Смена фамилии – важное событие в жизни сотрудника, которое требует официального отражения в трудовой документации. Правильно оформленная запись в трудовой книжке избавит от недоразумений при оформлении отпусков, переводов, пенсионных расчётов и других административных процедур.
Что нужно знать перед внесением записи
- Законодательная база: Федеральный закон № 122‑ФЗ «Трудовой кодекс РФ» и Постановление Правительства РФ № 548 от «Об порядке ведения трудовой документации».
- Кто имеет право вносить изменения: только руководитель организации (директор) или уполномоченный им человек (персонал отдела кадров).
- Сроки внесения: изменения вносятся в течение 30 календарных дней с даты изменения фамилии.
- Необходимые документы:
- Копия нового трудового договора (или приложения к нему) с указанием новой фамилии.
- Копия паспорта с новой фамилией.
- Заявление сотрудника о смене фамилии (в свободной форме).
- Подтверждающие документы (например, акт изменения личных данных в ПФР).
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен типовый шаблон записи, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.
Запись № ___ Дата внесения: г. Сотрудник: Иванов Иван Иванович Новая фамилия: Петрова Анна Петровна Основание изменения: изменение фамилии в связи с браком (заявление от г., копия паспорта с новой фамилией). Примечание: новая фамилия внесена в трудовой договор с даты г. Подпись руководителя: ______________________ / ______________________ Подпись сотрудника: ______________________
Обратите внимание, что в примере использованы:
- Запись № ___ – уникальный номер записи в журнале.
- Дата внесения – дата, когда была сделана запись в книжке.
- Основание изменения – краткое описание причины (например, «изменение фамилии в связи с браком»).
- Примечание – ссылка на дату начала действия новой фамилии в трудовом договоре.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Сбор документов; Сотрудник подаёт паспорт, заявление и копию нового трудового договора в отдел кадров.
- Проверка соответствия. Специалист по персоналу сверяет данные с оригиналами и подтверждает их соответствие требованиям.
- Подготовка записи. На листе (или в электронной форме) вносится запись по образцу выше.
- Утверждение. Запись подписывается руководителем организации и, при необходимости, уполномоченным представителем профсоюза.
- Внесение в трудовую книжку. Запись вносится в соответствующее поле «Изменения данных о сотруднике» (обычно внизу страницы).
- Регистрация. После внесения записи в журнале фиксируется номер страницы и дата, а также ставится печать организации.
- Уведомление сотрудника. Сотруднику выдаётся копия исправленной записи для личного пользования.
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивное указание даты начала действия новой фамилии. Без указания даты возможны недоразумения при расчёте стажа.
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
- Неправильный номер страницы. Запись должна быть сделана в том месте, где фиксируются изменения личных данных.
- Неучёт требований ПФР. При смене фамилии необходимо обновить данные в Пенсионном фонде, иначе возможны расхождения в расчётах.
Пример оформления в электронной форме (PDF/Word)
Если ваша компания использует электронный трудовой справочник, оформление записи выглядит так:
Трудовая книжка (электронный вариант)
──────────────────────────────────────────────
№ записи: 2025-07
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Новая фамилия: Петрова Анна Петровна
Дата изменения:
Основание: Заявление сотрудника + копия нового паспорта
Примечание: Новая фамилия введена с
Подпись руководителя: ______________________
Подпись сотрудника: ______________________
Электронный документ должен быть подписан электронной подписью руководителя и храниться в защищённом каталоге HR‑системы.
Внесение записи о смене фамилии в трудовую книжку – обязательная процедура, требующая внимания к деталям. Соблюдая приведённый образец и последовательность действий, вы обеспечите:
- полноту и точность данных;
- соответствие законодательным требованиям;
- прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.
Помните, что корректно оформленная запись – залог безупречного кадрового обслуживания и отсутствия проблем при оформлении всех последующих кадровых документов.
Автор статьи: отдел кадров HR‑Консалтинг, 2025 г.