В процессе работы с персоналом часто возникает ситуация, когда сотрудник не возвращает трудовую книжку после увольнения или после окончания трудового договора. В этом случае кадровик (специалист по персоналу) обязан правильно оформить действия, чтобы избежать юридических рисков и сохранить документальную базу компании.

Почему важно знать, как действовать

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовое правоотношение. Её отсутствие может:

• Усложнить расчёт пенсионного стажа;
• Отложить выплату компенсаций и пособий;
• Привести к штрафу за нарушение трудового законодательства.

Поэтому кадровику необходимо знать, какие шаги предпринять, когда трудовая книжка не возвращается.

Что говорит закон

В Трудовом кодексе РФ нет строго регламентированного порядка возврата трудовой книжки. Однако:

1. Работодатель обязан зафиксировать факт её получения или отсутствия;
2. Если сотрудник согласился на отправку документа по почте, необходимо оформить соответствующее подтверждение;
3. В случае утери или невозврата документа следует оформить запись в учётной книге и уведомить работника.

Пошаговый алгоритм действий кадрового специалиста

Ниже изложен практический план действий, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.

1. Получение письменного заявления от сотрудника о выдаче трудовой книжки для предоставления в СФР.
2. Оформление выдачи в учётной книге записи о выдаче документа (дата, подпись сотрудника, номер записи).
3. Отправка по почте (если сотрудник согласился) – оформить опись отправки, сохранить квитанцию и подтверждение получения.
4. Если сотрудник не забирает книжку в последний рабочий день, кадровик отправляет уведомление о необходимости её получения.
5. В случае полного отсутствия ответа – оформляем запись о невозврате в учётную книгу и сохраняем подтверждения (письма, электронные сообщения).
6. При необходимости – оформляем передачу документа в органы соцстрахования (СФР) через электронный канал, указав в заявлении номер и серию трудовой книжки.

Как оформить запись в учётной книге

В учётную книгу (или в электронную базу учёта) вносим следующую запись:

• Дата выдачи/отказа от выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Номер и серия трудовой книжки;
• Причина (например, «не возвращена после увольнения»);
• Подпись ответственного лица (кадровика).

Что делать, если трудовая книжка потеряна или испорчена

Если документ утерян или повреждён, работодатель обязан:

• Оформить заявление от сотрудника о выдаче дубликата;
• Подтвердить факт потери (например, через акт о потере);
• Выдать новый документ, оформив соответствующую запись в учётной книге;
• Уведомить СФР о замене документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли потребовать возврат книжки после увольнения?

Да. Трудовой договор может предусматривать обязательное возвращение трудовой книжки в течение определённого срока (обычно – 10‑15 дней). При этом отсутствие возврата позволяет работодателю оформить запись о её отсутствии.

Как оформить отправку по почте?

Сотрудник должен предоставить письменное согласие на отправку документа по почте. Кадровик отправляет книжку на указанный адрес, сохраняет подтверждение отправки и получает подпись о получении (или электронное подтверждение от Почты России).

Что делать, если сотрудник отказывается забирать книжку?

В этом случае следует:

1. Отправить официальное уведомление (письмо или электронное письмо) с требованием забрать документ в установленный срок;
2. Сохранить копию уведомления;
3. Через срок, указанный в уведомлении, оформить запись о невозврате в учётную книгу.

Кадровый специалист, отвечающий за трудовую книжку, должен действовать строго в рамках законодательства и внутренних регламентов компании. Правильное оформление выдачи, отправки и, в случае невозврата, записи в учётной книге защищает работодателя от штрафов и упрощает работу с пенсионными и соцвыплатами.

Помните, что каждый случай требует индивидуального подхода, но базовый алгоритм действий остаётся одинаковым:

1. Получить письменное заявление;
2. Оформить выдачу/отказ в учётной книге;
3. При необходимости отправить документ по почте;
4. Сохранить подтверждения и уведомления;
5. При отсутствии ответа – оформить запись о невозврате.

Соблюдая эти правила, вы обеспечите прозрачность документооборота и минимизируете юридические риски, связанные с потерей трудовой книжки.