изменения:
- Измените шрифт, размер, выравнивание;
- Добавьте логотип компании (вставьте изображение через Вставка → Рисунок);
- Отрегулируйте расположение полей (ФИО, должность, дата и т.д.).
- Сохраните изменения и обновите конфигурацию (Конфигурация → Обновить конфигурацию базы данных).
- После обновления проверьте печатную форму на тестовом сотруднике.
Важно: При изменении шаблона сохраняйте резервную копию конфигурации, чтобы можно было откатиться при необходимости.
Возможные проблемы и их решение
- Поля пустые или показывают «Не определено» – проверьте заполнение справочников (Физические лица, Сотрудники, Организации).
- Шрифт выглядит иначе, чем в шаблоне – убедитесь, что в настройках печати выбран правильный стиль (обычно «Times New Roman», 12 pt).
- Печать не запускается – проверьте подключение принтера, наличие бумаги и правильность выбранного порта (Файл → Печать → Свойства принтера).
- Логотип не отображается – формат изображения должен быть поддерживаемым (PNG, JPEG) и размещён в общей папке конфигурации, доступной всем пользователям.
- После обновления конфигурации шаблон сбился – повторно выполните настройку шаблона или откатитесь к резервной копии.
Советы по оформлению и экономии бумаги
- Печатайте заявление двухсторонним режимом, если ваш принтер поддерживает дуплекс – это сократит расход бумаги вдвое.
- Используйте черновик (режим экономии тонера) для внутренних копий, а окончательный вариант – обычный режим.
- Сохраняйте электронную версию заявления в папке сотрудника (Документы → Сканы и копии) – это упрощает поиск и архивирование.
- Если в организации часто требуется оформлять заявления, создайте быструю команду (горячую клавишу) через меню Сервис → Настройка интерфейса → Горячие клавиши.
- Печатайте на бумаге плотностью 80–90 г/м² – достаточно для официального документа, но не слишком дорого.
Печать заявления на трудовую книжку в 1С – это простой и надёжный способ обеспечить корректность оформления кадровых документов, минимизировать риск ошибок и сэкономить время сотрудников отдела кадров. Следуя представленной выше инструкции, вы сможете:
- быстро сформировать заявление с актуальными данными сотрудника;
- при необходимости адаптировать шаблон под корпоративный стиль;
- избежать типичных проблем, связанных с незаполненными справочниками или неправильными настройками печати;
- оптимизировать расход бумаги и тонера благодаря советам по экономии.
Если у вас остались вопросы или возникли сложности при настройке, рекомендуется обратиться к специалисту по 1С или воспользоваться официальной документацией фирмы «1С» (раздел «Кадровый учет» → «Печатные формы»).
Желаем успешной работы с 1С и безупречного оформления всех кадровых документов!