Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным инструментом кадрового учета, и перед бухгалтерами и специалистами по кадрам регулярно встает задача формирования выписок из нее. Программный комплекс 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) позволяет автоматизировать этот процесс и быстро получать необходимые документы для сотрудников или проверяющих органов.
В данной статье мы подробно разберем, как именно сформировать выписку из ЭТК, какие настройки требуются и на что обратить внимание.
Что такое выписка из ЭТК в 1С?
Выписка из электронной трудовой книжки — это сформированный отчет, который отображает сведения о трудовой деятельности конкретного сотрудника. В 1С ЗУП эти данные собираются на основе кадровых документов, заведенных в программе (приемы, переводы, увольнения), а также на основе данных, полученных из Социального фонда России (СФР).
Подготовительный этап: проверка настроек
Прежде чем формировать выписку, важно убедиться, что программа настроена корректно:
- Включена поддержка ЭТК: Перейдите в раздел «Настройка» -> «Расчет зарплаты» -> «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Кадровый учет» должна стоять галочка «Ведется электронная трудовая книжка».
- Заполнены данные сотрудника: У сотрудника в карточке (раздел «Кадры» -> «Сотрудники») на вкладке «Трудовая книжка» должно быть указано, что он подал заявление о продолжении ведения ЭТК.
- Отражены кадровые события: Все приемы, переводы и увольнения должны быть проведены в системе соответствующими документами.
Пошаговая инструкция: формирование выписки
Существует несколько способов получить данные по ЭТК в 1С ЗУП. Мы рассмотрим самый удобный и наглядный способ — формирование отчета по трудовой деятельности сотрудника.
Шаг 1: Открытие отчета
- Перейдите в раздел «Кадры».
- Выберите пункт «Кадровые отчеты».
- В открывшемся списке найдите и кликните на отчет «Трудовая книжка».
Шаг 2: Настройка параметров отчета
Перед вами откроеться окно формирования отчета. Чтобы получить выписку по конкретному сотруднику:
- В поле «Период» укажите нужный временной интервал (например, текущий год или весь период работы).
- Нажмите на кнопку «Сформировать». По умолчанию отчет может вывестись по всем сотрудникам организации.
- Чтобы сделать выписку по одному человеку, используйте настройки отбора. Нажмите кнопку «Настройки…» (или иконку шестеренки/воронки в новых версиях).
- Перейдите на вкладку «Отборы» и добавьте отбор по полю «Сотрудник», укажите ФИО нужного работника.
- Нажмите «Сформировать» повторно.
Шаг 3: Просмотр и печать выписки
Сформированный отчет будет представлять собой таблицу, аналогичную бумажной трудовой книжке, где будут указаны:
- Сведения о приеме на работу;
- Сведения о переводах на другую работу;
- Сведения об увольнении;
- Данные о работодателе (наименование, регистрационный номер в СФР).
Для предоставления сотруднику выписку можно:
- Распечатать: Нажмите кнопку «Печать» (или Ctrl+P). Документ будет выведен в формате, удобном для чтения.
- Сохранить в файл: Нажмите кнопку «Сохранить» и выберите формат (PDF, Excel и др.).
Альтернативный способ: Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
Если вам нужна выписка именно в формате, который подается в контролирующие органы, вы можете воспользоваться отчетом СЗВ-ТД:
- Перейдите в раздел «Отчетность, справки» -> «1С-Отчетность» -> «ПФР, СФР».
- Создайте документ «СЗВ-ТД».
- Заполните его по нужному сотруднику.
- На основании этого документа можно сформировать печатную форму, которая также является полноценной выпиской из ЭТК.
Важные нюансы
- Актуальность данных: Помните, что выписка, сформированная внутри 1С ЗУП, содержит только те сведения, которые были заведены в вашу базу. Если сотрудник работал ранее в другой организации, и эти данные не были перенесены в вашу программу (например, через загрузку выписки из Социального фонда), в выписке они не отобразятся.
- Загрузка данных из СФР: Для получения полной картины по сотруднику рекомендуется использовать сервис «Сведения о занятости из СФР» (раздел «Кадры»). После запроса и загрузки данных из фонда, полная история трудовой деятельности сотрудника появится в программе, и выписка будет максимально подробной.
- Подпись документа: Распечатанная выписка из ЭТК может быть заверена подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии), если она требуется сотруднику для предоставления в банк или иные инстанции.
Процесс создания выписки из электронной трудовой книжки в 1С ЗУП не требует сложных манипуляций. Главное — следить за корректностью ввода кадровых документов и своевременно обновлять данные из Социального фонда России. Использование кадровых отчетов позволяет в пару кликов предоставить сотруднику всю необходимую информацию о его трудовом стаже и текущей должности.